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# Reduce las ausencias y mejora la eficiencia de tu agenda con la Integración de Calendly
*Renata Oliveira — Senior Marketing Specialist*
Todos queremos que nuestras reuniones sean un éxito: que todos lleguen a tiempo y preparados, que la conversación fluya sin problemas y que demos una buena impresión que impulse nuestros proyectos, ventas o metas de contratación.
Sin embargo, la realidad a menudo incluye inasistencias, discusiones a medias y seguimientos que se quedan en el olvido. Agendar una reunión es solo el principio; gestionar los recordatorios, confirmaciones y agradecimientos es igual de importante. A medida que aumenta el número de reuniones, estas tareas pueden volverse abrumadoras e ineficientes rápidamente.
En este artículo, exploraremos cómo puedes optimizar tu proceso para agendar citas, automatizar recordatorios y asegurarte de que cada reunión cuente con las **integraciones de Calendly**.
## **¿Qué es Calendly?**
****[**Calendly**](https://calendly.com/)** **es una herramienta de programación que simplifica el proceso de configurar y gestionar citas, reuniones y eventos. Les permite a los usuarios compartir su disponibilidad y deja que otros reserven horarios fácilmente sin necesidad de correos o mensajes de ida y vuelta.
## **Primeros pasos con la integración de Calendly: conexiones nativas frente a conexiones webhook.**
Calendly ofrece 2 formas de integrarse con tus aplicaciones externas.
### **1. Integración nativa con Calendly**
Calendly ofrece opciones para conectarte con un solo clic a unas 130 apps, desde calendarios externos hasta pasarelas de pago. Las aplicaciones más comunes incluyen Zoom, Salesforce, HubSpot, etc.
*Crédito de la imagen: Calendly*
Los casos de uso incluyen:
- Después de que se programa una reunión, Calendly incluirá automáticamente los detalles de la reunión de Zoom en las notificaciones de confirmación y en el evento del calendario que se envían a tus invitados
- Al usar Calendly para agendar reuniones con clientes potenciales, Salesforce generará automáticamente un nuevo lead (cliente potencial), contacto u oportunidad
- Cuando se agendan reuniones a través de Calendly, HubSpot creará automáticamente nuevos leads, contactos y actividades
### **2. Conexión por Webhook**
Esto es para casos de uso distintos a esas 130 apps o para otras acciones que quieras que realicen tus aplicaciones externas. Específicamente, puedes suscribirte a:
- **Eventos de Invitado Creado (Invitee Created Events):** para recibir notificaciones cuando se agenda un nuevo evento en Calendly
- **Eventos de Invitado Cancelado (Invitee Canceled Events):** para recibir notificaciones cuando se cancela un evento de Calendly
- **Envíos de Formularios de Enrutamiento (Routing Form Submissions):** para recibir notificaciones cuando un usuario envía un formulario de enrutamiento de Calendly (ya sea que se programe un evento o no)
## **¿Cómo usar una conexión webhook para integrar Calendly con tu tech stack?**
Supongamos que soy un usuario de organización en lugar de un usuario individual. Aquí tienes los procedimientos para la **conexión de webhook**:
### **1. Encuentra tu OAuth o token de acceso personal en Calendly**
Página de inicio > Integraciones y Apps > API y Webhooks > Generar Nuevo Token.
*¿No estás seguro de qué es un webhook? Échale un vistazo a nuestro artículo: *[*Cómo integrar WhatsApp con Google Sheets, Zoho CRM y más usando Webhooks*](https://sleekflow.io/blog/whatsapp-webhook)* para aprender todo al respecto.*
### **2. Encuentra el URI de la organización o del usuario**
- Haz una solicitud GET a `/users/me` en Postman
- Reemplaza el valor `{access_token}` con tu OAuth o token de acceso personal
| curl --request GET \\ --url https://api.calendly.com/users/me \\ --header 'Authorization: Bearer {access_token}' \\ --header 'Content-Type: application/json' |
| --- |
Puedes encontrar que:
- El URI del usuario se da como el valor de `uri`
- El URI de la organización se da como el valor de `current_organization`
| { "resource": { "uri": "https://api.calendly.com/users/AAAAAAAAAAAAAAAA", "name": "Juan Pérez", "slug": "ventas-acme", "email": "juan@ejemplo.com", "scheduling_url": "https://calendly.com/ventas-acme", "timezone": "America/Mexico_City", "avatar_url": "https://01234567890.cloudfront.net/uploads/user/avatar/0123456/a1b2c3d4.png", "created_at": "2019-01-02T03:04:05.678123Z", "updated_at": "2019-08-07T06:05:04.321123Z", "current_organization": "https://api.calendly.com/organizations/AAAAAAAAAAAAAAAA", "resource_type": "User" } |
| --- |
### **3. Crea una suscripción al webhook**
Haz una solicitud POST al endpoint `/webhook_subscriptions`.
