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title: "WhatsApp 預約排程系統 輕鬆管理顧客預約"
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# WhatsApp 預約排程系統 輕鬆管理顧客預約
*Sylvia Chan — Content Writer*
WhatsApp 作為銷售、營銷、客戶關係管理系統等已經獲大家廣泛使用，但 WhatsApp 亦可應用於管理預約預訂或活動排程，讓消費者能夠在日常使用的社交平台上輕鬆預約服務。
那麼商家如何能在顧客日常使用的社交平台上即時互動，同時自動處理預約查詢、發送提醒通知和更新預約信息，從而簡化預約流程呢？
本文將討論如何利用 WhatsApp Business 進行預約和排程，讓您的業務更上一層樓！
## 為什麼選擇 WhatsApp Business 作為網上預約系統？
答案很簡單：因為它高效、便捷並且廣受大眾歡迎。
WhatsApp 是全球擁有[超過 20 億用戶](https://www.statista.com/statistics/1306022/whatsapp-global-unique-users/)的即時通訊平台，不論是日常對話還是商業溝通，皆是廣受青睞的選擇。
現代生活節奏快速，無論是訂位、預約醫療服務，還是報名參加課程，越來越多消費者希望能夠通過網絡完成預約。
Meta 早前新推出 [WhatsApp Flows](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/whatsapp-flow) 功能，讓企業能夠在 WhatsApp 內為顧客提供更全面的互動體驗。透過 WhatsApp，顧客不僅能夠與企業互動、請求支援、進行購物和付款，打造 [WhatsApp 落單系統](/zh-hk/blog/whatsapp-ordering-system)，還可以在對話內直接預約和預訂。
## WhatsApp 預約系統的主要功能
WhatsApp 預約系統的主要功能取決於企業使用的是 WhatsApp Business App 還是 WhatsApp Business API。
若商家使用免費的 WhatsApp Business App，仍須手動處理每一個顧客預約——回覆查詢、預約確認，甚至發送提醒訊息都需要專人負責，過程耗時費力，還容易遺漏出錯，難以應對高預約量的需求。
相比之下，使用 WhatsApp Business API，企業可自動化預約流程：從顧客查詢預約時間、選擇合適時段、到確認預約及發送提醒，皆可輕鬆規模化處理。
- **即時預約查詢與確認：**顧客只需發送訊息到 WhatsApp 預約系統，即可透過聊天機械人，自助完成預約/預訂，並自動確認預約細節，毋需等待企業安排專人回覆。
- **自動發送預約提醒：**為了確保顧客不會忘記預約，可以自動發送提醒訊息，減少因顧客忘記預約而造成的損失。
- **簡化預約修改與取消流程：**若顧客需要更改或取消預約，他們也可以通過 WhatsApp 進行快捷操作，顧客享有良好的服務體驗同時，商家亦可及時重新安排時間。
*不清楚 Cloud API 及 Business API 的分別？立即閱讀文章，*[*一文掌握 WhatsApp Business API (商業帳號) 申請全攻略 *](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/whatsapp-business-api-%E7%94%B3%E8%AB%8B#%E7%94%B3%E8%AB%8B-whatsapp-api-%E9%A0%88%E7%9F%A5)*。*
## WhatsApp Business 預約系統有什麼好處？
### 1. 提高預約效率 降低人力成本
傳統預約方式依賴於前台人員手動記錄，容易出錯並且費時費力。通過 WhatsApp 預約系統，所有查詢、確認、提醒、修改等操作都能自動完成，減少人工操作、提升預約的準確度。
### 2. 簡化預約流程 提升顧客體驗
WhatsApp 預約系統讓顧客能夠在熟悉的對話界面中快速完成預約或預訂，毋需撥打電話、填寫冗長的網上表格或下載額外的手機應用程式。不僅能夠縮短顧客等待時間，同時即時互動亦讓他們感到被重視，從而提升他們對企業的滿意度。
### 3. 自動化營運 提高業務靈活性
WhatsApp 預約系統可以二十四小時運行。顧客任何時間都可以透過 WhatsApp 查詢或預約公司服務。WhatsApp預約系統隨時靈活應對顧客的需求，可避免因工作時間限制而流失潛在顧客。
### 4. 減少預約漏失 提升出席率
企業可以設立自動化預約確認及提醒訊息，提前通知顧客即將到來的預約時間，提高出席率，從而讓企業服務資源能得到最佳利用，避免因顧客忘記預約時間而「放飛機」，造成時間及資源浪費。
