Automatizaciones de marketing: Chatbots para la gestión de eventos
Los eventos empresariales ofrecen numerosas ventajas, desde aumentar la visibilidad de la marca y generar oportunidades de marketing, hasta establecer alianzas mediante la colaboración. Sin embargo, a pesar de las múltiples ventajas que pueden aportar, la planificación, la organización y la logística también conllevan una gran carga de trabajo.
Para reducir las fricciones y garantizar una gestión de eventos exitosa, las empresas han comenzado a utilizar tecnología para eventos, como automatizaciones y chatbots . Pero, ¿cómo exactamente?
En este artículo, exploraremos algunas herramientas eficaces de automatización de marketing y chatbots para eventos que pueden ayudarte a aligerar la carga de trabajo a la hora de organizar eventos.
¿Por qué son importantes la automatización de marketing y los chatbots para eventos?
Muchas empresas se basan en métodos de trabajo tradicionales. Para estas compañías, completar las tareas de forma manual parece la vía más fácil y directa. No obstante, si logras cultivar la capacidad de salir de tu zona de confort y superar la curva de aprendizaje, automatizar la gestión de eventos te ahorrará mucho tiempo, costos y esfuerzo.
Aumenta la precisión y minimiza errores en los eventos
Los agentes humanos son flexibles; se pueden capacitar para reaccionar ante diversas circunstancias, pero también son propensos a cometer errores, especialmente al hacer malabares con múltiples tareas.
Imagina proporcionar a los asistentes la hora o ubicación incorrecta, lo que provoca que se pierdan el evento y, peor aún, que se queden con una mala impresión de tu marca para siempre. Utilizar un chatbot para eventos puede resolver este problema, ya que se puede brindar un soporte preciso y oportuno a los usuarios en todo momento.
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Actualizaciones productivas con mensajes masivos automatizados
En caso de que se realicen actualizaciones o cambios repentinos, la automatización de eventos se puede utilizar para enviar mensajes masivos a los participantes. Gracias a las variables personalizadas en estos mensajes automáticos, no tendrás que escribir manualmente cada uno de sus nombres para personalizarlos. Podrás captar su atención y asegurarte de que reciban información actualizada de inmediato.
Soporte a asistentes 24/7 con automatización conversacional
Algunos leads o participantes de eventos pueden contactarte fuera del horario de oficina. Contar con un chatbot significa que tendrás un conserje virtual operando las 24 horas, los 7 días de la semana. Dado que la mayoría de las preguntas suelen ser muy similares, un chatbot para eventos también puede resolver fácilmente las preguntas frecuentes comunes (FAQs) sin intervención humana. Incluso pueden registrarse en el evento cuándo y dónde sea.
Además, al usar bots para eventos, el tono de la marca se mantiene constante en todos los departamentos y plataformas de mensajería. La calidad del soporte y la comunicación del evento se pueden estandarizar y conservar adecuadamente.
Asignación más eficiente de tiempo y recursos humanos
Una vez que el chatbot del evento y las automatizaciones liberan tiempo y personal para tu equipo, estos pueden concentrarse en tareas más complejas. Por ejemplo, invitar a conferencistas profesionales al evento, idear propuestas creativas de marketing, coordinarse con el administrador del recinto y más.
Herramientas interactivas de WhatsApp para la comunicación en eventos en línea
WhatsApp es una aplicación de mensajería ampliamente utilizada en todo el mundo, y aquí tienes algunas herramientas interactivas excelentes para construir conexiones profundas con tus leads y participantes:
Diversos puntos de entrada de WhatsApp para una experiencia de marca única
Fomentar que los leads de tus eventos inicien una conversación de WhatsApp contigo es una forma fantástica de conseguir participantes. También puede servir como una sesión para romper el hielo y entablar esta nueva conexión antes de reunirse cara a cara.
Puedes habilitar múltiples puntos de entrada de WhatsApp para que inicien una conversación con tu marca:
Código QR de WhatsApp
Botón de llamada a la acción (CTA) de WhatsApp
Pero, ¿dónde puedes usar estas herramientas? En el caso de los códigos QR de WhatsApp, puedes colocarlos en páginas web, banners de la página de inicio, fotos en redes sociales, folletos en la oficina o carteles en tableros de anuncios en espacios públicos.
En cuanto a los enlaces de WhatsApp y los botones de CTA, puedes incorporarlos en plataformas en línea como tu página de Facebook y perfil de empresa en Instagram, o simplemente en tu sitio web oficial y en la landing page del evento.
¿No estás seguro de cómo crear un código QR o enlace de WhatsApp? Utiliza nuestra herramienta gratuita aquí.
Botones de chat atractivos o mensajes de lista para medir el interés
La forma en que interactúas con los leads de tus eventos puede influir en su primera impresión de tu marca. Además de un contenido de mensajes creativo, puedes utilizar botones de chat y mensajes de lista en WhatsApp para que respondan con un par de toques.
Por ejemplo, si una institución educativa transmite una promoción de evento, puede comenzar con un mensaje que diga:
“¡La hierba siempre es más verde en otros países, lo entendemos! ¿Quieres estudiar en el extranjero? Ven a hablar con nosotros ([nombre de la empresa]) en la próxima feria en [recinto]. P. D., ¡tenemos consejos y regalos gratis para ti!”
