WhatsApp Auto-Antwort-Nachricht: Der vollständige Leitfaden für 2024
53% der Besucher von Mobil-Websites verlassen die Seite wieder, wenn sie nicht innerhalb von drei Sekunden geladen wird. - Google
Das oben genannte Forschungsergebnis verdeutlicht gut, dass Menschen heutzutage zu ungeduldig sind, um zu warten. Wenn es um den Kundenservice geht, sind Kunden besonders darauf bedacht, Ihre Antwort zu erhalten. 61 % der Kunden würden nicht wiederkommen, wenn sie eine schreckliche Erfahrung gemacht haben.
Was ist WhatsApp Auto-Antwort?
WhatsApp Auto-Antwort ermöglicht es Ihnen, automatisch ausgelöste Nachrichten einzurichten, um die Arbeitslast zu verringern und Kosten zu sparen. Zum Beispiel können Sie Abwesenheitsnachrichten erstellen, um Ihre Kunden sofort darüber zu informieren, dass Sie nicht verfügbar sind, und ihnen mitteilen, wann Sie sich bei Ihnen melden können.
Was ist WhatsApp Auto-Antwort?
Dank WhatsApp Business API können Sie mit Auto-Antworten viel mehr tun. Neben der Erstellung von Vorlagen-Nachrichten können Sie auch die Szenarien oder Schlüsselwörter je nach Situation definieren. Sie können voreingestellte Vorlagen-Nachrichten, auch Autoresponder genannt, automatisch auslösen. Diese relevanten automatisierten Nachrichten auf WhatsApp können einen Mehrwert für Ihre Kunden auch außerhalb der Bürozeiten schaffen.
Automatisierte Nachrichten von WhatsApp Business können ein großartiges zusätzliches Werkzeug für Ihr Marketing-, Vertriebs- oder Support-Team sein. Egal, ob es um Chat-Routing oder Lead-Qualifizierung geht, Sie können die Kunden durch die automatisierten Abläufe führen.
Nicht sicher, wie Ihnen WhatsApp Business helfen kann? Hier ist alles, was Sie über WhatsApp Business wissen müssen.
Wenn Sie im Moment kein Budget haben, gibt es eine integrierte Auto-Antwortfunktion, die Sie im kostenlosen WhatsApp Business-Konto nutzen können. Sieist kostenlos, also lohnt es sich, diese zu testen!
Wie Sie Abwesenheitsnachrichten in WhatsApp für Unternehmen einrichten
Sie können automatisierte Abwesenheitsnachrichten einrichten, wenn Sie beschäftigt sind, nicht im Büro sind oder Ihr Telefon nicht in der Nähe ist. Eine Standardnachricht wird generiert und automatisch an alle oder einige Ihrer Kontakte gesendet. Sie können auch Abwesenheitsbenachrichtigungen zu einer bestimmten Zeit planen, z. B. außerhalb der Bürozeiten.
So richten Sie die Abwesenheitsnachricht ein:
Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmenstools > Abwesenheitsnachricht.
Schalten Sie die Funktion "Abwesenheitsnachricht senden" ein.
Wählen Sie unter "Abwesenheitsnachricht" die Nachricht aus, die Sie bearbeiten möchten, und tippen Sie dann auf OK.
Optionen für die Terminplanung der Nachricht:
Tippen Sie auf "Zeitplan", um eine Zeit für Ihre Abwesenheitsnachricht festzulegen. Wählen Sie aus den folgenden Optionen:
Immer senden: eine automatische Nachricht jederzeit senden.
Eigener Zeitplan: eine automatische Nachricht nur zu einem bestimmten Zeitpunkt senden.
Außerhalb der Geschäftszeiten: eine automatische Nachricht nur außerhalb der Geschäftszeiten senden. Sie müssen dies zuerst im Geschäftsprofil einrichten.
Optionen für Ziel-Empfänger:
Tippen Sie auf "Empfänger", um Kontakte auszuwählen, die Ihre Abwesenheitsnachricht erhalten sollen. Wählen Sie aus den folgenden Optionen:
Alle
Meine Kontakte ausschließen: Abwesenheitsnachrichten nur an Kontakte außerhalb des Adressbuchs senden.
Alle außer: Abwesenheitsnachrichten an alle außer ausgewählte Kontakte senden.
Nur senden an: Abwesenheitsnachrichten nur an ausgewählte Kontakte senden.
Beachten Sie, dass Abwesenheitsnachrichten nur gesendet werden können, wenn eine Internetverbindung besteht.
Wie richten Sie Begrüßungsnachrichten von WhatsApp Business ein?
Sie können eine automatische Begrüßungsnachricht in WhatsApp für Ihre Neukunden einrichten, damit Sie mit ihnen kommunizieren können, ohne dass es unagenehm wird.
