Cómo cambiar a WhatsApp Business sin perder tus datos
Para el primer trimestre de 2025, WhatsApp había alcanzado los 3,000 millones de usuarios activos mensuales, manteniéndose como la aplicación de mensajería más utilizada a nivel mundial. WhatsApp no es simplemente una herramienta de mensajería para conectarse con familiares, amigos y compañeros de trabajo; también es una plataforma para que las empresas de todos los tamaños prosperen.
Gestionar las consultas de los clientes a través de una cuenta personal de WhatsApp puede volverse caótico. Si eres dueño de un negocio, es momento de cambiar a WhatsApp Business para mejorar el profesionalismo y optimizar la comunicación.
Con la WhatsApp Business API, puedes automatizar respuestas, enviar mensajes personalizados y gestionar grandes volúmenes de interacciones con clientes con facilidad. Las empresas que utilizan la API han visto resultados impresionantes, con algunas logrando un retorno de la inversión publicitaria de hasta 40 veces (40X ROAS), lo que la convierte en una herramienta poderosa para impulsar la interacción y acelerar el crecimiento.
Echemos un vistazo rápido a los tres productos de WhatsApp, cada uno con funciones únicas diseñadas para diferentes necesidades.
¿Cuándo deberías usar la app WhatsApp Business?
La app WhatsApp Business es un excelente punto de partida y su uso es completamente gratuito. Considera esta opción si:
Tienes menos de 256 contactos en tu lista de difusión
Solo un miembro del equipo necesita gestionar los mensajes (o hasta 4 dispositivos vinculados)
No requieres automatización ni integración con CRM
También puedes optar por la suscripción a Meta Verified, que comienza desde $14.99 USD/mes para obtener la palomita azul en tu perfil.
¿Cuándo es momento de actualizar a la WhatsApp Business API?
Si tu empresa está escalando, la WhatsApp Business API ofrece una solución más robusta. Funciona bajo un modelo de precios de pago por mensaje de plantilla, lo que la convierte en una opción flexible para empresas en crecimiento. Deberías actualizar si:
Necesitas enviar mensajes a más de 256 contactos a la vez
Múltiples miembros del equipo necesitan gestionar conversaciones simultáneamente
Quieres automatizar flujos de trabajo o integrar WhatsApp con tu CRM y otros softwares empresariales
Conoce más sobre la diferencia entre la aplicación WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business.
Requisitos previos para cambiar a WhatsApp Business
Si estás considerando cambiar a WhatsApp Business, hay algunos requisitos previos que debes tomar en cuenta antes de dar el paso. Estos garantizarán que tu empresa esté lista para aprovechar al máximo las funciones y beneficios de la plataforma.
Criterios de elegibilidad
Autoridad legal: Específicamente señalada para la verificación empresarial formal, la entidad debe ser un negocio legal y el usuario debe tener la autoridad para representarlo
Número de teléfono: Un número de teléfono dedicado. Puede ser un número nuevo o un número personal existente migrado a la plataforma empresarial. Un solo número no puede funcionar como personal y de empresa al mismo tiempo
Requisitos técnicos
Dispositivo: Es obligatorio contar con un teléfono inteligente (smartphone) con una versión actualizada de Android o iOS
Conectividad: Se requiere una conexión a internet estable durante todo el proceso de migración para descargar la aplicación y, fundamentalmente, para restaurar las copias de seguridad del chat
Almacenamiento: El dispositivo debe tener suficiente espacio de almacenamiento interno para albergar la nueva aplicación, así como el historial de chat y los archivos multimedia migrados
Software: La aplicación estándar de WhatsApp (si la usas actualmente) debe actualizarse a la versión más reciente antes del cambio para minimizar problemas de compatibilidad
¿Cómo cambiar de una cuenta personal de WhatsApp a una cuenta de WhatsApp Business?
A continuación, encontrarás una guía paso a paso sobre cómo cambiar tu cuenta de WhatsApp a una cuenta de empresa. Para lograr tu objetivo, sigue cada paso.
Paso 1: Crea una copia de seguridad de tu historial de chat de WhatsApp
Antes de realizar el cambio, crea una copia de seguridad de tu WhatsApp antes de proceder con el proceso de transferencia. La copia de seguridad es necesaria si deseas conservar tu historial de conversaciones. La opción de copia de seguridad se encuentra en Ajustes > Chats > Copia de seguridad > Guardar. Este método funciona tanto en teléfonos inteligentes Android como en iOS.
Paso 2: Descarga la aplicación WhatsApp Business en tu teléfono
Descarga la aplicación WhatsApp Business en tu teléfono. Está disponible tanto en la Apple App Store como en la Google Play Store.
Paso 3: Lee las condiciones y regístrate
Para aceptar los términos del servicio, selecciona Aceptar. La cuenta de empresa detectará de forma automática el número personal que utilizas en tu cuenta habitual. Para iniciar el proceso de registro, primero debes ingresar tu número de teléfono empresarial.
Paso 4: Transfiere la cuenta y concede los permisos de acceso
La migración a la cuenta de WhatsApp Business se pondrá en marcha. Mantén tu teléfono encendido y espera a que se complete el proceso. Deberás restaurar tus datos una vez finalizada la transferencia, así que selecciona Restaurar y luego Continuar. A continuación, haz clic en Siguiente y otorga los permisos necesarios para transferir fotos, videos y archivos desde tu cuenta personal a la de empresa.
Paso 5: Configura tu cuenta de WhatsApp Business
Elige una foto de perfil e ingresa la categoría y el nombre de tu empresa.
Paso 6: Completa el perfil de tu empresa
Proporciona la información esencial de tu negocio para construir tu perfil de empresa. Agrega los datos correspondientes en Ajustes > Nombre de tu empresa.
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¿Por qué deberías cambiar a una cuenta de WhatsApp Business?
Existen varias razones por las que podrías querer hacer el cambio. WhatsApp Messenger está pensado para uso personal, mientras que WhatsApp Business está diseñado para fines comerciales. Aquí tienes tres razones fundamentales para hacer el cambio:
Precio: La aplicación WhatsApp Business es altamente rentable y su costo varía según diversas variables. Para los usuarios de la API, no hay costos de suscripción adicionales, lo que la convierte en una herramienta de comunicación accesible en comparación con los servicios tradicionales de SMS o marketing por correo electrónico
Beneficios: Las empresas que utilizan WhatsApp Business reportan una interacción significativamente mayor, con tasas de apertura de hasta un 98%, en comparación con solo el 20% del correo electrónico. Esto significa que tus mensajes tienen muchas más probabilidades de llegar e impactar a tu audiencia, impulsando mejores interacciones con los clientes y mayores conversiones
Funciones: WhatsApp Business ofrece herramientas avanzadas como respuestas automáticas, respuestas rápidas y un catálogo para mostrar productos o servicios. La plataforma también se integra perfectamente con herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), lo que permite flujos de trabajo más fluidos y tiempos de respuesta más rápidos, todo dentro de una interfaz de mensajería familiar
Beneficios y funciones de una cuenta de WhatsApp Business
Ahora, echemos un vistazo a algunas de las funciones que hacen que WhatsApp Business sea tan eficiente para fines comerciales:
Perfil de empresa: Las marcas pueden aprovechar las cuentas de empresa para ganarse la lealtad del usuario, dándole un "rostro" corporativo a la compañía a través de un perfil de empresa
Respuestas rápidas: Te permiten guardar y reutilizar los mensajes que envías con frecuencia, permitiéndote responder rápidamente a las consultas más habituales
Mensaje de bienvenida y de ausencia automático: Sin demoras ni tiempos de espera, puedes saludar y presentar tu empresa a un nuevo cliente potencial enviando un mensaje instantáneo
Etiquetas de contactos: Las empresas pueden gestionar sus contactos etiquetándolos y categorizándolos para un acceso más sencillo
Colecciones y catálogos de WhatsApp: Los catálogos de WhatsApp permiten a tu organización exhibir sus artículos para que los clientes puedan explorar y revisar fácilmente los productos que les interesa comprar
Chats personales y comerciales separados: No tendrás que lidiar con la molestia de tener todas tus comunicaciones personales y comerciales en un solo lugar
Obtén más información sobre las funciones de la aplicación WhatsApp Business.
Consideraciones legales y de cumplimiento para WhatsApp Business
Operar en WhatsApp Business requiere cumplir con las políticas de WhatsApp Business para evitar la suspensión de la cuenta o la degradación de tu calificación de calidad.