Los botones de estos mensajes pueden ser “Quiero saber más”, “Quiero asistir” y “No me interesa”, permitiendo que los leads respondan con un simple toque. Dependiendo de su selección, puedes enviarles mensajes sobre el evento, detalles de universidades locales o excluirlos de tu lista de difusión. Esto sin duda mejora los resultados de tus campañas de marketing de eventos y ayuda a recopilar únicamente leads de alta calidad para tu negocio.
También puedes experimentar con otros conceptos en los mensajes interactivos de WhatsApp:
Crear encuestas para tantear los temas que interesan a tu público objetivo.
Enviar minijuegos con incentivos como una bebida gratis o un código de descuento como promoción del evento.
SleekFlow nos ayudó a configurar botones de chat en WhatsApp para medir el interés de los clientes, y logramos obtener una tasa de respuesta satisfactoria de alrededor del 80%.
El Equipo de Marketing
Pearl Holiday
Explora la historia de éxito completa de Pearl Holiday y descubre cómo utilizaron WhatsApp para la automatización de eventos.
Pósteres creativos como imágenes con interacciones personalizadas
Para motivar la participación, también puedes diseñar de manera creativa las imágenes y videos de los eventos. Un ejemplo es utilizar una imagen que requiera que los leads toquen la pantalla para ver la ilustración completa. Si buscas atraer a una audiencia más joven, puedes usar memes o fotos tiernas de mascotas para transmitir un mensaje.
Junto con el archivo adjunto de imagen, tus mensajes también pueden incluir detalles personales como el nombre, la ubicación o incluso información sobre eventos anteriores en los que hayan participado, si aplica.
¿Quieres hacer más con los mensajes masivos de WhatsApp para eventos? Explora la función de difusión de WhatsApp.
Cómo automatizar la gestión de eventos en SleekFlow
¿Tienes ideas sobre cómo te gustaría automatizar la gestión de eventos y guiar a los prospectos a través del flujo de chat? Puedes visualizar todo el recorrido en el Constructor de Flujos (Flow Builder) de SleekFlow.
Calificación de leads de eventos desde redes sociales vía WhatsApp
Una vez que el lead inicia una conversación de WhatsApp a partir de tus anuncios en redes sociales (por ejemplo, anuncios de clic a WhatsApp), tu sitio web o la landing page del evento, puedes activar la automatización mediante un mensaje preestablecido.
Para calificar eficazmente a estos prospectos, puedes empezar permitiéndoles elegir sobre qué les gustaría consultar: detalles del evento, cómo registrarse o hablar con un agente. Puedes configurar el flujo de chat automatizado para ofrecer información relevante para cada opción, enlazar a un formulario de Google o asignar automáticamente la conversación a tu equipo según su elección.
Explora cómo puedes automatizar la generación de leads por WhatsApp y mira cómo lo hacen otras marcas.
Segmentación de leads calificados en listas de contactos
De acuerdo con las respuestas que obtengas, también puedes añadir etiquetas de chat automáticamente y clasificar estos contactos en listas. De esta manera, tu equipo contará con información adicional al chatear con dicho lead. Tus futuras campañas de difusión también estarán mejor segmentadas, ya que podrás asegurarte de enviar promociones de eventos específicas a quienes estén realmente interesados.
Envío masivo de promociones para aumentar registros
La difusión por WhatsApp es una herramienta potente para que las empresas envíen promociones de eventos de forma masiva. Especialmente para aquellos leads con alto potencial que ya han interactuado antes, un mensaje de difusión con incentivos puede darles el impulso final para registrarse en tu evento.
Tras recibir el mensaje, el chatbot puede enviar un enlace de pago dentro del chat para que paguen al instante o redirigirlos al sitio web oficial para su registro.
Programación de recordatorios y guías para el evento
En el Constructor de Flujos, puedes programar un mensaje recordatorio antes de la fecha del evento para obtener confirmación y mejorar la tasa de asistencia. Esto ayuda a pronosticar los resultados y te permite enfocar mayores esfuerzos de marketing para potenciar el rendimiento del evento antes de que se lleve a cabo.
La calidad del soporte también mejorará si proporcionas guías útiles, como un mapa o indicaciones para llegar al recinto, además de consejos prácticos (por ejemplo, buenas zonas de estacionamiento) para los asistentes.
Encuestas de satisfacción automatizadas para mejorar
Los bots de eventos se pueden utilizar para enviar mensajes de agradecimiento por la participación y el éxito del evento. Al mantener el contacto con los asistentes después de este, tu marca dejará una imagen positiva y fomentará el marketing de boca en boca (word-of-mouth).
Sincronización de contactos con tu base de datos CRM existente
Dentro del flujo de chat automatizado para eventos, también puedes sincronizar estos contactos con tu plataforma CRM existente (como Salesforce o HubSpot) mediante llamadas webhook. Esto no solo permite enviar futuras promociones, sino que también completa el perfil del cliente en tu base de datos para asistir a tu equipo en interacciones futuras.
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