Cómo usar WhatsApp Business para escuelas
La educación ya no se limita a las cuatro paredes de un aula. Con el auge de la educación en línea y las plataformas digitales, se ha convertido en un próspero negocio que está cambiando la forma en que los estudiantes acceden y obtienen educación.
Por lo tanto, tener una estrategia empresarial bien diseñada es esencial para aprovechar estas oportunidades que permiten a estudiantes de diversos orígenes y ubicaciones acceder a contenido educativo de alta calidad y una experiencia educativa de usuario.
Dicho esto, WhatsApp Business se ha convertido en una valiosa herramienta de comunicación para las escuelas que buscan mantenerse conectadas de manera efectiva con estudiantes, padres y miembros del personal.
Además de su alcance global y capacidades en tiempo real, WhatsApp para educación ha demostrado ser efectivo cuando se trata de mejorar los flujos de trabajo administrativos.
¿Qué es WhatsApp para educación?
WhatsApp para educación se refiere al uso de la API de WhatsApp Business para facilitar las interacciones en instituciones educativas, ya sea para enseñar, para generar marketing con fines de reclutamiento o brindar apoyo a estudiantes potenciales.
WhatsApp facilita la comunicación entre educadores/administradores y estudiantes/padres al permitir que los profesores compartan materiales educativos y tareas.
Cuando hay nuevos anuncios como cancelaciones de clases, el departamento administrativo también puede comunicarse fácilmente con estudiantes o padres.
Las instituciones educativas pueden utilizar WhatsApp para distribuir de manera eficiente información importante y brindar asistencia inmediata a estudiantes o padres potenciales.
WhatsApp para educación promueve la inclusión y la accesibilidad, y reduce las brechas en la educación tradicional al llegar a un público más amplio y mejorar la experiencia educativa en general.
¿Por qué utilizar WhatsApp Business para escuelas?
WhatsApp cuenta con más de 2.78 mil millones de usuarios activos en todo el mundo, al utilizar esta herramienta podrás comunicarte con posibles clientes en todo el mundo.
Después de integrarte en la API de WhatsApp Business a través de un Proveedor Oficial de Soluciones de WhatsApp Business, podrás acceder a una gran cantidad de funciones que pueden mejorar el proceso de reclutamiento y mejorar la experiencia educativa del usuario al interactuar con tu institución.
Mostrar los nombres de los funcionarios de admisiones utilizando una cuenta oficial de WhatsApp Business
Imagina chatear con un número desconocido o una persona desconocida. Probablemente serías cauteloso con la información que compartes, ¿verdad? Con la API de WhatsApp Business, puedes asegurarte de que esto no será un problema al comunicarte con un estudiante potencial, ya que es posible mostrar el nombre del administrador a cargo de la sala de chat.
Al mostrar el nombre del administrador, los padres y los estudiantes se sentirán más cómodos interactuando con tu institución y confiarán en la información que se comparte en la plataforma.
Adjuntar folletos de cursos a los mensajes de WhatsApp
WhatsApp admite una amplia variedad de formatos multimedia, incluidos textos, imágenes, videos y documentos como PDF y presentaciones de diapositivas.
Puedes utilizar estas características para proporcionar una experiencia educativa de comunicación rica y atractiva.
También puedes optar por utilizar la función de catálogo de WhatsApp para mostrar los cursos disponibles para el año.
Estas características son útiles cuando un estudiante potencial se pone en contacto con tu institución y busca obtener más información sobre los cursos disponibles.
En un instante, podrás adjuntar los folletos de cursos relacionados, lo que permite al estudiante revisar los documentos en su teléfono.
Las soluciones de WhatsApp permiten a las escuelas establecer conexiones rápidas y profundas con los estudiantes
Las capacidades de mensajería en tiempo real de WhatsApp permiten a las escuelas establecer conexiones inmediatas con sus estudiantes. WhatsApp garantiza que la información se transmita de manera rápida, ya sea para entregar actualizaciones importantes, enviar recordatorios o resolver situaciones urgentes.
