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title: "Outlook 自動回覆完整設定指南：網頁版、Windows、Mac 與 Out of Office 範本"
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# Outlook 自動回覆完整設定指南：網頁版、Windows、Mac 與 Out of Office 範本

*Khloe Ho — Assistant Marketing Manager, GCR*

準備放假或外出開會，卻擔心客戶的電郵石沉大海？只要正確設定 **Outlook 自動回覆**，系統便會代你通知寄件人你暫時未能回覆，並附上返回日期與緊急聯絡人。

不過，Outlook 現有網頁版、Windows 傳統版、New Outlook 及 Mac 版，**每個版本的設定入口都不同**，而且並非所有電郵帳戶都支援原生功能。本文逐一拆解各版本的步驟，並提供五個中英文即用範本，以及「收不到自動回覆」的排查方法。

## **Outlook 自動回覆：三種版本的設定入口**

**Outlook 主要分為三個環境**：網頁版 OWA（登入 outlook.office.com 或 office.com）、Windows 桌面版（再分 Classic Outlook 傳統版與 New Outlook 新版），以及 Mac 版。先確認自己使用的版本，便可直接跳到對應章節。

**前提：原生 Automatic Replies 功能需要 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 帳戶。** 透過 IMAP 或 POP 加入 Outlook 的電郵帳戶（例如 Gmail、部分公司郵箱），並沒有這項原生功能，請直接跳到下文的規則替代方法。

你可以用以下方法快速判斷帳戶類型：

- **Windows 桌面版**：點選 File，若 Automatic Replies 按鈕反灰或根本不存在，帳戶多半屬非 Exchange 類型。
- **網頁版**：若在設定中找不到自動回覆開關，情況相同。
- **個人 @outlook.com 帳戶**：可直接登入 outlook.com 網頁版設定，該處有獨立的自動回覆面板。

[截圖位置：Outlook 帳戶類型檢查——File 選單中 Automatic Replies 可用與反灰的對比]

## **Outlook 網頁版（OWA / Microsoft 365）自動回覆設定**

### **步驟教學（OWA）**

**網頁版是最快捷的設定方式**，即使不在電腦旁，也可以用任何瀏覽器完成。以下步驟適用於公司 Microsoft 365 帳戶，個人 Outlook.com 帳戶的介面略有差異，但流程相似。

1. **登入**：前往 outlook.office.com，使用公司帳戶登入。
2. **開啟設定**：點選右上角的齒輪圖示（Settings）。
3. **進入自動回覆**：選擇「帳戶（Accounts）」→「自動回覆（Automatic replies）」。
4. **開啟開關**：啟用 Turn on automatic replies。
5. **設定時間**：**建議勾選** Send replies only during a time period，並填寫開始與結束日期時間，到期後系統會自動關閉，毋須手動停用。
6. **撰寫訊息**：分別填寫內部與外部回覆（詳見下一節）。
7. **儲存**：按 Save 完成。

**使用提示**：Microsoft 近年調整過網頁版介面，較舊的版本可能顯示為「Settings → Mail → Automatic replies」。如果你的畫面與上述步驟不同，請按舊版路徑尋找。

[截圖位置：OWA 設定 → 帳戶 → 自動回覆面板，顯示開關與日期欄位]

### **設定「組織內部」與「組織外部」回覆**

OWA 提供兩個互相獨立的訊息欄位，**這是外部客戶收不到自動回覆的最常見原因**：

- **組織內部（Inside my organization）**：回覆給同一公司或同一 Microsoft 365 租戶的同事。**內容可包含返回日期及緊急聯絡同事的資料**，讓內部團隊迅速找到代理人。
- **組織外部（Outside my organization）**：回覆給外部客戶、供應商等。**需要明確勾選「Send replies outside your organization」才會啟用，預設為關閉**。外部訊息應保持簡潔，避免透露公司內部資訊。

**⚠️ 最常見錯誤：只填寫了內部欄位，外部客戶從未收到自動回覆。務必確認外部欄位已填寫並勾選啟用。**

**小技巧**：啟用外部回覆後，你可以選擇「只回覆聯絡人」或「回覆所有外部寄件人」。若不想讓陌生寄件人（例如推銷郵件）得知你不在辦公室，可選擇前者。

[截圖位置：OWA 自動回覆，同時顯示內部與外部訊息欄位，並勾選外部選項]