Neben automatischen Antworten für Kunden, die auf Sie zukommen, bietet diese Funktion auch die Möglichkeit, inaktive Leads zu reaktivieren. Sie können Kunden, die seit 14 Tagen keinen Kontakt mehr zu Ihnen hatten, gezielt ansprechen. Automatisierte WhatsApp-Nachrichten können im Vergleich zu E-Mail-Marketing-Kampagnen eine höhere Öffnungsrate haben.
Um Begrüßungsnachrichten einzurichten:
Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmenstools > Begrüßungsnachricht.
Schalten Sie die Funktion "Begrüßungsnachricht senden" ein.
Beginnen Sie mit der Bearbeitung, indem Sie auf das Nachrichtsfeld unter "NACHRICHT" tippen.
Optionen für Ziel-Empfänger:
Alle
Meine Kontakte ausschließen: Begrüßungsnachrichten an Kontakte außerhalb des Adressbuchs senden.
Alle ausser: Begrüßungsnachrichten an alle außer ausgewählte Kontakte senden.
Nur senden an: Begrüßungsnachrichten nur an ausgewählte Kontakte senden.
Vergessen Sie nicht, alle ausgewählten Optionen zu speichern, bevor Sie die Einstellungsseite der Begrüßungsnachricht verlassen.
64 % der Menschen aller Altersgruppen gaben an, dass sie lieber Nachrichten senden als anzurufen oder E-Mails zu senden. - Statistiken von HubSpot-Marketing
Best Practices für automatische WhatsApp-Antworten und -Nachrichten
Das Einrichten einer Auto-Antwort auf WhatsApp ist unkompliziert. Die wahre Herausforderung liegt in der sorgfältigen Gestaltung des Inhalts. Die Nachricht dient als direkter Kontaktpunkt Ihrer Marke. Während ein langer Text in sozialen Nachrichten nicht üblich ist, müssen Sie Ihre Ideen und Informationen präzise vermitteln und dabei eine geringe Anzahl an Zeilen für automatische WhatsApp-Auto-Antworten verwenden.
Nachfolgend einige praktische Tricks:
Das Einrichten einer Auto-Antwort auf WhatsApp ist unkompliziert. Die wahre Herausforderung liegt in der sorgfältigen Gestaltung des Inhalts. Die Nachricht dient als direkter Kontaktpunkt Ihrer Marke. Während ein langer Text in sozialen Nachrichten nicht üblich ist, müssen Sie Ihre Ideen und Informationen präzise vermitteln und dabei eine geringe Anzahl an Zeilen für automatische WhatsApp-Auto-Antworten verwenden.
Nachfolgend einige praktische Tricks:
Die erste Regel: Seien Sie präzise.
Sagen Sie nicht: "Wir antworten Ihnen so schnell wie möglich." Sagen Sie stattdessen: "Wir antworten innerhalb von 12 Stunden."
Zweitens: Legen Sie Ihren Messaging-Stil fest.
Die Vereinheitlichung des Sprachtons und der Nachrichtenstruktur stärkt Ihr Markenbild und ermöglicht es Ihren Kunden, den Inhalt sofort mit Ihrem Unternehmen in Verbindung zu bringen.
Verwenden Sie angemessene Formulierungen.
Vermeiden Sie die Verwendung von Branchenjargon.
Verwenden Sie einen freundlichen Ton in der gesamten Nachricht.
Verwenden Sie eine klare und verständliche Sprache.
Lernen Sie, Ihre Antworten mit SleekFlow KI zu verbessern.
Drittens: Teilen Sie Ihren Kunden Ihren nächsten Schritt mit.
Wenn Sie Ihren Kunden die Option "Was kommt als Nächstes" mitteilen, erhöhen Sie das Vertrauen der Kunden in Ihr Unternehmen, was zu einer höheren Kundenbindung führt. Sie können beispielsweise innerhalb von drei Tagen nach Eingang der Beschwerde einen Bericht an Ihre Kunden senden. Dadurch überzeugt Ihr Unternehmen, gut vorbereitet zu sein. Die Meinungen der Kunden werden wahrgenommen und entsprechende Maßnahmen ergriffen.
Es ist üblich geworden, dass unsere Kunden unseren Service loben. Sie mögen es, auf automatisierte Fragen zu antworten, und loben unsere Effizienz.
Yalu
Mitbegründer, Momo Lifestyle
Viertens: Personalisieren Sie Ihre automatische Nachricht auf WhatsApp.
Die Aufrechterhaltung einer freundlichen Beziehung zu Ihren Kunden ist für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend. Ein hervorragendes Kundenerlebnis kann Mundpropaganda fördern und Ihre Kundenbasis durch Ihre Kunden erweitern!
