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title: "WhatsApp 预约排程系统 轻松管理顾客预约"
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# WhatsApp 预约排程系统 轻松管理顾客预约
*Sylvia Chan — Content Writer*
WhatsApp 作为销售、营销、客户关系管理系统等已经获大家广泛使用，但 WhatsApp 亦可应用于管理预约预订或活动排程，让消费者能够在日常使用的社交平台上轻松预约服务。
那么商家如何能在顾客日常使用的社交平台上即时互动，同时自动处理预约查询、发送提醒通知和更新预约信息，从而简化预约流程呢？
本文将讨论如何利用 WhatsApp Business 进行预约和排程，让您的业务更上一层楼！
## **为什么选择 WhatsApp Business 作为网上预约系统？**
答案很简单：因为它高效、便捷并且广受大众欢迎。
WhatsApp 是全球拥有[超过20 亿用户](https://www.statista.com/statistics/1306022/whatsapp-global-unique-users/)的即时通讯平台，不论是日常对话还是商业沟通，皆是广受青睐的选择。
现代生活节奏快速，无论是订位、预约医疗服务，还是报名参加课程，越来越多消费者希望能够通过网络完成预约。
Meta 早前新推出 [WhatsApp Flows](https://sleekflow.io/zh-cn/blog/whatsapp-flow) 功能，让企业能够在 WhatsApp 内为顾客提供更全面的互动体验。透过 WhatsApp，顾客不仅能够与企业互动、请求支援、进行购物和付款，还可以在对话内直接预约和预订。
## **WhatsApp 预约系统的主要功能**
WhatsApp 预约系统的主要功能取决于企业使用的是 WhatsApp Business App 还是 WhatsApp Business API。
若商家使用免费的 WhatsApp Business App，仍须手动处理每一个顾客预约——回复查询、预约确认，甚至发送提醒信息都需要专人负责，过程耗时费力，还容易遗漏出错，难以应对高预约量的需求。
相比之下，使用 WhatsApp Business API，企业可自动化预约流程：从顾客查询预约时间、选择合适时段、到确认预约及发送提醒，皆可轻松规模化处理。
- 即时预约查询与确认：顾客只需发送信息到 WhatsApp 预约系统，即可透过聊天机械人，自助完成预约/预订，并自动确认预约细节，毋需等待企业安排专人回复。
- 自动发送预约提醒：为了确保顾客不会忘记预约，可以自动发送提醒信息，减少因顾客忘记预约而造成的损失。
- 简化预约修改与取消流程：若顾客需要更改或取消预约，他们也可以通过 WhatsApp 进行快捷操作，顾客享有良好的服务体验同时，商家亦可及时重新安排时间。
*不清楚 Cloud API 及 Business API 的分别？立即阅读文章，*[*一文掌握 WhatsApp Business API (商业帐号) 申请全攻略*](https://sleekflow.io/zh-cn/blog/whatsapp-business-api-%E7%94%B3%E8%AB%8B#%E7%94%B3%E8%AB%8B-whatsapp-api-%E9%A0%88%E7%9F%A5)*。*
## **WhatsApp Business 预约系统有什么好处？**
### **1. 提高预约效率降低人力成本**
传统预约方式依赖于前台人员手动记录，容易出错并且费时费力。通过 WhatsApp 预约系统，所有查询、确认、提醒、修改等操作都能自动完成，减少人工操作、提升预约的准确度。
### **2. 简化预约流程提升顾客体验**
WhatsApp 预约系统让顾客能够在熟悉的对话界面中快速完成预约或预订，毋需拨打电话、填写冗长的网上表格或下载额外的手机应用程式。不仅能够缩短顾客等待时间，同时即时互动亦让他们感到被重视，从而提升他们对企业的满意度。
### **3. 自动化运营提高业务灵活性**
WhatsApp 预约系统可以二十四小时运行。顾客任何时间都可以透过 WhatsApp 查询或预约公司服务。 WhatsApp 预约系统随时灵活应对顾客的需求，可避免因工作时间限制而流失潜在顾客。
### **4. 减少预约漏失提升出席率**
企业可以设立自动化预约确认及提醒信息，提前通知顾客即将到来的预约时间，提高出席率，从而让企业服务资源能得到最佳利用，避免因顾客忘记预约时间而爽约，造成时间及资源浪费。