## **Outlook 桌面版（Windows）自動回覆設定**

### **Classic Outlook（傳統版）設定步驟**

**傳統版的入口在 File 選單內**，設定流程與網頁版相似，但內部與外部訊息以分頁呈現。

1. **開啟選單**：啟動 Outlook，點選左上角 File。
2. **進入功能**：選擇 Automatic Replies (Out of Office)。
3. **啟用**：選擇 Send automatic replies。
4. **設定時間**：**建議勾選** Only send during this time range，並設定起止日期與時間。
5. **內部訊息**：在 Inside My Organization 分頁撰寫給同事的內容。
6. **外部訊息**：切換至 Outside My Organization 分頁，勾選 Auto-reply to people outside my organization，再填寫內容。
7. **確認**：按 OK 儲存。

**使用提示**：若 Automatic Replies 選項反灰或找不到，代表該帳戶屬 IMAP 或 POP 類型，請參閱下文「非 Exchange 帳號」章節。

[截圖位置：Classic Outlook 的 File 選單 → Automatic Replies 對話框，顯示 Inside／Outside 分頁]

### **New Outlook（新版）設定步驟**

Microsoft 自 2023 年起逐步推出 **New Outlook** 重新設計的介面，部分用戶已被自動轉移，部分仍使用傳統版。辨識方法有兩個：右上角有 New Outlook 切換鈕，或整體介面近似網頁版。

**New Outlook 的設定流程與網頁版相近**：

1. **開啟設定**：在「檢視（View）」索引標籤選擇「檢視設定（View settings）」，或點選右上角齒輪圖示。
2. **進入自動回覆**：選擇「帳戶（Accounts）」→「自動回覆（Automatic Replies）」。
3. **啟用**：開啟 Automatic replies 開關。
4. **設定時間**：勾選 Send replies only during a time period，並輸入起止時間。
5. **撰寫並儲存**：填寫內部與外部訊息後按 Save。

**如果在 New Outlook 找不到自動回覆選項**，可透過右上角的切換鈕回到 Classic Outlook，改用 File 選單的路徑。

[截圖位置：New Outlook 設定面板，顯示自動回覆路徑]

## **Outlook Mac 版自動回覆設定**

**Mac 版的入口在頂部菜單列的 Tools，而不是 Windows 的 File。**

1. **開啟軟件**：啟動 Outlook for Mac，並在左側導覽列選擇 Mail。
2. **進入功能**：點選菜單列的 Tools（工具）→ Automatic Replies（自動回覆）。
3. **啟用**：開啟 Send Automatic Replies 開關。
4. **設定時間**：如有需要，勾選並設定時間範圍。
5. **撰寫訊息**：同樣分為組織內部與外部兩部分。
6. **確認**：按 OK 儲存。

[截圖位置：Outlook Mac 的 Tools 選單 → Automatic Replies 對話框]

## **非 Exchange 帳號 / IMAP 用戶的替代方法（規則自動回覆）**

以下用戶**無法使用原生自動回覆**：以 IMAP 或 POP 加入 Outlook 的 Gmail 帳戶、公司郵箱並非託管於 Microsoft 365 Exchange，以及其他第三方電郵服務。替代方案是利用 **Classic Outlook 的規則功能加上已儲存的回覆範本**。

**此方法只適用於 Windows 的 Classic Outlook**。New Outlook 不支援為第三方帳戶管理郵件規則，Mac 版亦沒有對應做法。

**第一步：建立回覆範本**

1. 在 Outlook 撰寫新郵件，填寫主旨與自動回覆內容。
2. 選擇 File → Save As。
3. 在「存檔類型」選擇 **Outlook Template (*.oft)**。
4. 命名後儲存並關閉郵件。

**第二步：建立規則**

1. 選擇 File → Manage Rules & Alerts → New Rule。
2. 選擇 Apply rule on messages I receive。
3. 條件選擇「sent only to me」。
4. 動作選擇「reply using a specific template」，再選取剛才儲存的 .oft 檔案。
5. 按 Finish 啟用規則。

**此方法有三項重要限制，設定前必須了解：**

- **必須開啟 Outlook**：規則只會在 Outlook 運行、電腦開機時觸發。關機期間不會有任何自動回覆。
- **每封來信都會回覆**：與 Exchange 每位寄件人只回覆一次不同，規則會對同一寄件人的每封郵件重複回覆。
- **不會自動停止**：沒有時間範圍設定，回到工作崗位後必須手動停用規則。

**更簡單的選擇**：若你使用個人 outlook.com 帳戶，可直接用瀏覽器登入 outlook.com，透過設定面板開啟自動回覆。此功能比規則方法完整，也不受電腦開關機影響。若你的郵箱是 Gmail，則可在 Gmail 網頁版的「設定 → 查看所有設定 → 一般 → 休假回覆」開啟，詳見 [Google 官方說明](https://support.google.com/mail/answer/25922)。