Puedes enviar mensajes personalizados a estudiantes individuales o grupos específicos para una interacción más relevante y significativa. La capacidad de adaptar los mensajes ayuda a que los estudiantes se sientan valorados y comprendidos, lo cual es un factor crítico para construir conexiones sólidas y duraderas entre la escuela y su cuerpo estudiantil.
Mayor participación con WhatsApp para estudiantes
Más allá de la comunicación unidireccional, puedes utilizar WhatsApp para interactuar de manera activa con tus estudiantes. Las escuelas pueden utilizar funciones como encuestas y cuestionarios para hacer que la comunicación sea más interesante y atractiva.
Los mensajes de WhatsApp tienen una alta tasa de apertura del 98%, lo que significa que las posibilidades de que los estudiantes respondan a los mensajes de tu escuela son mayores que otras formas de comunicación, como el correo electrónico, que tiene una tasa de apertura del 19.7%.
El Email Direct Marketing (eDM) puede ser efectivo para otras industrias, pero la tasa de éxito suele depender del público objetivo. En el campo educativo, el público objetivo está compuesto principalmente por estudiantes de las generaciones más jóvenes que prefieren las aplicaciones de mensajería social como sus herramientas de comunicación preferidas.
Ronald, el fundador de Afterschool, una exitosa empresa de EdTech en Hong Kong, compartió: "Intentamos usar el correo electrónico al principio, pero descubrimos que la mayoría de los estudiantes no lo leían. Por lo tanto, podrían perderse algún aviso importante, como un cambio de horario".
Utilizamos WhatsApp para ponernos en contacto con nuestros estudiantes, pero no lo consideramos simplemente como un tablón de anuncios o una sala de chat de atención al cliente.
Tratamos a nuestros estudiantes como amigos, y así es como hacemos que los estudiantes confíen en AfterSchool. Hablamos su idioma.
Utilizamos WhatsApp para contactar con nuestros alumnos, pero no debe considerarse un mero tablón de anuncios o un chat de atención al cliente. Tratamos a nuestros alumnos como amigos, y así es como conseguimos que los alumnos confíen en AfterSchool. Habla su idioma.
Ronald Tse
FUNDADOR DE AFTERSCHOOL
Lee la historia completa de éxito de Afterschool y descubre cómo utilizaron WhatsApp Business para escuelas para impulsar la participación.
Perfil comercial confiable para consultas de estudiantes
Crear una cuenta oficial de WhatsApp Business para tu escuela te permite agregar el nombre de tu escuela, detalles, número de contacto y dirección. Cuando los estudiantes o padres interactúan con una cuenta oficial, les brinda una sensación de seguridad y autenticidad.
Un beneficio adicional sería tener en tu cuenta el distintivo de marca de verificación verde junto al nombre de tu institución para mostrar a los posibles clientes que tu cuenta ha sido verificada y no es una cuenta falsa.
Uso de WhatsApp para educación: marketing y reclutamiento
WhatsApp código QR para recopilar clientes potenciales en ferias educativas
Las ferias y eventos educativos ofrecen una excelente oportunidad para que las instituciones educativas recopilen clientes potenciales de manera sencilla utilizando WhatsApp.
En estos encuentros, tu institución puede mostrar de manera destacada el WhatsApp código QR vinculado a tu cuenta oficial de WhatsApp o grupo. Los asistentes pueden escanear fácilmente este WhatsApp código QR y conectarse al instante con tu institución. Esto simplifica el proceso de recopilación de clientes potenciales, ya que los asistentes expresan su interés al optar por unirse al grupo de WhatsApp o iniciar una conversación.
Después de que el evento haya concluido, las instituciones educativas pueden continuar cultivando estos clientes potenciales proporcionándoles información relevante y actualizaciones.
Descubre otras formas de obtener consentimientos de WhatsApp antes de enviar mensajes a tus contactos.