Sie können Ihre automatische Nachricht ganz einfach personalisieren, indem Sie den Namen Ihres Kunden mithilfe von Variablen hinzufügen.. Dies kann bereits einen großen Einfluss darauf haben, wie sich Ihr Kunde fühlt.
Fünftens: Bieten Sie eine alternative Kontaktmethode an.
Beispiele sind Filialstandorte und Telefonnummern. Sie können auch ein integriertes Omnichannel-Postfach verwenden, um es Kunden zu ermöglichen, mit Ihrer Marke über verschiedene soziale Messaging-Kanäle wie Facebook Messenger, Instagram DM, Telegram und mehr in Kontakt zu treten.
Sechstens: Integrieren Sie visuelle Elemente.
55 % der B2C (Business-to-Customer)-Content-Ersteller gaben an, dass visuelle Elemente Vorrang haben sollten. Tatsächlich ziehen die meisten Menschen Fotos einem langen Textblock vor
Hängen Sie Bilder oder Poster an Ihre automatisierten WhatsApp-Antwortnachrichten, um die Leistung zu verbessern, die Öffnungsraten zu steigern und die Engagement-Raten zu erhöhen.
Bonusvorlage für Ihre Auto-Antwort-Nachricht:
Hey {Name}! Ich bin Ihr engagierter Helfer! Bitte geben Sie die Nummer ein, um Ihre Sprache auszuwählen.
[1] Deutsch [2] English
Einschränkungen von WhatsApp Auto-Antworten & Nachrichten
Obwohl die WhatsApp Business-App kostenlos ist, gibt es Einschränkungen bei den angebotenen Funktionen. Umfassende Automatisierung, Nachrichtenvorlagen, die Integration von CRM und anderen Anwendungen von Drittanbietern sind nicht verfügbar. Dies weil WhatsApp Business darauf ausgelegt ist, lokale Kleinunternehmen zu bedienen.
Zum Beispiel können Geschäftsinhaber die Abwesenheitsnachricht nur für vordefinierte Arbeitszeiten festlegen, im Gegensatz zur WhatsApp Business API, die einen 24-Stunden-Chatbot bietet.
Außerdem unterstützt nur die WhatsApp Business API grüne Häkchen für verifizierte Geschäftsprofile, was sie zuverlässiger und vertrauenswürdiger für Ihre Kunden macht.
Für eine ausführlichere Erklärung können Sie die Unterschiede zwischen WhatsApp Business und WhatsApp Business API nachlesen.
Lösung: WhatsApp Business Chatbot
Was sind die Vorteile eines WhatsApp-Chatbots?
Allerdings sollten Sie die Fähigkeiten eines Chatbots in der kostenlosen WhatsApp Business App nicht überbewerten. Wie bereits erwähnt, gibt es nur zwei Arten von integrierten automatischen Antwortvorlagen, und der direkte Zugang zum WhatsApp-Kundensupport ist im Falle von Problemen nicht immer gewährleistet.
Aus diesem Grund benötigen Sie eine Expertenplattform von Drittanbietern wie SleekFlow. Mit einem visuellen Flow-Editor können Sie ganz einfach automatisierte WhatsApp-Chatflows erstellen und Kunden durch den Einkaufsprozess führen.
Wenn Sie WhatsApp Business API mit einer All-in-One-Omnichannel-Messaging-Lösung von SleekFlow integrieren, dem offiziellen WhatsApp Business Solution Provider (BSP), können Sie auch auf die folgenden leistungsstarken WhatsApp-Marketingtools zugreifen:
Interaktive Nachrichten: Listen-Nachrichten, Antwort-Buttons
WhatsApp-Rundschreiben
Mehrere Anmeldungen
Chatbots mit WhatsApp-Autoantwort
Automatisierte Nachrichtenregeln und Workflows mit Webhook-Aufrufen
Tools zur Leadgenerierung
Produktkatalog im Chat
Möchten Sie mit der Unterstützung von SleekFlow Ihre Mitbewerber hinter sich lassen?
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So richten Sie den WhatsApp-Chatbot über SleekFlow ein
Neben dem Einrichten von "Abwesenheitsnachrichten" und "Begrüßungsnachrichten" gibt es noch mehr zu entdecken. Auf der SleekFlow-Plattform können Sie eine Vorlagennachricht einrichten, um Erstkunden zu begrüßen. Sie können auch über SleekFlow einen eigenen Automatisierungsbereich in WhatsApp haben und alle gewünschten automatisierten Nachrichten planen.
Sie können sich an der folgenden Vorlage orientieren:
Hallo, ich bin Ihr persönlicher Assistent. 🤖💪 Es ist wunderbar, Sie hier zu treffen!
