Como a São Caetano Assessoria Contábil aumentou em 50% sua capacidade de atendimento com IA no WhatsApp

Com mais de 40 anos de experiência no mercado contábil, a São Caetano Assessoria Contábil e Fiscal atende mais de 750 empresas em todo o Brasil, oferecendo serviços contábeis, fiscais, trabalhistas e societários.

Para um escritório com alto volume de demandas e prazos rigorosos, manter uma comunicação rápida e organizada com os clientes é essencial. No entanto, a operação de atendimento da empresa enfrentava desafios que limitavam sua eficiência.

Foi nesse cenário que a empresa decidiu modernizar seu atendimento com a SleekFlow.

O desafio: instabilidade e falta de organização nas conversas

Antes da implementação da SleekFlow, a São Caetano utilizava outra plataforma de atendimento que apresentava problemas frequentes de instabilidade e quedas no sistema.

Em diversos momentos do dia, o escritório ficava temporariamente sem conseguir atender clientes, o que gerava frustração e risco, já que em um escritório contábil, prazos e agilidade são pontos críticos.

Além disso, havia outras limitações importantes:

• Falta de governança nas conversas entre departamentos

• Dificuldade para acompanhar atendimentos em andamento

• Retrabalho causado por informações desencontradas

• