Tools terbaik untuk mengelola WhatsApp untuk bisnis pada 2024

Pandemi global COVID-19 telah mengubah kebiasaan banyak perusahaan dalam menjalankan bisnis secara dramatis. Banyak pelaku usaha retail yang mempertimbangkan untuk menutup toko fisik dan beralih ke situs online. Sementara itu, aplikasi chat instan menjadi semakin populer sebagai alat komunikasi antara bisnis dan pelanggan.

Pada 2021, jumlah pengguna WhatsApp di Indonesia mencapai 78,50 juta. Angka ini diperkirakan akan mencapai 83,86 juta pada 2025.
- eMarketer

Hampir semua perusahaan menggunakan WhatsApp Business, aplikasi chat dengan pengguna aktif terbanyak di dunia. Aplikasi ini dapat membantu bisnis dengan berbagai cara, mulai dari menawarkan layanan bantuan, memberikan pengalaman personal kepada pelanggan, menyampaikan informasi produk, hingga mengumumkan diskon terbatas. Namun, melakukan berbagai hal ini cukup sulit karena tidak semua perusahaan dapat memaksimalkannya dengan sumber daya yang terbatas. Jika Anda merasa kewalahan, Whatsapp manager yang disediakan oleh SleekFlow akan mempermudah pekerjaan Anda.

Perbedaan Whatsapp biasa dan Whatsapp Business

Menggunakan akun WhatsApp biasa untuk keperluan pribadi dan bisnis sudah menjadi kebiasaan bagi pebisnis e-commerce, padahal ia tidak direkomendasikan. Selain pengelolaan chat menjadi tidak rapi, pebisnis melewatkan banyak fitur eksklusif yang ditawarkan dalam Aplikasi WhatsApp Business:

1. Profil WhatsApp Business

Pada WhatsApp biasa, profil pribadi hanya menampilkan nama pengguna, foto profil, status, dan nomor ponsel. Di WhatsApp Business, berbeda dengan WhatsApp biasa, Anda dapat menyertakan lebih banyak informasi pada profil perusahaan di aplikasi WhatsApp Business. Profil ini memperlihatkan lebih dari sekadar nama perusahaan, foto profil, dan nomor ponsel. Profil WhatsApp Business dapat menampilkan deskripsi bisnis, kategori bisnis, jam buka, email, dan website.

2. Pesan salam/di luar jam kerja otomatis

Dengan WhatsApp biasa, Anda harus mengirim pesan secara manual. Namun, dengan aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat mengirim pesan sederhana secara otomatis. Misalnya, jika seorang pelanggan menghubungi Anda di luar jam kerja, WhatsApp akan secara otomatis mengirim “Pesan di Luar Jam Kerja” sesuai dengan jadwal Anda. Jika seorang pelanggan mengirim pesan untuk pertama kalinya atau sudah lama tidak mengirim pesan, mereka akan menerima pesan onboarding yang sudah disiapkan sebelumnya sebagai bantuan.

3. Filter pencarian di WhatsApp

Dengan WhatsApp, pengguna hanya dapat mencari percakapan menggunakan kata atau frasa. Namun, dengan WhatsApp Business, Anda dapat mempersempit pencarian dengan memfilter pesan menurut kata kunci, pesan yang belum dibaca, daftar broadcast, label, dan masih banyak lagi.

4. Link WhatsApp

Anda mungkin kesal karena tidak dapat mengirim pesan ke kontak yang belum tersimpan. Untungnya, ada fitur link singkat yang tersedia di WhatsApp Business. Link singkat merupakan URL “klik untuk mengobrol” yang memungkinkan pelanggan memulai percakapan tanpa perlu menyimpan nomor Anda. Anda bahkan dapat merancang pesan yang sudah diisi sebelumnya. Pesan ini akan dikirim saat pelanggan mengklik link Anda.

Cek blog kami tentang Link WhatsApp.