## 如何設立 WhatsApp 預約預訂系統？
### 1. 申請並設置 WhatsApp Business API
商家需要設立 WhatsApp API 才能使用更多進階 WhatsApp 功能，比如 WhatsApp Flow、WhatsApp 聊天機械人等。除此之外，WhatsApp API 支援多用戶同時登錄、批量發送訊息等，適合多個不同的行業。
企業可以透過 WhatsApp Cloud API 商業解決方案供應商（例如 SleekFlow），輕鬆搭建一個專屬的預訂系統，讓預約流程更加智能、靈活及高效。
### 2. 設立 WhatsApp 聊天機械人，自動回覆查詢
透過 WhatsApp Chatbot，企業可以 24/7 自動處理客戶的各類問題，包括服務項目、可用時段、價格等查詢，減少對人工客服的依賴。如此一來，就算查詢眾多，亦能確保每個顧客都能獲得即時回應，毋需花費長時間等待人工回覆，進一步促進預約成功。
*具體設置方式可能因供應商而異。欲了解詳情，可參閱：*[*如何用 WhatsApp Bot 做到「秒覆」效果？*](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/whatsapp%E6%A9%9F%E6%A2%B0%E4%BA%BA%E8%87%AA%E5%8B%95%E5%9B%9E%E8%A6%86)
### 3. 客製互動式預約流程，提升客戶體驗
WhatsApp 預約系統還能根據顧客的不同需求，提供專屬服務。透過創建[自動化流程](https://sleekflow.io/zh-hk/flow-builder)分支，顧客可根據需要預約不同服務、選擇特定的服務人員，或者提出其他特殊需求，系統會自動引導他們完成預約。此外，企業還可以利用訊息變量（例如稱呼、訂單號碼、生日等）產生客製化訊息內容，讓顧客感受到更貼心的服務。
想要增加互動元素？添加多媒體檔案及 [WhatsApp 互動按鈕](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/whatsapp-%E4%BA%92%E5%8B%95%E5%BC%8F%E8%A8%8A%E6%81%AF%E7%AF%84%E6%9C%AC)，例如快速回覆及選單式訊息，讓顧客只需按一個按鈕即可選擇服務項目、日期時間等等。
例如，對於一家提供多項服務的醫療診所，當顧客發送預約請求後，系統可以自動詢問顧客所需的服務類型（如普通檢查、專科就診、健康諮詢等），並根據顧客的選擇進一步引導其選擇合適的醫生、就診時間和地點，讓顧客感受到專業和貼心的服務。
#### 額外功能：使用 WhatsApp Flow 構建 WhatsApp booking 系統
企業亦可透過以下方式設立 WhatsApp Flow，簡化 WhatsApp 預約流程：
- Flows API：[Flows API](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/flows/reference/flowsapi/) 是一種 Graph API，讓您能夠使用 Flows 流程執行各種操作。這種方式適合熟悉 API 整合，並希望進一步控制 Flows 流程建立程序的用戶。
- 使用 WhatsApp Manager：您可以在 WhatsApp Manager 透過兩種機制建立 Flows 流程。
- Flows 建造工具：這是您可以在程式碼編輯工具中編輯 Flows 流程 JSON 程式碼的主要區域。Flows 建造工具最適合希望親力親為、以可自訂方式建立 Flows 流程的用戶。
- [WhatsApp 範本訊息](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/whatsapp-broadcast#%E5%A6%82%E4%BD%95%E5%89%B5%E5%BB%BA-whatsapp-%E7%AF%84%E6%9C%AC%E8%A8%8A%E6%81%AFtemplate-message)：透過此功能，毋需編程即可設立 WhatsApp 流程，簡化預約預訂設置，讓企業能夠更快速地投入使用。*詳情請參閱 *[*Meta 流程—範本訊息設置指南*](https://developers.facebook.com/blog/post/2024/02/14/building-a-simple-whats-app-flow/?locale=zh_HK)。
但是，無論是哪種方法，商家都必須透過 Cloud API 商業解決方案供應商申請和設置 WhatsApp 商業帳戶 (WABA) ，才能使用 WhatsApp Flow。
### 4. 整合排程、CRM 系統
為了確保預約流程順暢，企業可以將 WhatsApp 預約系統與排程工具（如 Google Calendar 或 Calendly）以及 CRM 系統整合，自動更新和同步所有的預約信息，然後自動發送確認或提醒訊息。同時，整合 CRM 系統還能幫助企業更好地管理顧客資料，提升營運效率。
