WhatsApp Business: come funziona e come gestirlo

L'epidemia globale di COVID-19 ha modificato radicalmente le abitudini di molte aziende e molti consumatori. Molti commercianti hanno pensato di chiudere i loro negozi fisici e di spostare le loro attività prevalentemente online. Per questi motivi, la messaggistica istantanea è diventata uno strumento di comunicazione sempre più diffuso e indispensabile a livello aziendale.

Nel 2022, l'Italia si è classificata al secondo posto tra i Paesi con il maggior utilizzo di WhatsApp, con un un tasso di penetrazione dell'89%. - Statista

Molte aziende hanno un account business su WhatsApp, app di messaggistica istantanea anche utilizzabile per le aziende. WhatsApp è l’app con il maggior numero di utenti attivi in tutto il mondo, per questo motivo è una grande opportunità, specialmente in Italia dov’è molto popolare. L’account WhatsApp può essere utilizzato tramite le piattaforme software principali dell'azienda in vari modi, dall'offerta di assistenza clienti immediata alla personalizzazione dell'esperienza dei clienti per comunicare con l’azienda, dall'offerta di informazioni sui prodotti all'annuncio di sconti riservati. Tuttavia, soddisfare questi compiti può essere piuttosto impegnativo, dato che non tutte le aziende possono sfruttare appieno il loro potenziale a causa della scarsità di risorse. Se ti trovi a dover gestire un carico di lavoro eccessivo, il software per la gestione di WhatsApp Business API fornito da SleekFlow ti farà sicuramente risparmiare tempo e migliorerà la gestione giornaliera del lavoro.

Qual'è la differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business?

È molto comune che alcune aziende di e-commerce utilizzino l’account WhatsApp con il numero personale per scopi lavorativi, anche se non è una pratica consigliata. In quel caso, la gestione delle chat risulta spesso complicata, alternativamente avere un account business su WhatsApp permette di accedere a molte funzioni esclusive:

1. Profilo WhatsApp Business

La prima differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business è che nel primo il profilo personale include solo il nome dell'utente, la foto del profilo, lo stato ed il numero di telefono. Al contrario, il profilo aziendale dell'app WhatsApp Business consente di includere più informazioni e non mostra solo il nome dell'azienda, la foto del profilo e il numero di telefono, ma anche la descrizione dell'azienda, il settore in cui opera, gli orari di apertura, l'e-mail e il sito web.

2. Messaggi automatici di benvenuto/assenza

Un’altra differenza importante sta nel fatto che su WhatsApp standard è necessario inviare manualmente i messaggi, mentre avendo un account business su WhatsApp è possibile inviare i messaggi automaticamente. Ad esempio, se un cliente vi contatta fuori dall'orario di lavoro, WhatsApp invierà automaticamente un "messaggio out-of-office", cioè un messaggio di risposta automatico che notifica il cliente della vostra impossibilità di rispondere in quel momento. Oppure, se un cliente vi invia un messaggio per la prima volta o dopo un lungo periodo di tempo, riceverà un messaggio di benvenuto predefinito.

3. Filtri di ricerca su WhatsApp

La terza differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business è che utilizzando il primo gli utenti possono cercare le chat solo utilizzando parole o frasi, mentre per il secondo è possibile fare un ulteriore passo avanti e restringere i criteri di ricerca filtrando i messaggi in base a parole chiave, messaggi non letti, elenchi broadcast, etichette e altro ancora.

4. Link WhatsApp

Il fatto che non sia possibile inviare messaggi a un contatto non salvato in rubrica è particolarmente scomodo. Fortunatamente, quando si ha un account business su WhatsApp è disponibile una funzione di link breve (wa.me/). Il link breve è un URL "click-to-chat" (clicca-per-chattare) che consente ai clienti di iniziare una chat con le aziende senza aggiungere il numero ai loro contatti. È anche possibile personalizzare il messaggio con un testo precompilato che i clienti potranno inviare quando cliccano sul tuo link.

Consulta il nostro blog su WhatsApp Link.