Ingin membuat Link WhatsApp khusus? Pembuat link WhatsApp dari SleekFlow kini tersedia

5. Balasan cepat

Pelanggan selalu menginginkan informasi mendetail. Jadi, mereka mungkin mengajukan pertanyaan yang sama berulang kali. Untuk membantu Anda mempercepat proses pengiriman balasan, WhatsApp Business menawarkan fitur Balasan Cepat. Anda dapat membuat keyboard shortcut untuk pesan yang paling sering dikirim. Setelah menyiapkan balasan cepat, cukup ketik “/” dan semua balasan cepat yang sudah disiapkan akan muncul sebagai pilihan.

6. Label percakapan

Fitur praktis ini hanya dapat ditemukan di WhatsApp Business. Label berguna saat Anda ingin menelusuri informasi dengan cepat, seperti pesanan dan calon pelanggan. Dengan label, Anda tidak hanya dapat mengelola seluruh percakapan atau pesan tertentu, tetapi juga menambahkan warna agar mudah diidentifikasi.

Sumber: Wondershare, TeleMessage, Twilio

Pentingnya menggunakan WhatsApp Business

Singkat kata, WhatsApp Business merupakan alat yang efektif untuk menyederhanakan proses bisnis Anda.

1. Penjualan

Antrean yang panjang akan membuat pelanggan pergi, begitu pula dengan waktu tunggu. Untungnya, dengan WhatsApp Business, Anda tidak perlu repot untuk membuat pelanggan puas. Dengan fitur Balasan Cepat, Anda dapat menjawab pertanyaan pelanggan dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan label untuk mengkategorikan pelanggan secara efektif agar dapat mengambil langkah selanjutnya dengan lebih baik. Begitu status mereka berubah, Anda dapat segera mengubah tag agar tim penjualan tidak bingung.

2. Pemasaran

Link “klik untuk mengobrol” merupakan pilihan yang tepat untuk memulai percakapan di berbagai platform. Anda dapat mencantumkan link di tombol CTA, tanda tangan email, iklan banner, dan halaman media sosial. Dengan begitu, Anda dapat mengubah pengunjung menjadi calon pelanggan. Selain menarik pengguna baru, Anda juga dapat menggunakan WhatsApp untuk membangun hubungan yang erat dengan pelanggan setia. Sebagai contoh, Anda dapat mengirimi mereka ucapan selamat ulang tahun dan hari raya. Hal ini akan membuat Anda selalu diingat oleh pelanggan.

Untuk mempelajari pemasaran WhatsApp lebih lanjut, lihat software digital marketing terbaik untuk produktivitas bisnis anda

3. Bantuan

WhatsApp telah menjadi aplikasi chat yang dominan. Dengan kata lain, aplikasi ini mungkin merupakan saluran pesan instan yang paling diminati oleh sebagian besar pelanggan Anda. Anda dapat memberikan layanan bantuan dan mengirimkan notifikasi penting kepada pelanggan, termasuk konfirmasi pertemuan dan pengingat pembayaran. WhatsApp berfungsi dengan baik di perangkat dengan tingkat pemakaian data yang rendah sekalipun. Sehingga, aplikasi ini terjangkau bagi siapa pun yang memiliki ponsel pintar. WhatsApp menawarkan akses ke bantuan berkualitas tinggi.

Faktanya, brand besar seperti Singtel di Singapura dan STACCATO di Hong Kong memanfaatkan WhatsApp dengan baik untuk layanan pelanggan!

Pertimbangan menggunakan WhatsApp manager

WhatsApp Manager mengacu pada platform percakapan terpusat. Alih-alih menjawab pertanyaan di aplikasi asli, Anda dapat mengelola percakapan dengan platform serbaguna. Tim penjualan, bantuan, dan pemasaran Anda dapat memberikan pengalaman yang lebih memuaskan kepada pelanggan.