## **如何设立 WhatsApp 预约预订系统？**
### **1. 申请并设置 WhatsApp Business API**
商家需要设立WhatsApp API 才能使用更多进阶 WhatsApp 功能，比如 WhatsApp Flow、WhatsApp 聊天机械人等。除此之外，WhatsApp API 支援多用户同时登录、批量发送信息等，适合多个不同的行业。
企业可以透过 WhatsApp Cloud API 商业解决方案供应商（例如 SleekFlow），轻松搭建一个专属的预订系统，让预约流程更加智能、灵活及高效。
### **2. 设立 WhatsApp 聊天机械人，自动回复查询**
透过 WhatsApp Chatbot，企业可以24/7 自动处理客户的各类问题，包括服务项目、可用时段、价格等查询，减少对人工客服的依赖。如此一来，就算查询众多，亦能确保每个顾客都能获得即时回应，毋需花费长时间等待人工回复，进一步促进预约成功。
*具体设置方式可能因供应商而异。欲了解详情，可参阅：*[*如何用 WhatsApp Bot 做到「秒回」效果？*](https://sleekflow.io/zh-cn/blog/whatsapp%E6%9C%BA%E6%A2%B0%E4%BA%BA%E8%87%AA%E5%8A%A8%E5%9B%9E%E8%A6%86)
### **3. 客制互动式预约流程，提升客户体验**
WhatsApp 预约系统还能根据顾客的不同需求，提供专属服务。透过创建[自动化流程](https://sleekflow.io/zh-cn/flow-builder)分支，顾客可根据需要预约不同服务、选择特定的服务人员，或者提出其他特殊需求，系统会自动引导他们完成预约。此外，企业还可以利用信息变量（例如称呼、订单号码、生日等）产生客制化信息内容，让顾客感受到更贴心的服务。
想要增加互动元素？添加多媒体档案及 [WhatsApp 互动按钮](https://sleekflow.io/zh-cn/blog/whatsapp-%E4%BA%92%E5%8A%A8%E5%BC%8F%E8%AE%AF%E6%81%AF%E8%8C%83%E6%9C%AC)，例如快速回复及选单式信息，让顾客只需按一个按钮即可选择服务项目、日期时间等等。
例如，对于一家提供多项服务的医疗诊所，当顾客发送预约请求后，系统可以自动询问顾客所需的服务类型（如普通检查、专科就诊、健康咨询等），并根据顾客的选择进一步引导其选择合适的医生、就诊时间和地点，让顾客感受到专业和贴心的服务。
#### **额外功能：使用 WhatsApp Flow 构建 WhatsApp booking 系统**
企业亦可透过以下方式设立 WhatsApp Flow，简化 WhatsApp 预约流程：
- Flows API：[Flows API](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/flows/reference/flowsapi/) 是一种 Graph API，让您能够使用 Flows 流程执行各种操作。这种方式适合熟悉API 整合，并希望进一步控制 Flows 流程建立程序的用户。
- 使用 WhatsApp Manager：您可以在 WhatsApp Manager 透过两种机制建立Flows 流程。
- Flows 建造工具：这是您可以在程式码编辑工具中编辑Flows 流程JSON 程式码的主要区域。 Flows 建造工具最适合希望亲力亲为、以可自订方式建立Flows 流程的用户。
- WhatsApp 范本信息：透过此功能，毋需编程即可设立WhatsApp 流程，简化预约预订设置，让企业能够更快速地投入使用。*详情请参阅 *[*Meta 流程—范本信息设置指南*](https://developers.facebook.com/blog/post/2024/02/14/building-a-simple-whats-app-flow/?locale=zh_HK)。
但是，无论是哪种方法，商家都必须透过Cloud API 商业解决方案供应商申请和设置WhatsApp 商业帐户(WABA) ，才能使用WhatsApp Flow。
### **4. 整合排程、CRM 系统**
为了确保预约流程顺畅，企业可以将 WhatsApp 预约系统与排程工具（如Google Calendar 或Calendly）以及 CRM 系统整合，自动更新和同步所有的预约信息，然后自动发送确认或提醒信息。同时，整合CRM 系统还能帮助企业更好地管理顾客资料，提升运营效率。