例如，當顧客在 Calendly 預訂餐桌時，系統自動捕捉預訂詳情並在 SleekFlow 生成新的預訂記錄，讓您可以在適當時機發送預訂確認、提醒通知以及顧客反饋訊息。
*閱讀更多：*[*如何將 Calendly 預約導入 SleekFlow？*](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/custom-object#%E7%AF%84%E4%BE%8B%E5%A6%82%E4%BD%95%E5%B0%87-calendly-%E9%A0%90%E7%B4%84%E5%B0%8E%E5%85%A5-sleekflow)
> 💡如果你有多間分店，怕客戶走錯路，可以設置自動提醒回覆。當客戶填完表格後，系統自動發送分店位置圖和 Google Map 連結，讓客戶能輕鬆找到預約地點，也能感受到你的服務細心。可參考以下範例。
## WhatsApp 預約系統成功案例
### 日月按摩使用 WhatsApp 預約系統 30% 查詢轉化為預約
[日月按摩](https://www.sunandmoonhk.com/)以人和大自然為本，旨為客戶提供喘息空間，目前在香港有三家分店（旺角、尖沙咀和西營盤）。他們使用 SleekFlow 整合三個分店的電話號碼，並建立 WhatsApp 中央預約系統，自動提供服務項目、價格和分店位置等資訊，也會提示客戶留下詳細資料，方便隨後人手跟進預約。
使用 SleekFlow 後，日月按摩處理客戶預約的效率有明顯提升，由每日寥寥幾宗預約，到現在平均每日30%的轉化率，而這一數字每月持續遞增。
> SleekFlow 提高我們的客戶服務效率和質量，讓成功預約率達到30％，節省人力成本，同時確保品牌體驗一致。
**Suki Tsui**
日月按摩創辦人
[Customer story](https://sleekflow.io/zh-hk/customer-stories/sunandmoon-use-case)
### Be@me 利用 WhatsApp 管理預約 預約量提高 6 倍
每天都需要處理數百個查詢的[國際牙科品牌 Be@me](https://business.whatsapp.com/resources/success-stories/beame) 與 **SleekFlow** 合作，開發全新自動化聊天體驗簡化預約流程，讓客服團隊能夠減少處理訊息的時間，專注於其他重要任務。
為了吸引新客戶，Be@me 除了在其 Facebook 頁面及網站上添加了 WhatsApp 按鈕，更於社交媒體設立 click to WhatsApp 廣告，讓潛在顧客一鍵跳轉至 WhatsApp。顧客可以與 Chatbot 互動找到常見問題的答案、兌換促銷活動優惠、預約牙科服務或安排線上諮詢等。系統亦會自動發送預約確認訊息、提醒顧客即將到來的預約、提供診所的交通路線圖等，全面提升顧客服務體驗。
## 其他 WhatsApp 網上預約系統行業應用
1. **餐飲行業**：餐廳可使用 WhatsApp 預約系統處理查詢並完成預訂。客人可透過系統還可提出特殊飲食需求或活動預定，系統會自動發送確認和提醒訊息。
1. **醫療門診**：醫療診所使用 WhatsApp 預約系統安排病人就診時間，自動發送就診提醒和資料準備通知，避免診室空置，提高資源使用效率。
1. **房屋地產**：地產經紀可通過 WhatsApp 處理睇樓預約，用系統自動提供相關物業資訊及交通指引，簡化預約流程。
1. **汽車服務：**車主可通過 WhatsApp 預約車輛維修或保養，系統自動安排合適時間並提醒取車。
1. **旅遊與酒店業：**酒店可以利用 WhatsApp 讓顧客預訂房間或套房，根據不同的需求自動提供可用房型和優惠選項，並在入住前發送確認和抵達指引，提升入住體驗。
1. **教育與培訓機構：**學校和培訓機構讓學生可通過 WhatsApp 預訂課程或個人輔導時間，並自動提供不同老師的課程時間選項。系統還能發送課程開始前的提醒，確保學生準時參加。
## 如何提升預約轉化及效率？
### 1. 引導目標客戶 WhatsApp 查詢預約
您可以為不同分店生成專屬的 WhatsApp 連結，讓顧客毋需儲存電話號碼，直接開始對話。您也可以將連結轉換為 QR code 二維碼，並將其展示於活動海報、橫幅、收據和包裝上，讓顧客輕鬆通過 WhatsApp 聯絡你。
若您的目標客群活躍於社交媒體，您可以在 Facebook 或 Instagram 投放 [click to WhatsApp 廣告](https://sleekflow.io/zh-hk/solutions/click-to-whatsapp-ads)。用戶點擊廣告後，即可直接進入 WhatsApp 與您對話互動，大大提升預約轉化。