1. Satukan semua saluran percakapan

Meski paling populer, WhatsApp bukanlah satu-satunya aplikasi pesan instan. Aplikasi lainnya, seperti Facebook Messenger, LINE, dan WeChat, juga memiliki audiens tersendiri dan keunggulan yang signifikan. Jadi, Anda sebaiknya siap melayani pelanggan di berbagai aplikasi ini. Dengan WhatsApp Manager, Anda dapat menggabungkan beberapa saluran percakapan ke dalam satu platform sehingga tidak perlu berpindah-pindah aplikasi.

2. Memaksimalkan kinerja tim Anda

WhatsApp Business tidak mendukung penggunaan lebih dari 2 perangkat secara bersamaan. Hal ini dapat mempengaruhi efisiensi Anda dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Jika fitur login ke WhatsApp Business untuk beberapa pengguna penting bagi pengelolaan bisnis Anda, WhatsApp Manager dapat menjadi solusi. WhatsApp Manager sering kali menawarkan inbox tim. Setiap anggota tim akan memiliki login ID dan kata sandi sendiri untuk mengakses akun WhatsApp Business yang sama. Hal ini juga menjamin keamanan. Selain login untuk beberapa anggota tim, admin juga dapat menambahkan tag dan mengirim penugasan ke anggota tim di inbox WhatsApp. Dengan begitu, tanggapan yang berulang dan bertentangan dapat dihindari. Jika Anda ingin meninjau indeks kinerja, terdapat serangkaian metrik tentang frekuensi pesan, tingkat tanggapan, dan kinerja individu. Jadi, Anda dapat melakukan analisis mendalam.

3. Luncurkan broadcast WhatsApp yang lebih menarik

Saat ingin mengirim pesan khusus, seperti ucapan selamat ulang tahun yang menyebutkan nama penerima, Anda mungkin perlu menyalin dan menempel pesan yang sama berulang kali. Namun, dengan WhatsApp Manager, Anda dapat memberikan pengalaman personal dengan mudah - mengelompokkan, memfilter, dan melabeli pelanggan untuk menjadwalkan pesan khusus, info terbaru tentang pengiriman, dan pesan sambutan dengan mudah. Sehingga, tim Anda dapat menghemat waktu dan tenaga.

WhatsApp manager sangat menguntungkan bagi pebisnis yang menggunakan Shopify. Sebagian WhatsApp manager bahkan dapat berintegrasi dengan Shopify. Jadi, Anda dapat menindaklanjuti pembelian dengan mudah. Misalnya, SleekFlow dapat secara otomatis memunculkan pesan tentang keranjang belanja yang ditinggalkan. Pengingat dapat dikirimkan secara otomatis setelah 24 jam dengan kode promo.

4. Buat chatbot Anda sendiri dengan WhatsApp

Salah satu fitur khusus dari WhatsApp Manager adalah sistem otomasi tanpa coding. Sebelumnya, Anda mungkin harus menyerahkan percakapan ke anggota tim secara manual. Namun, dengan WhatsApp Manager, Anda dapat dengan cepat mengarahkan percakapan ke rekan satu tim yang tepat. Anda dapat menggunakan kata kunci, waktu, dan bahasa untuk menyederhanakan alur kerja serta layanan pelanggan.

WorldRemit, perusahaan teknologi keuangan dari Inggris, menggunakan notifikasi WhatsApp untuk memberikan pelayanan

WorldRemit, perusahaan pengiriman uang digital terkemuka yang memungkinkan para perantau mengirim uang dari ponsel pintar mereka ke orang-orang di lebih dari 145 negara, merupakan perusahaan teknologi keuangan Inggris pertama yang menggunakan WhatsApp Business pada 2018.

Dengan adanya berbagai persoalan dalam pengiriman SMS di banyak negara, pelanggan bisa melewatkan informasi real-time mengenai transfer yang mereka lakukan. Namun, mereka kini bisa menerima notifikasi instan mengenai status transaksi mereka di WhatsApp.

Integrasi ini akan membuat layanan pengiriman uang kami yang aman, cepat, dan berbiaya rendah menjadi lebih nyaman bagi jutaan pelanggan WorldRemit di seluruh dunia.
- Alice Newton-Rex, Kepala Bagian Produk di WorldRemit