Los nombres de usuario de WhatsApp están por llegar: lo que tu empresa debe saber

Durante más de una década, tu número de teléfono ha sido tu “pasaporte” digital en WhatsApp. Pero eso está a punto de cambiar. Como Meta compartió recientemente, WhatsApp se prepara para lanzar una de sus funciones más solicitadas: los nombres de usuario.

Si utilizas WhatsApp para interactuar con tus clientes, esta actualización merece tu atención. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre lo que está cambiando y por qué es importante para tu empresa.

¿Qué es un nombre de usuario de WhatsApp?

Los nombres de usuario de WhatsApp son identificadores únicos, como @tuempresa, que ofrecen una forma alternativa de conectarse sin compartir números de teléfono. Al igual que en Instagram o Telegram, esta función añade una capa adicional de privacidad y comodidad a las conversaciones en WhatsApp.

Los nombres de usuario son opcionales. Tanto las personas como las empresas pueden decidir si quieren utilizarlos. Cuando están habilitados, permiten que otras personas te encuentren y te envíen mensajes, ya sea en chats individuales, conversaciones grupales o incluso llamadas de voz y video, sin necesidad de conocer tu número de teléfono.

Para las empresas, esto significa que podrán construir su presencia en WhatsApp en torno al nombre de su marca, en lugar de depender de un número de teléfono, facilitando que los clientes las encuentren y se comuniquen con ellas.

¿Cuál es la diferencia entre los nombres de usuario de personas y los nombres de usuario de empresas?

Los nombres de usuario de WhatsApp se aplican tanto a usuarios individuales como a empresas, pero cumplen funciones diferentes y funcionan de forma ligeramente distinta.

Nombres de usuario para usuarios individuales de WhatsApp

El nombre de usuario es un identificador único y opcional que una persona puede configurar para representarse en chats, grupos y mensajes de WhatsApp, manteniendo privado su número de teléfono personal.

Para las empresas, esto también significa que el número de teléfono de un cliente no siempre se compartirá de forma predeterminada cuando envíe un mensaje o llame a tu empresa.

Algunos puntos clave:

1. Cada usuario de WhatsApp puede tener un solo nombre de usuario a la vez

2. Los nombres de usuario pueden cambiarse periódicamente

3. Cambiar el nombre de usuario no afecta:

• El número de teléfono del usuario

• Su capacidad para enviar mensajes a empresas u otros usuarios

• Las conversaciones existentes ni el historial de mensajes

Nombres de usuario para empresas (para cuentas de WhatsApp Business/WABA)

Las empresas también podrán adoptar un nombre de usuario empresarial, lo que les permitirá tener una identidad más clara y alineada con su marca en WhatsApp. Sin embargo, los nombres de usuario para empresas están pensados para mejorar la visibilidad de la marca, no la privacidad.

Adoptar un nombre de usuario empresarial no oculta el número de teléfono de tu empresa en WhatsApp ni en la aplicación WhatsApp Business. Además, los números de teléfono siguen siendo necesarios para el registro y la incorporación a la API de WhatsApp Business. El nombre de usuario funciona como un identificador adicional, no como un sustituto del número de teléfono.

Un nombre de usuario empresarial:

• Está vinculado a un número de teléfono empresarial específico

• No puede ser compartido por dos números de teléfono distintos, ya sean personales o empresariales

Los nombres de usuario empresariales deben cumplir con el siguiente formato:

• Solo pueden contener letras del alfabeto inglés (a-z), números (0-9), puntos (.) y guiones bajos (_)

• Deben tener entre 3 y 35 caracteres

• Deben contener al menos una letra del alfabeto inglés (a-z, A-Z)

• No pueden comenzar ni terminar con un punto ni incluir dos puntos consecutivos

• No pueden comenzar con www

• No pueden terminar con un dominio, por ejemplo, .com, .org, .net, .int, .edu, .gov, .mil, .us, .in, .html, etc.