Artículos prohibidos: No puedes vender ni promocionar drogas, tabaco, armas, animales, contenido para adultos ni partes del cuerpo. Los medios digitales y las suscripciones también están prohibidos
Categorías restringidas: El alcohol, los suplementos y los juegos de azar con dinero real requieren aprobación previa o permiso por escrito de Meta, y deben cumplir con las leyes locales
Garantizar un opt-in explícito: Debes obtener el consentimiento activo del cliente a través de un canal claro y separado. Incluir el consentimiento dentro de los Términos y Condiciones generales no es válido
Contenido aprobado: Utiliza la plataforma para notificaciones, recordatorios y soporte. Nunca solicites datos de tarjetas de pago ni compartas información de salud confidencial en texto plano
Monitorea tu calificación de calidad: Los bloqueos o reportes frecuentes reducirán tu calificación, lo que podría derivar en límites reducidos de mensajería o en la suspensión de la cuenta
Las empresas también deben cumplir con las regulaciones de protección de datos como la CCPA y CPRA para residentes de California, y el GDPR para usuarios en el EEE o el Reino Unido, garantizando la protección de los derechos de los usuarios.
Divulga las transferencias de datos: Tu política de privacidad debe informar a los usuarios europeos que sus mensajes pueden ser procesados en servidores de EE. UU
Respeta las solicitudes de eliminación: Si un cliente solicita la eliminación de sus datos, debes borrar de inmediato su historial de chat y datos de contacto de tus sistemas, incluyendo tu CRM y contactos de WhatsApp
Respeta las exclusiones voluntarias: Respeta las solicitudes de "No vender mi información" e informa si compartes números de teléfono con terceros, como CRMs o agencias
Proporciona un aviso al recopilar datos: Al solicitar un número de teléfono, indica para qué lo necesitas e incluye un enlace a tu Política de Privacidad
Mantén la transparencia: Estate preparado para proporcionar a los usuarios copias de su historial de conversaciones si realizan una Solicitud de Acceso del Interesado (DSAR)
Awfully Chocolate mejoró sus tiempos de respuesta con WhatsApp Business a través de SleekFlow
Awfully Chocolate es una reconocida chocolatería de Singapur. Experimentaron un aumento masivo de consultas de clientes a través de diversas plataformas digitales.El equipo dependía de procesos manuales que estaban fragmentados en diferentes aplicaciones. Esta falta de coordinación dificultaba mantener una alta calidad en el servicio.La empresa unificó toda su mensajería, incluyendo WhatsApp, en la interfaz de SleekFlow. Automatizaron las preguntas frecuentes (FAQs) con Flow Builder e integraron Shopify para brindar contexto de los clientes a los agentes.
Duplicaron su velocidad de respuesta
Gestionaron más de 2,000 consultas mensuales
Lograron una tasa de lectura del 90%
Antes de SleekFlow, el tiempo de respuesta era menos eficiente debido a las numerosas consultas repetitivas. Con SleekFlow, la capacidad omnicanal mejoró enormemente nuestra eficiencia y nos permitió recuperar datos sin problemas.
Christopher Hobday
Gestor de proyectos digitales
¿Cómo volver a cambiar de WhatsApp Business a un número personal?
Si deseas volver a cambiar tu cuenta de WhatsApp Business a una cuenta regular de WhatsApp en el mismo dispositivo Android o iOS utilizando el mismo número de teléfono, sigue estos pasos:
Paso 1: Crea una copia de seguridad y desinstala
Desinstala la aplicación de WhatsApp Business si quieres utilizar el mismo número para tu cuenta personal de WhatsApp. Sin embargo, no olvides realizar primero una copia de seguridad de tus datos de WhatsApp Business para no perder tu información.
Paso 2: Descarga e inicia la aplicación
Descarga la aplicación WhatsApp Messenger desde la Google Play Store para usuarios de Android o desde la Apple App Store para usuarios de iOS. Abre WhatsApp Messenger, ingresa el mismo número de teléfono con el que operaba tu cuenta de WhatsApp Business y procede con la verificación.
Paso 3: Verifica tu número y restaura tus datos
Ingresa el código de verificación (OTP) recibido por SMS o llamada. Una vez verificado el número, selecciona la opción Restaurar para recuperar tu historial de chat y archivos multimedia en tu cuenta personal.