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5. Risposte rapide

I clienti sono sempre alla ricerca di maggiori dettagli e, di conseguenza, potrebbe capitare che ripetano più volte le stesse domande. La differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business è che, per accelerare il processo di risposta, WhatsApp Business offre una funzione di risposta rapida grazie alla quale è possibile creare delle ‘’scorciatoie’’ di risposta per i messaggi inviati più di frequente. Dopo aver impostato le risposte rapide, è sufficiente digitare "/" per scegliere tra tutte le risposte preimpostate.

6. Etichette per le chat

Solamente WhatsApp Business offre questa particolare funzione di aggiungere delle etichette alle chat. Di solito si utilizza quando si desidera tenere traccia rapidamente di alcune informazioni come ordini e contatti e si ha bisogno di ritrovarle in un solo clic. Inoltre, non solo è possibile organizzare tutte le chat o dei messaggi specifici grazie alle etichette, ma è anche possibile aggiungere dei colori per trovare ciò di cui si ha bisogno in modo più facile e veloce.

Perché aprire un account business su WhatsApp?

Come funziona  WhatsApp Business  e perché è utile aprirlo sono due delle domande più richieste. La risposta più rapida è che WhatsApp Business è uno strumento efficace per ottimizzare i processi aziendali.

1. Vendite e WhatsApp Business

Le lunghe code ed i tempi di attesa spaventano i clienti. Fortunatamente, con WhatsApp Business utilizzando le risposte rapide, è possibile soddisfare le richieste dei clienti in tempi più brevi. Inoltre, è possibile utilizzare le etichette per classificare le chat in modo efficace ed ottenere un migliore follow-up. Una volta che i clienti iniziano ad interagire con la tua azienda in maniera più “umana”, è possibile cambiare rapidamente la loro etichetta in modo che gli addetti alle vendite non si confondano o abbiano delle note che possono migliorare la comunicazione con il cliente in futuro.

2. Marketing e WhatsApp Business

Il link "click-to-chat" è un'ottima tattica per avviare una comunicazione tra le varie piattaforme con WhatsApp Business. È possibile infatti incorporare il link nel pulsante CTA, nella firma dell'e-mail, nei banner pubblicitari e nelle pagine dei social media, convertendo i visitatori in contatti preziosi. Oltre ad attirare nuovi utenti, è possibile usare il tuo account business su WhatsApp per rafforzare i legami con i clienti già attivi. Ad esempio, puoi inviare loro gli auguri di compleanno e di buone feste, in modo da fidelizzarli in un modo moderno e innovativo.

Per approfondire lo studio del marketing su WhatsApp, vedi i migliori software di marketing su WhatsApp da conoscere nel 2024!

3. Supporto Clienti e WhatsApp Business

WhatsApp sta dominando il panorama della messaggistica e, probabilmente, è il canale di messaggistica istantanea preferito anche da molti dei tuoi clienti. Utilizzandolo anche tu, potrai fornire assistenza e inviare notifiche importanti, come conferme di appuntamenti e promemoria di pagamenti. Inoltre, se vuoi sapere come funziona WhatsApp Business , c’è da dire che si può utilizzare senza problemi anche su dispositivi a basso consumo di dati. Infatti, consente di raggiungere letteralmente chiunque abbia uno smartphone, offrendo un accesso diretto a servizi di assistenza di qualità.

Grandi marchi come Eau Thermale Avène a Hong Kong e PSB Academy a Singapore stanno sfruttando al meglio WhatsApp per migliorare il loro servizio clienti!

Sfrutta la potenza del business conversazionale con WhatsApp Business API

La versione a pagamento di WhatsApp si chiama WhatsApp Business API o WhatsApp Business Platform ed è progettata specificamente per le aziende che vogliono attivare WhatsApp come strumento per i team di vendita, marketing e assistenza clienti. 

SleekFlow è un  WhatsApp Business Solution Provider (BSP) autorizzato e fornisce il servizio di connessione WhatsApp Business API ed il servizio di hosting WhatsApp Cloud API. 

La particolarità dell’App è che dopo aver ottenuto la verifica dell'account si ha la possibilità di accedere a ulteriori funzionalità, come i messaggi interattivi, i pulsanti di chat, i cataloghi di prodotti, i pagamenti in chat e altro ancora.

Sei interessato? Consulta la nostra guida su come iscriversi a WhatsApp Business API.