• Al comparar nombres de usuario, no se distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero sí se tienen en cuenta los puntos y los guiones bajos. Por ejemplo, myID y myid se consideran el mismo nombre de usuario, mientras que myid, my.id y my_id se consideran distintos

Esto ayuda a garantizar claridad, coherencia y confianza, para que los clientes puedan estar seguros de que están conversando con la empresa correcta.

Nombres de usuario empresariales vs. nombres para mostrar

Los nombres de usuario empresariales y los nombres para mostrar suelen confundirse, pero cumplen funciones diferentes en WhatsApp.

En resumen, el nombre para mostrar ayuda a los clientes a reconocer tu empresa dentro de una conversación, mientras que el nombre de usuario empresarial facilita que te encuentren e inicien una conversación contigo.

Además, Meta podría reservar de forma predeterminada tu nombre para mostrar actual como nombre de usuario de WhatsApp, manteniéndolo apartado para tu empresa antes de que otra pueda registrarlo.

Reserva de nombres de usuario: protege la identidad de tu marca desde el principio

Meta ya reserva determinados nombres de usuario para las empresas en función de los activos que hayan verificado, como el nombre para mostrar de WhatsApp, el nombre de la Cuenta Comercial Oficial, el nombre de Meta Verified, una página de Facebook vinculada o el nombre de usuario de Instagram Business. Si alguno coincide, puedes reclamarlo. Si no, puedes crear uno nuevo, siempre que esté disponible y cumpla con las reglas de nombres de Meta.

Reclamar tu nombre de usuario con anticipación ayuda a proteger tu marca: en cuanto esté activo, dirigirá a los clientes directamente a tu cuenta verificada, evitando que otra empresa o un imitador registre tu nombre antes.

Para configurarlo:

• Abre Meta Business Suite o WhatsApp Manager y accede a tu cuenta de WhatsApp Business.

• Selecciona el número de teléfono que quieres configurar.

• Abre la pestaña Profile y busca la sección Username.

• Haz clic en Create y escribe el nombre de usuario que prefieras o elige una de las opciones sugeridas por Meta.

• Guarda los cambios. Meta lo confirmará de inmediato y podrás consultar la sección Username en cualquier momento para comprobar cuál está activo.

Necesitarás acceso de administrador a la cuenta, un número de teléfono ya conectado a WhatsApp Business Platform y una empresa que haya completado la verificación de Meta Business o sea elegible para realizarla. La disponibilidad de los nombres de usuario también dependerá del despliegue de Meta en tu país o región.

Para consultar el proceso completo, incluidas las rutas desde Meta Business Suite y WhatsApp Manager, así como qué hacer si no puedes guardar un nombre de usuario, consulta nuestra guía completa para crear o reclamar un nombre de usuario de WhatsApp.

BSUID: cómo funciona la identificación de clientes sin números de teléfono

Cuando un cliente decide utilizar un nombre de usuario en lugar de compartir su número de teléfono, Meta genera automáticamente un Business-Scoped User ID (BSUID) para esa relación entre el cliente y la empresa.

Puedes verlo como un identificador privado del cliente, único para tu relación con ese usuario específico. Esto permite que los registros de contactos, las automatizaciones y el historial de conversaciones se mantengan intactos, independientemente de si el cliente se identifica mediante un número de teléfono o un nombre de usuario.

Así funcionan los BSUID:

• Es único para cada usuario dentro de tu empresa. Dos clientes no pueden compartir el mismo BSUID en tu plataforma.

• Está limitado al ámbito de cada empresa. Si un mismo cliente envía mensajes a dos empresas distintas, tendrá un BSUID diferente para cada una. Los BSUID no pueden compartirse ni compararse entre cuentas.

¿Qué es Contact Book de Meta?

Contact Book es una función de Meta que mantiene vinculados los números de teléfono y los BSUID dentro de la infraestructura de Meta.

Se recomienda a las empresas mantener esta función activada en Meta Business Suite. Cuando tu empresa ya ha enviado o recibido mensajes o llamadas utilizando el número de teléfono de un cliente, WhatsApp puede almacenar la relación entre ese número de teléfono y su BSUID.