Después de hacer clic en Continuar, se enviará una contraseña de un solo uso (OTP) a su número de teléfono. Haga clic en Aceptar después de ingresar la OTP .
Paso 4: Restaura tu copia de seguridad y personaliza la configuración
Se te presentará la opción de restaurar tu copia de seguridad. Puedes usar Google Drive o iCloud para restaurar tu copia de seguridad. Luego, puedes personalizar la aplicación según tus necesidades, y tu cuenta de WhatsApp estará lista para usarse.
Errores comunes que debes evitar al cambiar a WhatsApp Business
Cambiar de WhatsApp personal a WhatsApp Business por lo general es seguro, pero un paso en falso puede resultar en la pérdida permanente de años de historial de chat. Evita estos errores críticos para garantizar una transición fluida:
La trampa de "Sin copia de seguridad"
Eliminar la aplicación de WhatsApp personal antes de crear una copia de seguridad final es la causa más frecuente de pérdida de datos. Si asumes que la copia de seguridad se realiza automáticamente, es posible que WhatsApp Business no encuentre datos para restaurar.
Para evitar esto:
Genera manualmente una copia de seguridad en Google Drive o iCloud
Ve a Ajustes > Chats > Copia de seguridad > Guardar ahora
Haz esto solo unos minutos antes de iniciar la transición
Uso simultáneo del número
Intentar mantener el mismo número de teléfono activo tanto en la aplicación personal como en la empresarial dentro del mismo teléfono causará problemas.
Iniciar sesión en la app Business te cerrará la sesión de forma instantánea en la app personal
Cambiar constantemente entre ambas aplicaciones corre el riesgo de activar un bloqueo temporal
Acepta que el número vivirá únicamente en la app Business, a menos que utilices un teléfono Dual-SIM o una línea fija.
Ignorar las características de datos "unidireccionales"
Aunque más adelante puedes volver a una cuenta personal, ten en cuenta que perderás todos los datos específicos de empresa. Estos datos no se transfieren de regreso a la app personal e incluyen:
Catálogos de productos
Etiquetas
Colecciones
Mensajes automatizados
Usar una VPN durante la verificación
Tener una VPN activa mientras verificas tu número de teléfono puede hacer que los sistemas de seguridad marquen la conexión, lo que evitará el envío del código OTP o podría derivar en una suspensión del registro.
Violaciones del GDPR y de privacidad
Tratar tu lista de contactos personales como leads de marketing gratuitos puede provocar que los usuarios te bloqueen. Esto daña tu calificación de calidad (Quality Rating) y puede causar la suspensión permanente de la cuenta.
Restaurar desde la cuenta equivocada
Si iniciaste sesión en una cuenta de Google o iCloud diferente a la utilizada para la copia de seguridad, la app Business indicará que no se encontró ninguna copia. Asegúrate de que tu teléfono esté conectado a la misma cuenta en la nube donde están almacenados tus datos.
No desactivar la verificación en dos pasos
Si vas a migrar a la WhatsApp Business API utilizando una plataforma de terceros y dejas activada la verificación en dos pasos (2FA) en tu aplicación móvil, la migración fallará. Desactiva la verificación en dos pasos en Ajustes > Cuenta > Verificación en dos pasos antes de iniciar la migración.
Asumir que el acceso a la API es instantáneo
No planees tu lanzamiento para el primer día. Si bien la aplicación es de acceso inmediato, el acceso a la API suele tardar entre 2 y 5 días hábiles después de enviar tu solicitud.
Cambia a la WhatsApp Business API con SleekFlow
Ahora que has determinado que la API de WhatsApp Business es la opción de mensajería ideal para tu empresa, es posible que te preguntes qué es una API. Si estás considerando usar la WhatsApp Business API para tu negocio, es muy probable que conozcas el enorme potencial que ofrece. Solicitar la WhatsApp Business API no es una tarea sencilla, pero con el proveedor adecuado, puede ser un proceso fluido y sencillo.
Además, el valor que puedes obtener al comunicarte con tus leads y clientes en el canal donde se sienten más cómodos y con tiempos de respuesta más rápidos, vale totalmente la pena. Después de todo, WhatsApp cuenta con la base de usuarios más grande y activa de cualquier aplicación de mensajería, ¡enviando 65,000 millones de mensajes cada día! Este es el lugar donde debes enviar mensajes o realizar llamadas.