Confrontiamo le diverse caratteristiche delle tre versioni di WhatsApp nella tabella seguente:

WhatsApp Manager: i vantaggi di utilizzare un software di gestione di WhatsApp

WhatsApp Manager è una piattaforma di messaggistica centralizzata che permette di gestire le conversazioni WhatsApp tramite una piattaforma all-in-one che offre una migliore esperienza ai clienti da parte dei team di vendita, assistenza e marketing.

1. Integrare tutti i canali di messaggistica in una piattaforma

Sebbene WhatsApp sia l'app di messaggistica istantanea più popolare, non è l'unica. Anche altre app come Telegram, Facebook Messenger, Instagram e LINE hanno il loro pubblico e punti di forza significativi, per cui è necessario essere ben preparati. Con il software di gestione di WhatsApp, WhatsApp Manager, è possibile unire più canali social in un’ unica piattaforma, eliminando la necessità di passare da un'app all'altra.

2. Massimizzare le prestazioni del tuo team

L’account su WhatsApp Business non supporta più di 2 dispositivi contemporaneamente e questo potrebbe compromettere l'efficienza della comunicazione con i clienti. Se avere più accessi a WhatsApp Business è importante per le tue esigenze, il software WhatsApp Manager può essere la giusta soluzione. I servizi condivisi che offre includono una funzione di casella di posta condivisa, ID di accesso e password personali per ogni membro del team che vorrà accedere allo stesso account business su WhatsApp. Questo potrà garantire un'elevata sicurezza per i dati dei tuoi clienti e informazioni sulla tua azienda. 

Oltre ai login per più persone, l'amministratore può anche etichettare e assegnare ruoli ai membri del team all'interno della casella di posta WhatsApp, evitando risposte duplicate e contrastanti. È anche possibile fare un’analisi dettagliata della performance grazie ad una serie di metriche sulla frequenza dei messaggi, sui tassi di risposta e sulle prestazioni individuali.

3. Migliorare le campagne marketing su WhatsApp Business API

Quando si tratta di inviare messaggi personalizzati come gli auguri di compleanno con il nome del destinatario, può capitare di dover copiare e incollare lo stesso messaggio più volte. Tuttavia, con il software WhatsApp Manager, puoi offrire un'esperienza personalizzata in modo semplice: segmenta, filtra e assegna un’etichetta ai clienti per programmare messaggi su misura per ognuno di loro, aggiornamenti sulle consegne e auguri in un solo clic, risparmiando tempo ed energie al tuo team.

Per chi usa Shopify, alcuni WhatsApp Managers possono integrarsi perfettamente con Shopify e facilitare il follow-up post-acquisto. Ad esempio, SleekFlow può attivare automaticamente un messaggio di abbandono dei prodotti nel carrello. Oppure, è possibile anche inviare un promemoria in modo automatico dopo 24 ore con l’aggiunta di un codice promozionale.

4. Costruire un chatbot con WhatsApp Business 

Un’altra caratteristica speciale del software di gestione di WhatsApp è che si può ottenere l'automazione del lavoro senza dover usare coding per sviluppare queste funzionalità. In passato, era necessario assegnare manualmente le chat dell’account business su Whatsapp ai dipendenti, ma con un WhatsApp Manager è possibile indirizzare rapidamente le conversazioni al giusto collega utilizzando parole chiave, orari e linguaggi per snellire l'intero flusso di lavoro e il percorso di coinvolgimento dei clienti.

WorldRemit, una società FinTech britannica ha aggiunto le notifiche di WhatsApp ai suoi servizi

WorldRemit, azienda leader nel trasferimento di denaro digitale che consente ai migranti di inviare denaro dai propri smartphone a persone in oltre 145 Paesi, è stata la prima società FinTech britannica ad utilizzare WhatsApp Business API nel 2018.

Certe volte possono esserci delle difficoltà nell’ invio degli SMS. Questo comporta che i clienti spesso non ricevono informazioni in tempo reale sui loro bonifici. Grazie ai messaggi automatici su WhatsApp, non è più così. Infatti ora possono ricevere notifiche istantanee sullo stato della loro transazione tramite WhatsApp.

Questa integrazione renderà il nostro servizio di invio di denaro sicuro, veloce e a basso costo, quindi ancora più conveniente per i milioni di clienti WorldRemit in tutto il mondo. - Alice Newton-Rex, Responsabile di prodotto presso WorldRemit