[截圖位置：outlook.com 網頁版設定 → 自動回覆（個人帳戶介面）]

## **Outlook 自動回覆範本（中英文 Out of Office 即用版）**

以下範本可直接複製使用，只需替換方括號內的資料。**中英文版本按各自語言習慣撰寫，而非逐字對譯**，並已避免使用過時的「敬啟者」與「Dear Sir/Madam」。每個範本均包含返回日期、代理同事及替代聯絡方式。

**範本一：年假／長假（Annual Leave）**

您好，本人現正放年假，[日期] 返回辦公室。期間如有緊急事宜，請聯絡 [同事姓名]：[電郵 / 電話]。如非緊急，本人返回後將盡快回覆。謝謝。

Hi, I'm on annual leave until [date] and will have limited access to emails during this time. For urgent matters, please contact [colleague name] at [email / phone]. I'll respond to your email upon my return. Thank you.

**範本二：公眾假期（Public Holiday）**

您好，本人因公眾假期休假，[日期] 恢復辦公。如有緊急查詢，請電郵至 [同事電郵] 或致電 [電話]。假期後本人將盡快回覆，感謝耐心等候。

Thank you for your email. Our office is closed for the public holiday and will reopen on [date]. For urgent enquiries, please contact [colleague name] at [email]. We'll get back to you as soon as possible.

**範本三：會議日／短暫不在（Limited Availability）**

您好，本人今天（[日期]）全日出席會議，可能未能即時回覆郵件。如有緊急事宜，請直接致電 [電話]。本人將於今天工作時間結束前或翌日盡快回覆。謝謝。

Hi, I'm in back-to-back meetings today ([date]) and may be slow to respond. For anything urgent, please call me at [phone]. I'll do my best to reply before end of day or first thing tomorrow.

**範本四：病假（Sick Leave）**

您好，本人今天因身體不適請假，預計 [日期] 返回工作。如有緊急事宜，請聯絡 [同事姓名]：[電郵]。感謝理解，本人返回後將盡快處理你的郵件。

Hi, I'm out sick today and hope to be back on [date]. For urgent matters, please reach out to [colleague name] at [email]. I'll follow up with you as soon as I'm back. Thank you.

**範本五：業務轉介（Forwarding to a Colleague）**

您好，本人已離任 / 調任，本郵箱自 [日期] 起不再監察。如需協助，請聯絡接任同事 [姓名]：[電郵]。感謝多年支持。

Please note that I am no longer monitoring this inbox as of [date]. For assistance, please contact [colleague name] at [email], who will be happy to help. Thank you.

**撰寫自動回覆的實用準則：**

如果你需要安排農曆新年、復活節等長假前的客戶溝通，也可參考 [節日 WhatsApp 推廣攻略](/zh-hk/blog/easter-whatsapp-marketing-campaign) 的做法，讓電郵與即時通訊的假期通知保持一致。

## **常見問題：Outlook 自動回覆無法生效／收不到**

如果已完成設定，但自動回覆仍未如預期運作，可按下表逐項排查：

**排查時建議先確認帳戶類型**，因為多數「找不到選項」的問題，根源都是帳戶並非 Exchange 或 Microsoft 365。

**測試小提示**：假期前請使用同事或另一個外部帳戶寄出測試郵件，分別確認內部與外部回覆均正常。由於同一寄件人在自動回覆期間只會收到一次回覆，重複用同一帳戶測試時未必再次收到，屬正常情況。

**另請留意外部回覆的範圍**：若在「組織外部」選擇回覆所有寄件人，通訊電郵、廣告及垃圾郵件的寄件人也會收到你的自動回覆。建議選擇「只回覆聯絡人」，詳見 [Microsoft 官方說明](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/mail/how-to-set-up-out-of-office-automatic-replies-in-outlook)。

## **Outlook 自動回覆之外：客戶溝通也需要自動回覆**

Outlook 自動回覆適合處理內部與 B2B 電郵，但客戶越來越常透過 WhatsApp 查詢，而且期望即時得到回應。**電郵的 Out of Office 無法涵蓋這部分**。

若你的業務有大量 WhatsApp 客戶查詢，可以透過 SleekFlow 的 WhatsApp Business API 設定自動回覆，讓客戶在非辦公時間也能即時得到回應，作為電郵 OOF 的面向客戶補充。[免費試用 SleekFlow](/zh-hk/blog/sleekflow-free-trial)，了解如何讓每一位客戶的查詢都不被遺漏。