Lee más: Guía esencial sobre la WhatsApp Business API
Como proveedor oficial de soluciones empresariales (BSP) de WhatsApp, SleekFlow te impulsa a llevar tu chat commerce en WhatsApp a nuevos niveles mediante la integración de funciones avanzadas que mejoran la interacción con los clientes, las ventas y el soporte.
Gestiona múltiples canales de mensajería en un solo lugar: Conéctate no solo a WhatsApp Business, sino también a otras plataformas de mensajería como Facebook Messenger, Instagram, WeChat, LINE y más. Todas las conversaciones con tus clientes se centralizan en una bandeja de entrada compartida, lo que facilita que tu equipo gestione las interacciones de manera eficiente.
Automatiza y personaliza tu comunicación: Lleva tu comunicación al siguiente nivel con campañas automatizadas de WhatsApp. Configura mensajes personalizados que se envíen a segmentos de clientes específicos en el momento adecuado.
Aumenta la interacción de los usuarios con agentes de IA para WhatsApp: Ya sea que estés generando leads u ofreciendo soporte, WhatsApp sigue siendo una plataforma poderosa para interactuar con los usuarios. Con SleekFlow, puedes configurar agentes de IA de WhatsApp para automatizar respuestas, gestionar consultas frecuentes y hacer preguntas de calificación, ahorrando tiempo a tu equipo para que se enfoque solo en leads de alto valor.
Intégrate con tu CRM y plataformas de e-commerce: Sincroniza fácilmente con plataformas como Salesforce y Shopify para gestionar datos de clientes, rastrear interacciones y brindar un servicio personalizado, optimizando tus flujos de trabajo y mejorando la experiencia del cliente.
¡Y aún más funciones avanzadas para potenciar tu estrategia de comunicación por WhatsApp!
Sincroniza WhatsApp Business con tu CRM y plataformas de e-commerce
Integrar WhatsApp Business con tu CRM (HubSpot o Salesforce) o tu tienda de e-commerce (Shopify) transforma a WhatsApp en una herramienta poderosa para ventas, soporte e interacción con los clientes.
Puedes mejorar la experiencia del cliente e impulsar el crecimiento de tus ingresos al centralizar las conversaciones y automatizar flujos de trabajo.
SleekFlow vincula los chats de WhatsApp con perfiles de clientes, historial de pedidos y etiquetas en un panel unificado. Esta integración fluida garantiza que tu equipo se mantenga organizado y nunca pierda el contexto, incluso con altos volúmenes de chat.
Perfiles unificados de clientes: Accede a los nombres de los clientes, historial de compras y etiquetas directamente en tu interfaz de chat
Segmentación inteligente: Filtra contactos por comportamiento o estado (por ejemplo, “VIP” o “Compró en los últimos 30 días”) para enviar mensajes relevantes y dirigidos
Flujos de trabajo automatizados: Dispara mensajes personalizados de WhatsApp basados en las acciones del cliente o actualizaciones del CRM con el mínimo esfuerzo
USBS captó más clientes con la WhatsApp Business API y SleekFlow
USBS es una plataforma con sede en los Emiratos Árabes Unidos dedicada a la compraventa de productos electrónicos seminuevos. Necesitaban una forma de gestionar altos volúmenes de consultas de clientes a través de múltiples plataformas.
El equipo enfrentaba datos de clientes fragmentados, lo que dificultaba el análisis de rendimiento. Además, los procesos lentos y manuales de gestión de leads provocaban la pérdida de oportunidades de conversión.
USBS optimizó la calificación de leads utilizando chatbots automatizados a través de la WhatsApp API de SleekFlow. También utilizaron analítica avanzada para enviar difusiones de WhatsApp (broadcasts) dirigidas.
Aumento del 80% en la adquisición de clientes
Tasa de lectura del 34% en difusiones dirigidas
Recomendaría SleekFlow a otras empresas de comercio electrónico. Pueden usarlo para gestionar envíos o, como nosotros, para atraer clientes que vendan sus dispositivos y ofrecer presupuestos instantáneos mediante mensajes de WhatsApp. También se puede usar para enviar mensajes masivos, realizar encuestas y muchos otros fines; es una herramienta muy versátil.
Amr Wasfy
Fundadora de USBS UAE
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