Además, una vez que estos estudiantes potenciales escanean tu WhatsApp código QR e inician una conversación con tu marca, obtendrás una conversación de entrada gratuita en la que la ventana está abierta durante 72 horas.
Luego puedes ahorrar costos en tus conversaciones de WhatsApp y obtener un mayor retorno de la inversión.
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Campañas en redes sociales y anuncios de "Clic para WhatsApp" para atraer a estudiantes
Las instituciones educativas pueden aprovechar las plataformas de redes sociales como Facebook e Instagram para atraer a estudiantes. El equipo de marketing puede configurar respuestas automáticas para comentarios y chats en todas las publicaciones de Facebook e Instagram, de modo que todos los usuarios con un alto interés sean atendidos de inmediato.
Por ejemplo, puedes crear una publicación en Facebook con una llamada a la acción final que diga: "¡Comenta MD si estás interesado en saber más!". Luego, puedes automatizar una respuesta desencadenada por palabras clave para esa publicación y enviar instantáneamente un mensaje directo a la bandeja de entrada del usuario para hacer un seguimiento.
En este caso, puedes asegurarte de que los clientes potenciales sean atendidos mientras aún están interesados y de esta manera aumentar la tasa de conversión a largo plazo.
También puedes crear anuncios de "Clic para WhatsApp" que incluyan un botón clickeable, de modo que los estudiantes potenciales sean redirigidos a un chat de WhatsApp con tu marca al hacer clic. Estos anuncios son un medio efectivo para llegar a una audiencia más amplia y dirigir el tráfico a tus cuentas de WhatsApp Business.
El canal de comunicación directa y personal de WhatsApp lo diferencia de la publicidad tradicional, lo que lo convierte en una opción favorable para llegar a los estudiantes.
Mensajes interactivos de WhatsApp para la participación de los estudiantes
Los mensajes interactivos equipados con botones de chat de WhatsApp permiten que tu institución recopile información fácilmente y brinde a los estudiantes una forma conveniente de acceder a información o servicios específicos. Por ejemplo, antes de la feria, puedes enviar un mensaje para evaluar el interés de los estudiantes que visitarán tu stand con botones simples de "Sí" y "No".
Después o durante la feria, puedes enviar un mensaje con botones como "Horario de Cursos", "Información de Admisiones" y "Eventos en el Campus" a tus estudiantes. Simplemente pueden hacer clic en el botón relevante para obtener la información que necesitan sin tener que escribir consultas.
Este enfoque de autoservicio ahorra tiempo y motiva a los estudiantes a explorar los recursos disponibles.
Enviar mensajes masivos de WhatsApp a estudiantes para actualizaciones oportunas
La función de mensajes masivos de WhatsApp es indispensable para las instituciones educativas cuando se trata de difundir información crítica a un gran grupo de estudiantes simultáneamente.
Imagina esto, tu institución está enfrentando algunas dificultades técnicas y los profesores no pueden realizar clases en línea. ¿Cómo informarías a todos los estudiantes de la cancelación repentina? Copiar y pegar el mismo mensaje y enviarlo individualmente a cada estudiante lleva tiempo. Aquí es donde entra en juego la función de WhatsApp Broadcast.
WhatsApp Broadcast se puede utilizar para enviar mensajes masivos sobre actualizaciones oportunas, anuncios, horarios de exámenes o incluso alertas de seguridad a una lista de destinatarios de una sola vez.
Cuando envías mensajes por difusión, cada destinatario recibirá el texto en un chat individual. Por lo tanto, puedes personalizar el texto configurando variables para darle un toque más personal a tus mensajes.
Tomando el ejemplo anterior, suponiendo que tu institución asistirá a un evento, puedes enviar un mensaje de WhatsApp en masa con criterios personalizados:
¡Hola [nombre del estudiante]! Estamos emocionados por la feria educativa de 2023 y esperamos que tú también lo estés 🤗 ¡Nos gustaría invitarte a visitar nuestro stand en el número [número de stand] y entregarte tu paquete de estudiante gratuito! ¿Estás interesado?