- Agrega tu token de acceso personal para autenticar la solicitud
- Configura el endpoint de tu servidor en el valor `url`. Esta es la url del webhook que generaste, por ejemplo, desde make.com / Zapier
- Configura `invitee.created`, `invitee.canceled`, o `routing_form_submission.created` (o los 3) para el valor de `events`
- Elige el valor de usuario (user) u organización (organization) en `scope` para aislar los eventos programados para ti mismo o para la organización
Ejemplo de solicitud:
| curl --request POST --url https://api.calendly.com/webhook_subscriptions --header 'Content-Type: application/json' --header 'authorization: Bearer ' --data '{ "url":"http://tupuntodeconexion.com", "events":["invitee.created", "invitee.canceled"], "organization":"https://api.calendly.com/organizations/AAAAAAAAAAAAAAAA", "scope":"organization"}' |
| --- |
Ahora estás creando webhooks para pasar datos desde Calendly cuando un invitado crea/cancela eventos.
##
### **4. Recibe payloads de datos de eventos desde tu webhook**
Una vez que hayas creado un webhook, tu sistema obtendrá un payload (carga de datos) como este cuando tus visitantes creen/actualicen un evento.
| //Ejemplo: Invitación { "resource": { "created_at": "2020-11-23T17:51:19.000000Z", "created_by": "https://api.calendly.com/users/AAAAAAAAAAAAAAAA", "event": "invitee.created", "payload": { "cancel_url": "https://calendly.com/cancellations/AAAAAAAAAAAAAAAA", "created_at": "2020-11-23T17:51:18.327602Z", "email": "juan.perez@ejemplo.com", "event": "https://api.calendly.com/scheduled_events/AAAAAAAAAAAAAAAA", "name": "Juan Pérez", "new_invitee": null, "old_invitee": null, "questions_and_answers": [], "reschedule_url": "https://calendly.com/reschedulings/AAAAAAAAAAAAAAAA", "rescheduled": false, "status": "active", "text_reminder_number": null, "timezone": "America/Mexico_City", "tracking": { "utm_campaign": null, "utm_source": null, "utm_medium": null, "utm_content": null, "utm_term": null, "salesforce_uuid": null }, "updated_at": "2020-11-23T17:51:18.341657Z", "uri": "https://api.calendly.com/scheduled_events/AAAAAAAAAAAAAAAA/invitees/AAAAAAAAAAAAAAAA", "scheduled_event": { "uri": "https://api.calendly.com/scheduled_events/GBGBDCAADAEDCRZ2", "name": "Reunión de 15 minutos", "meeting_notes_plain": "Notas de la reunión interna", "meeting_notes_html": "Notas de la reunión interna
", "status": "active", "start_time": "2019-08-24T14:15:22.123456Z", "end_time": "2019-08-24T14:15:22.123456Z", "event_type": "https://api.calendly.com/event_types/GBGBDCAADAEDCRZ2", "location": { "type": "physical", "location": "oficina", "additional_info": "string" }, "invitees_counter": { "total": 0, "active": 0, "limit": 0 }, "created_at": "2019-01-02T03:04:05.678123Z", "updated_at": "2019-01-02T03:04:05.678123Z", "event_memberships": [ { "user": "https://api.calendly.com/users/GBGBDCAADAEDCRZ2", "user_email": "soporte@ejemplo.com", "user_name": "Carlos Gómez" } ], "event_guests": [ { "email": "invitado@ejemplo.com", "created_at": "2019-08-24T14:15:22.123456Z", "updated_at": "2019-08-24T14:15:22.123456Z" } ] } } } } |
| --- |
### **5. (Opcional) Pasar campos de datos de eventos personalizados**
Si necesitas datos sobre un invitado, como su nombre, correo electrónico y las respuestas a preguntas personalizadas en una página de reserva de eventos, usa la propiedad URI en el payload del webhook. Haz una solicitud GET al endpoint `/scheduled_events/{event_uuid}/invitees/{invitee_uuid}`.
## **¿Cómo reducir la tasa de inasistencias con las integraciones de Calendly?**
Las inasistencias (no-shows) pueden ser una frustrante fuga de recursos, pero con las funciones de **automatización de Calendly**, puedes reducir significativamente que esto ocurra. Al automatizar recordatorios y seguimientos a través de correo electrónico y SMS, puedes:
- Mantener tus reuniones en la mente (top of mind) de tus leads
- Pedirle a los asistentes que cancelen o reprogramen si ya no están disponibles
- Proporcionar información clave como una agenda o materiales de lectura previos
Sin embargo, las empresas a menudo enfrentan desafíos con la comunicación por correo electrónico y SMS. La realidad es que los correos electrónicos pueden perderse en bandejas de entrada saturadas, y los mensajes SMS, aunque son más directos, a menudo no logran captar la atención de la misma manera que lo haría un canal de comunicación más personal.