例如，当顾客在 Calendly 预订餐桌时，系统自动捕捉预订详情并在SleekFlow 生成新的预订记录，让您可以在适当时机发送预订确认、提醒通知以及顾客反馈信息。
*阅读更多：*[*如何将 Calendly 预约导入 SleekFlow？*](https://sleekflow.io/zh-cn/blog/custom-object#%E8%8C%83%E4%BE%8B%E5%A6%82%E4%BD%95%E5%B0%86-calendly-%E9%A2%84%E7%BA%A6%E5%AF%BC%E5%85%A5-sleekflow)
> 💡如果你有多间分店，怕客户走错路，可以设置自动提醒回复。当客户填完表格后，系统自动发送分店位置图和Google Map 连结，让客户能轻松找到预约地点，也能感受到你的服务细心。可参考以下范例。
## **WhatsApp 预约系统成功案例**
### **日月按摩使用 WhatsApp 预约系统30% 查询转化为预约**
[日月按摩](https://www.sunandmoonhk.com/)以人和大自然为本，旨为客户提供喘息空间，目前在香港有三家分店（旺角、尖沙咀和西营盘）。他们使用SleekFlow 整合三个分店的电话号码，并建立WhatsApp 中央预约系统，自动提供服务项目、价格和分店位置等资讯，也会提示客户留下详细资料，方便随后人手跟进预约。
使用SleekFlow 后，日月按摩处理客户预约的效率有明显提升，由每日寥寥几宗预约，到现在平均每日30%的转化率，而这一数字每月持续递增。
> SleekFlow 提高我们的客户服务效率和质量，让成功预约率达到30％，节省人力成本，同时确保品牌体验一致。
**Suki Tsui**
日月按摩创办人
[Customer story](https://sleekflow.io/zh-cn/customer-stories/sunandmoon-use-case)
### **Be@me 利用WhatsApp 管理预约预约量提高6 倍**
每天都需要处理数百个查询的[国际牙科品牌Be@me](https://business.whatsapp.com/resources/success-stories/beame)与SleekFlow合作，开发全新自动化聊天体验简化预约流程，让客服团队能够减少处理信息的时间，专注于其他重要任务。
为了吸引新客户，Be@me 除了在其 Facebook 页面及网站上添加了 WhatsApp 按钮，更于社交媒体设立 click to WhatsApp 广告，让潜在顾客一键跳转至WhatsApp。顾客可以与 Chatbot 互动找到常见问题的答案、兑换促销活动优惠、预约牙科服务或安排线上咨询等。系统亦会自动发送预约确认信息、提醒顾客即将到来的预约、提供诊所的交通路线图等，全面提升顾客服务体验。
## **其他 WhatsApp 网上预约系统行业应用**
1. **餐饮行业**：餐厅可使用WhatsApp 预约系统处理查询并完成预订。客人可透过系统还可提出特殊饮食需求或活动预定，系统会自动发送确认和提醒信息。
1. **医疗门诊**：医疗诊所使用WhatsApp 预约系统安排病人就诊时间，自动发送就诊提醒和资料准备通知，避免诊室空置，提高资源使用效率。
1. **房屋地产**：地产经纪可通过WhatsApp 处理睇楼预约，用系统自动提供相关物业资讯及交通指引，简化预约流程。
1. **汽车服务**：车主可通过WhatsApp 预约车辆维修或保养，系统自动安排合适时间并提醒取车。
1. **旅游与酒店业**：酒店可以利用WhatsApp 让顾客预订房间或套房，根据不同的需求自动提供可用房型和优惠选项，并在入住前发送确认和抵达指引，提升入住体验。
1. **教育与培训机构**：学校和培训机构让学生可通过WhatsApp 预订课程或个人辅导时间，并自动提供不同老师的课程时间选项。系统还能发送课程开始前的提醒，确保学生准时参加。
## **如何提升预约转化及效率？**
### **1. 引导目标客户 WhatsApp 查询预约**
您可以为不同分店生成专属的 WhatsApp 连结，让顾客毋需储存电话号码，直接开始对话。您也可以将连结转换为 QR code 二维码，并将其展示于活动海报、横幅、收据和包装上，让顾客轻松通过 WhatsApp 联络你。
若您的目标客群活跃于社交媒体，您可以在 Facebook 或 Instagram 投放 [click to WhatsApp 广告](https://sleekflow.io/zh-cn/solutions/click-to-whatsapp-ads)。用户点击广告后，即可直接进入 WhatsApp 与您对话互动，大大提升预约转化。