El número de teléfono puede incluirse en futuros webhooks, sujeto a las reglas de elegibilidad de Meta, para sincronizarlo con tu CRM de WhatsApp, como SleekFlow u otras plataformas, incluso si el cliente adopta posteriormente un nombre de usuario.

¿Cómo recopilar el número de teléfono de un cliente si utiliza un nombre de usuario?

Muchas empresas tienen motivos válidos para recopilarlo, como contar con SMS como canal alternativo, enviar confirmaciones de pedidos, verificar cuentas o sincronizar registros entre plataformas.

Hay dos formas de obtener el consentimiento del cliente para que comparta su número de teléfono contigo en WhatsApp.

1. Usa el botón "Share Contact Info" en las plantillas de mensajes

Las empresas pueden usar el botón "Share Contact Info", disponible en SleekFlow, para pedir a los clientes que compartan su información de contacto directamente en el chat. Una vez que el cliente toca el botón, su número de teléfono se registra automáticamente.

2. Usa un mensaje interactivo de WhatsApp o un flujo de automatización

Para recopilar la información de forma más estructurada, las empresas pueden usar WhatsApp Flows para crear formularios dentro de la aplicación o diseñar un flujo de automatización que invite a los clientes a compartir sus datos en el momento adecuado de su recorrido.

Independientemente del método que utilices, explica siempre a los clientes por qué necesitas su número. Cuando entienden el motivo, es mucho más probable que respondan.

Por ejemplo: “Comparte tu número para verificar tu identidad y vincular tu cuenta” genera mejores resultados que simplemente decir: “Comparte tu número de teléfono”.

¿Por qué son importantes los nombres de usuario de WhatsApp para las empresas?

Entonces, ¿qué significa realmente esta actualización para la interacción diaria con tus clientes en WhatsApp?

1. Menos barreras para el primer contacto

Actualmente, los clientes potenciales necesitan tu número de teléfono para enviarte un mensaje. Esto genera fricción: tienen que guardar tu número o copiarlo y pegarlo correctamente. Con los nombres de usuario, el proceso será mucho más sencillo. Los clientes podrán escribir @tuempresa e iniciar una conversación al instante.

Cómo simplifica esto tu marketing:

• Agrega tu nombre de usuario a la biografía de Instagram, publicaciones de Facebook o tarjetas de presentación

• Inclúyelo en firmas de correo electrónico o en el pie de página de tu sitio web

• Compártelo verbalmente sin tener que dictar un número de teléfono

2. La privacidad genera confianza

Según investigaciones recientes, el 75 % de los consumidores se negará a comprar a una empresa en la que no confíe para proteger sus datos, y el 48 % ha dejado de comprar por completo a determinadas marcas debido a preocupaciones relacionadas con la privacidad. Esto demuestra que los clientes se sienten más cómodos interactuando con las empresas cuando perciben que su información personal está protegida. Cuando los nombres de usuario estén disponibles, todos podrán optar por utilizarlos, ofreciendo un equilibrio entre seguridad y simplicidad.

Esto es especialmente importante para:

• Clientes nuevos que todavía están generando confianza en tu marca

• Compradores preocupados por la privacidad que dudan en compartir su número de teléfono

• Audiencias más jóvenes que esperan experiencias digitales centradas en la privacidad

Cuando los clientes saben que su número de teléfono permanecerá privado a menos que decidan compartirlo, es más probable que inicien esa primera conversación con tu empresa.

3. Una identidad de marca más sólida y memorable

Tu número de teléfono no comunica nada sobre tu marca. Pero ¿@SleekFlowSupport o @TuCafetería? Son nombres fáciles de reconocer al instante y refuerzan tu marca en cada interacción.

Para las empresas que gestionan varios números de WhatsApp, por ejemplo, para distintos departamentos o líneas de productos, los nombres de usuario pueden ayudar a organizar y diferenciar claramente estos canales para los clientes.