### **En su lugar, interactúa con nuevos leads en su canal de mensajería favorito**
Con un promedio de [98% de tasa de apertura](https://business.whatsapp.com/blog/use-whatsapp-business-goals) en WhatsApp (en comparación con solo un 20% para los correos electrónicos), es mucho más probable que los clientes vean, interactúen y hagan clic en tus recordatorios y mensajes de seguimiento. También es un canal que muchos clientes prefieren, lo que facilita comunicarte con ellos bajo sus propios términos.
> [Más de 5 millones](https://economictimes.indiatimes.com/small-biz/startups/newsbuzz/5-million-enterprises-whatsapping-for-business/articleshow/67684344.cms) de empresas ya se están conectando activamente con sus clientes en WhatsApp Business.
## **Cómo configurar la automatización de WhatsApp con la integración de Calendly**
Para aprovechar esto, puedes integrar Calendly con SleekFlow usando Zapier o Make.com. Esta integración te permite automatizar partes clave de tu flujo de trabajo sin necesidad de saber programar (coding). Así es como puedes configurarlo:
- **Calendly: Elige un Activador (Trigger)**
- Selecciona un evento que inicie la automatización
- Por ejemplo, un activador podría ser "Invitado Cancelado" (Invitee Canceled) o "Invitado Creado" (Invitee Created)
- **SleekFlow: Elige una Acción**
- Decide qué acción debe tomarse cuando se active el trigger
- Por ejemplo, podrías configurar la acción como "Enviar Mensaje de WhatsApp" (Send WhatsApp Message) o "Actualizar Contacto" (Update Contact)
**Escenarios de Ejemplo:**
- **Escenario 1: Crear o actualizar contactos de SleekFlow a partir de nuevos invitados de Calendly**
- **Activador (Trigger):** Un lead agenda una nueva reunión a través de un enlace de Calendly
- **Acción:** Crea o actualiza automáticamente los detalles del contacto, asegurando que cada nuevo invitado sea capturado sin tener que ingresar datos manualmente
- **Beneficio:** Optimiza tu proceso de gestión de contactos y asegúrate de que tu lista de contactos de SleekFlow esté siempre actualizada
- **Escenario 2: Enviar mensajes en SleekFlow para actualizaciones de eventos**
- **Activador (Trigger):** Tu cliente cancela la reunión programada en Calendly
- **Acción:** Envía un mensaje de WhatsApp personalizado al contacto y ofrécele una forma fácil de reprogramar
- **Beneficio:** Garantiza una comunicación oportuna y personalizada con los participantes de tu evento, mejorando el engagement y brindando una experiencia impecable
- **Escenario 3: Notificar a los miembros del equipo**
- **Activador (Trigger):** Se agrega un nuevo invitado a un evento de Calendly
- **Acción:** Crea un evento correspondiente en Google Calendar y SleekFlow envía un mensaje para notificar a los miembros relevantes del equipo
- **Beneficio:** Asegúrate de que tu equipo esté informado al instante sobre las nuevas citas, lo que permite una mejor preparación y coordinación
## ¿Qué puede lograr la integración **Calendly-SleekFlow**?
- Automatiza seguimientos posteriores a una demostración (post-demo), como un agradecimiento, una oferta por tiempo limitado o un enlace directo para comprar, para mantener el impulso y aumentar la probabilidad de convertir la demo en una venta
- Automáticamente [etiqueta y agrega contactos en listas para segmentar](https://sleekflow.io/es/social-crm) leads calientes después de la reunión para asegurarte de enfocar tu atención en los prospectos más interesados
- [Difunde mensajes personalizados](https://sleekflow.io/es/broadcast-campaign) a prospectos específicos de forma masiva, para retargeting, ventas adicionales (upsells) o ventas cruzadas (cross-sells)
- Diseña fácilmente un recorrido automatizado para la recuperación de carritos abandonados con Flow Builder
*Lee el artículo para conocer los mejores *[*10 flujos de chat esenciales que puedes construir con el Flow Builder de SleekFlow*](https://sleekflow.io/es/blog/whatsapp-chat-flow)*.*
## **Comienza a chatear en WhatsApp con SleekFlow**
Al asociarte con un [Proveedor Oficial de Soluciones de WhatsApp Business (BSP) como SleekFlow](https://sleekflow.io/blog/official-whatsapp-business-solution-provider), puedes acceder a canales de mensajería expandidos, automatización avanzada de flujos de trabajo e incluso funciones de **IA conversacional**, creando un flujo de trabajo impecable para que tu equipo se conecte con los clientes y genere resultados.
## Integra tu stack tecnológico actual con SleekFlow
Automatiza flujos de trabajo con experiencias personalizadas para deleitar a tus clientes y optimizar recursos de manera efectiva.
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[Ver Precios](https://sleekflow.io/es/pricing)