提示：当顾客透过点击至 WhatsApp 广告开始对话时，该对话在72 小时内是免费的。这段时间内，企业应积极与顾客互动，了解他们的需求，并引导他们完成预约。
### **2. 自动化工作流程，简化预约预订流程**
透过 SleekFlow 的 Flow Builder，企业可以设置自动化对话流程，即时回复顾客的查询，并将顾客分配给专业人员处理。比如，在餐饮业的繁忙时段，当顾客发送预约信息时，系统可以根据预设回应，自动回复顾客，缩短等待时间。
### **3. 对话内分享产品目录及一键付款功能。**
企业可在WhatsApp 对话中直接分享产品目录，顾客可以即时查看并选择服务或产品，并通过WhatsApp 进行[一键付款](https://sleekflow.io/zh-cn/payment-links)，简化了预订和购买流程，提升顾客满意度。
### **4. 社交CRM 细分客户，精准二次对话式营销**
透过[社交 CRM 系统](https://sleekflow.io/zh-cn/social-crm)，企业可以接合 WhatsApp、Facebook、Instagram 等社交平台与其他CRM 系统（如 Shopify、Salesforce），集中管理顾客的预约资讯，并自动发送预约确认、提醒及个性化信息。社交 CRM 让企业能更好地整理及细分来来自不同渠道的顾客，根据顾客的兴趣和预约纪录来进行精准的二次营销。
## **SleekFlow 帮助你高效管理大量预约**
WhatsApp 预约系统对于任何需要处理大量预订的企业来说，都是一个不可或缺的工具。它能够简化预约流程、减少人为错误，并自动发送提醒，提升预约转化率。无论是餐饮业、医疗行业还是健身与美容业，WhatsApp 预约系统都是提升顾客服务和业务效率的关键。
SleekFlow 是 [Meta 官方 WhatsApp 商业解决方案供应商（BSP）](https://www.facebook.com/business/partner-directory/search?solution_type=messaging&ref=pd_home_hero_cta&id=4855474474571496§ion=overview)，专精于WhatsApp Business API 方案，为不同类型的企业提供WhatsApp Business 功能，打造超凡顾客体验。
作为WhatsApp 预约及排程管理系统， SleekFlow 的优势包括：
- [SleekFlow AI 打造企业专属 AI 客服](https://sleekflow.io/agentflow)，智能生成回复，准确回应客户查询。
- 全渠道收件箱，可跨多个平台管理所有对话；
- 毋需编程连结 [Salesforce](https://sleekflow.io/zh-cn/channels/salesforce)，[HubSpot](https://sleekflow.io/zh-cn/channels/hubspot) 等第三方CRM 软件，展开全通路商务互动；
- 创建[自订资料](https://sleekflow.io/zh-cn/blog/custom-object)，灵活自由管理数据，告别杂乱的联络人档案
- 无缝连接网店，例如 [Shopify](https://sleekflow.io/zh-cn/channels-integrations/shopify) 及官网，包办由网店到社交信息发布的客户资料整合；
- 智能标签分类客户及自动分派对话给员工；
- 向目标客户群发信息，保持紧密关系；
- 手机应用程式，随时随地回应客户查询。
### 什么是WhatsApp 预约系统？
企业可利用WhatsApp 自动化处理预约。顾客可以直接在对话中预订服务，毋需使用其他应用程式，过程快捷便利。
### WhatsApp 预约系统如何运作？
透过WhatsApp Business API，企业可以透过聊天机械人自动回应客户的预约查询，并帮助顾客选择可用时段、确认预约，还可以自动发送提醒信息，减少人工处理的时间和错误。
### 使用WhatsApp 预约系统的好处是什么？
WhatsApp 预约系统的好处：
- 提高预约效率，减少人工操作
- 简化预约流程，提升顾客体验
- 自动化运营，24/7 处理顾客查询
- 减少因忘记预约造成的损失，提升出席率
### 哪些行业适合使用WhatsApp 预约系统？
WhatsApp 预约系统适用于需要处理大量预约、预订的行业，例如美容、美发、医疗、健身中心、教育机构、房屋地产、旅游酒店业等。
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