⚡️ Wir möchten Ihre Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten. Bitte wählen Sie unten die gewünschten Dienste aus, indem Sie die entsprechende Nummer eingeben. Sie können jederzeit mit der Eingabe [0] zur Hauptseite zurückkehren.
Allgemeine Anfrage
Adressen von Filialen
Produktinformationen und Preise
24-Stunden-Kundendienst
Weitere Vorschläge
http://www.Instagram.com/abccompany
Offizielle Website
Anhand des obigen Beispiels könnte, wenn der Kunde [3] eingibt, Ihre automatische Antwortnachricht Ihr WhatsApp-Produktkatalog oder ein YouTube-Link zu einem Produktvorstellungsvideo sein.
Wenn jedoch jemand mit [5] antwortet, könnte die automatische Antwortnachricht Ihre Kunden dazu auffordern, Vorschläge an einen bestimmten Kanal zu senden:
Hallo, bitte senden Sie die folgenden Informationen an customer.relations@abccompany.com. Wir werden Ihre E-Mail innerhalb von 3-5 Arbeitstagen bearbeiten. Wir freuen uns sehr, von Ihnen zu hören!
Name: Kontaktnummer: Betreff: Kundenservice/Produkte/Sonstiges
Mit automatischen Antworten können Sie den Prozess optimieren und Ihren Kunden zeitnah und effektiv antworten!
9 Beispiele für automatische WhatsApp Business–Antwortnachrichten
Grübeln Sie darüber nach, was Sie für die Abwesenheits- und Begrüßungsnachrichten schreiben sollen? Wenn Sie WhatsApp Business verwenden, sind dies wahrscheinlich einige der besten Beispiele für automatisierte WhatsApp-Nachrichten für Sie!
Beispiele für Abwesenheitsnachrichten nach Geschäftsschluss
Beispiel 1
Hallo! Vielen Dank, dass Sie [Ihren Firmennamen] kontaktiert haben.
Unsere Bürozeiten sind von [Ihren Betriebszeiten], aber wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden!
Beispiel 2
Danke, dass Sie sich mit [Ihrem Firmennamen] in Verbindung gesetzt haben!
Wir haben jedoch derzeit von [Ihren Betriebszeiten] geschlossen. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und eine schöne Woche!
Beispiele für Feiertags-Abwesenheitsnachrichten
Beispiel 3
Frohe [Name des Feiertags]! [Ihr Firmenname] macht derzeit eine Pause bis zum [Wiederaufnahmedatum].
Sie können in der Zwischenzeit in unserem Online-Katalog stöbern, und wir melden uns bald bei Ihnen!
Beispiel 4
Wir wünschen Ihnen einen schönen [Feiertagsname]. Ihre Anfrage wurde entgegengenommen, und bald wird sich jemand bei Ihnen melden. Für dringende Hilfe rufen Sie bitte [Ihre Geschäftskontaktnummer] an.
Vielen Dank und genießen Sie Ihren Feiertag!
Beispiele für Benachrichtigungen über Dienstausfälle
Beispiel 5
Zu Ihrer Information: Die Website von [Ihrem Firmennamen] befindet sich derzeit im Umbau bis zum [Enddatum]. Bitte senden Sie uns eine Nachricht oder kontaktieren Sie uns währned dieser Zeit unter [Ihrer Geschäftskontaktnummer] t.
Ihre Geduld und Unterstützung werden sehr geschätzt. Haben Sie einen tollen Tag!
Beispiel 6
Hallo, vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme.
Wir möchten Sie darüber informieren, dass es aufgrund von logistischen Upgrades bei [Ihrem Firmennamen] zu Verzögerungen bei der Produktlieferung kommen kann.
Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten und danken Ihnen vielmals für Ihr Verständnis.
Beispiele für Begrüßungsnachrichten
Beispiel 7
Hallo! Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wir bearbeiten derzeit eine hohe Anzahl von Anfragen, aber wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. In der Zwischenzeit können Sie unsere Website für relevante Informationen besuchen: [Ihre Firmenwebsite]
Danke für Ihre Geduld!
Beispiel 8
Hallo! Vielen Dank, dass Sie [Ihren Firmennamen] kontaktiert haben.
Wie können wir Ihnen behilflich sein?
Beispiel 9
Guten Tag!
Vielen Dank für Ihr Interesse an [Ihrem Firmennamen]. Unsere Kundenservice-Mitarbeiter werden sich innerhalb der nächsten 24 Stunden bei Ihnen melden.
Um mehr über unsere Produkte und Dienstleistungen zu erfahren, besuchen Sie unsere Website unter [Ihrer Unternehmenswebsite].
Bis bald!
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