4. Mayor interacción

Las personas se sienten más seguras al interactuar con empresas cuando su información personal permanece privada, pero siguen teniendo la opción de compartir su número si así lo desean. Esta confianza se traduce en:

• Más consultas entrantes de clientes

• Mayores tasas de interacción en campañas de WhatsApp

• Mejor conversión desde el reconocimiento de marca hasta conversaciones reales

Cómo afectan los nombres de usuario de WhatsApp a los usuarios de SleekFlow

No necesitas hacer nada. SleekFlow está diseñado para ofrecer compatibilidad total con versiones anteriores de cara al lanzamiento de junio de 2026, por lo que tus flujos de trabajo, contactos y automatizaciones existentes seguirán funcionando sin que tu equipo tenga que realizar ningún cambio.

• Cuando no hay un número de teléfono disponible, los contactos se identifican mediante el BSUID, lo que permite mantener intacto el historial de conversaciones y evitar contactos duplicados.

• Los nuevos contactos pueden crearse mediante BSUID y vincularse automáticamente a un número de teléfono si este está disponible más adelante.

• Tus flujos de trabajo automatizados de WhatsApp en Flow Builder seguirán activándose con normalidad, independientemente de si el cliente se identifica mediante un número de teléfono o un BSUID.

• Los mensajes de difusión seguirán llegando a los clientes que adopten nombres de usuario mediante sus BSUID, por lo que podrán continuar incluidos en tus listas de difusión incluso cuando sus números de teléfono no estén disponibles.

  Preguntas frecuentes

  ¿Los nombres de usuario de WhatsApp reemplazan los números de teléfono?

  No. Los nombres de usuario son una forma adicional de encontrar y contactar a usuarios o empresas en WhatsApp. Para las empresas, mejoran la visibilidad y refuerzan la identidad de marca, pero no sustituyen el número de teléfono empresarial registrado.

  ¿Puedo seguir recopilando los números de teléfono de los clientes si utilizan un nombre de usuario?

  Sí. Puedes usar plantillas de mensajes de WhatsApp con el botón "Share Contact Info" para recopilar números de teléfono. Cuando un cliente lo toca, su número se registra automáticamente. Como alternativa, puedes utilizar WhatsApp Flows para crear un formulario dentro de la aplicación que recopile los datos del cliente, incluido su número de teléfono, o diseñar un flujo de trabajo automatizado que le solicite compartirlo en el momento adecuado de su recorrido.

  ¿Qué pasa si el nombre de usuario que quiero ya está ocupado?

  Cada nombre de usuario es único a nivel global. Si alguien ya registró el identificador que quieres, tendrás que elegir una variante. Esta es una de las principales razones para reservarlo cuanto antes: WhatsApp podría haber reservado previamente un nombre de usuario muy similar al nombre actual de tu marca, y los usuarios de SleekFlow pueden reclamarlo directamente desde la plataforma antes de que el lanzamiento público esté disponible para todos.

  ¿Cada uno de los números de teléfono de mi empresa puede tener su propio nombre de usuario?

  Sí. Cada número de teléfono puede tener un nombre de usuario, y dos números no pueden compartir el mismo. Si utilizas líneas de WhatsApp separadas para ventas, atención al cliente y logística, cada una puede tener un identificador distinto, como @tumarca.ventas o @tumarca.soporte.

  ¿Perderé mi historial de conversaciones si los clientes cambian a nombres de usuario?

  No. SleekFlow almacenará el BSUID junto con el número de teléfono durante el periodo de transición, cuando ambos estén disponibles. Si más adelante el número de teléfono deja de estar disponible, el sistema identificará al contacto mediante el BSUID y conservará el historial de conversaciones.

  ¿Las distintas WABA de diferentes portafolios empresariales obtienen BSUID diferentes para el mismo contacto?

  Depende de la estructura de los portafolios empresariales: • Si un cliente envía mensajes a dos de tus cuentas de WhatsApp que pertenecen a portafolios distintos, tendrá un BSUID diferente para cada una. • Si ambas cuentas pertenecen al mismo portafolio, se utilizará el mismo BSUID en las dos. • Para empresas con varios portafolios, Meta ofrece un BSUID principal que funciona en todos los portafolios inscritos.