Uso de WhatsApp para educación: servicio y soporte para estudiantes
Respuestas automatizadas a las preguntas frecuentes de los estudiantes
Las instituciones educativas pueden implementar chatbots automatizados en WhatsApp Business para proporcionar respuestas rápidas a las preguntas frecuentes de los estudiantes.
Los estudiantes pueden acceder a información sobre inscripciones, detalles de los cursos, plazos y otros asuntos esenciales en cualquier momento. Esta automatización reduce la carga sobre el personal de soporte, garantiza respuestas consistentes y permite a los estudiantes obtener la información que necesitan sin demora.
Chat en vivo omnicanal para ofrecer soporte las 24 horas, los 7 días de la semana a los estudiantes
Las instituciones educativas pueden utilizar un chat en vivo omnicanal para brindar asistencia durante todo el día a los estudiantes. Esto garantiza que los estudiantes tengan acceso al soporte siempre que lo necesiten, independientemente de la zona horaria o sus horarios.
Esta estrategia implica la integración de diversos canales de comunicación, como WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger y más, en una plataforma unificada.
El chat en vivo a través de WhatsApp Business para escuelas proporciona una experiencia educativa de soporte más interactiva e inmediata para los estudiantes en comparación con el correo electrónico o las llamadas telefónicas.
Además, permite a las instituciones mantener un registro centralizado de las interacciones de los estudiantes, facilitando un mejor seguimiento y atención de las consultas y preocupaciones de los estudiantes, lo que en última instancia conduciría a una mayor satisfacción y retención de los estudiantes.
Con SleekFlow, hemos facilitado la comunicación con los solicitantes, más conveniente y altamente eficiente. Ya no necesitamos lidiar con una multitud de consultas al mismo tiempo, especialmente durante el período de resultados del DSE, cuando estamos inundados de consultas por WhatsApp, correo electrónico y teléfono.
Con SleekFlow, la comunicación con los candidatos es más fácil, cómoda y eficaz. Ya no tenemos que hacer malabarismos con multitud de consultas a la vez, sobre todo durante el periodo de resultados de la DSE, cuando nos vemos inundados de consultas por WhatsApp, correo electrónico y teléfono.
Connie Chan
ADMISSIONS MANAGER DE HONG KONG SHUE YAN UNIVERSITY
Uso de WhatsApp para educación: operaciones sin problemas
Integrar WhatsApp para escuelas con sistemas CRM existentes
Integrar WhatsApp para escuelas con sistemas CRM existentes como Salesforce y HubSpot permite un intercambio de datos sin problemas que permite a las escuelas gestionar consultas, admisiones e interacciones con los estudiantes de manera más efectiva.
Esta integración también proporciona una plataforma centralizada para el seguimiento de las interacciones y el mantenimiento de un registro completo de las comunicaciones. Luego, puedes utilizar etiquetas para segmentar tus contactos en tus sistemas CRM y diferenciar las diferentes inquietudes o consultas que los clientes tienen.
Además, las etiquetas pueden ayudar a automatizar respuestas y flujos de trabajo dentro de los sistemas CRM. Por ejemplo, cuando una consulta de un estudiante se etiqueta como "Admisiones", puede programar mensajes de seguimiento regulares de WhatsApp con información relevante utilizando un flow builder.
Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que los estudiantes reciban respuestas oportunas y precisas.
Integrar el sitio web oficial para vender mercancía escolar en WhatsApp
Las instituciones educativas también pueden integrar sus sitios web oficiales con WhatsApp para vender productos escolares y expandir las fuentes de ingresos, proporcionando mayor comodidad a los estudiantes y padres.
Dado que WhatsApp cuenta con muchas funciones comerciales, como el catálogo de WhatsApp, carritos de compras, enlaces de pago en el chat, y más, que pueden ayudar a aumentar las ventas, sería más fácil para los estudiantes navegar, seleccionar y comprar productos con la marca de la escuela directamente a través de WhatsApp.
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Andy Ng
FUNDADOR DE TUTOR CIRCLE
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