> 提示：當顧客透過點擊至 WhatsApp 廣告開始對話時，該對話在 72 小時內是免費的。這段時間內，企業應積極與顧客互動，了解他們的需求，並引導他們完成預約。
### 2. 自動化工作流程，簡化預約預訂流程
透過 SleekFlow 的 Flow Builder，企業可以設置自動化對話流程，即時回覆顧客的查詢，並將顧客分配給專業人員處理。比如，在餐飲業的繁忙時段，當顧客發送預約訊息時，系統可以根據預設回應，自動回覆顧客，縮短等待時間。
### 3. 對話內分享產品目錄及一鍵付款功能。
企業可在 WhatsApp 對話中直接分享產品目錄，顧客可以即時查看並選擇服務或產品，並通過 WhatsApp 進行[一鍵付款](https://sleekflow.io/zh-hk/payment-links)，簡化了預訂和購買流程，提升顧客滿意度。
### 4. 社交 CRM 細分客戶 精準二次對話式營銷
透過[社交 CRM 系統](https://sleekflow.io/zh-hk/social-crm)，企業可以接合 WhatsApp、Facebook、Instagram 等社交平台與其他 CRM 系統（如 Shopify、Salesforce），集中管理顧客的預約資訊，並自動發送預約確認、提醒及個性化訊息。社交 CRM 讓企業能更好地整理及細分來來自不同渠道的顧客，根據顧客的興趣和預約紀錄來進行精準的二次營銷。
## SleekFlow 幫助你高效管理大量預約
WhatsApp 預約系統對於任何需要處理大量預訂的企業來說，都是一個不可或缺的工具。它能夠簡化預約流程、減少人為錯誤，並自動發送提醒，提升預約轉化率。無論是餐飲業、醫療行業還是健身與美容業，WhatsApp 預約系統都是提升顧客服務和業務效率的關鍵。
SleekFlow 是 [Meta 官方 WhatsApp 商業解決方案供應商（BSP）](https://www.facebook.com/business/partner-directory/search?solution_type=messaging&ref=pd_home_hero_cta&id=4855474474571496§ion=overview)，專精於 WhatsApp Business API 方案，為不同類型的企業提供 WhatsApp Business 功能，打造超凡顧客體驗。
作為 WhatsApp 預約及排程管理系統， SleekFlow 的優勢包括：
- [SleekFlow AI 打造企業專屬 AI 客服](https://sleekflow.io/agentflow)，智能生成回覆，準確回應客戶查詢。
- 全渠道收件箱，可跨多個平台管理所有對話；
- 毋需編程連結[ Salesforce](https://sleekflow.io/zh-hk/channels/salesforce)，[HubSpot](https://sleekflow.io/zh-hk/channels/hubspot) 等第三方 CRM 軟件，展開全通路商務互動；
- 創建[自訂資料](https://sleekflow.io/zh-hk/blog/custom-object)，靈活自由管理數據，告別雜亂的聯絡人檔案
- 無縫連接網店，例如[ Shopify](https://sleekflow.io/zh-hk/channels-integrations/shopify) 及官網，包辦由網店到社交訊息發布的客戶資料整合；
- 智能標籤分類客戶及自動分派對話給員工；
- 向目標客戶群發訊息，保持緊密關係；
- 手機應用程式，隨時隨地回應客戶查詢。
### 什麼是 WhatsApp 預約系統？
企業可利用 WhatsApp 自動化處理預約。顧客可以直接在對話中預訂服務，毋需使用其他應用程式，過程快捷便利。
### WhatsApp 預約系統如何運作？
透過 WhatsApp Business API，企業可以透過聊天機械人自動回應客戶的預約查詢，並幫助顧客選擇可用時段、確認預約，還可以自動發送提醒訊息，減少人工處理的時間和錯誤。
### 使用 WhatsApp 預約系統的好處是什麼？
WhatsApp 預約系統的好處：
- 提高預約效率，減少人工操作
- 簡化預約流程，提升顧客體驗
- 自動化營運，24/7 處理顧客查詢
- 減少因忘記預約造成的損失，提升出席率
### 哪些行業適合使用 WhatsApp 預約系統？
WhatsApp 預約系統適用於需要處理大量預約、預訂的行業，例如美容、美髮、醫療、健身中心、教育機構、房屋地產、旅遊酒店業等。
## 免費試用 SleekFlow 快速增長銷售
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[免費試用](https://app.sleekflow.io/zh-hk?screen_hint=signup)
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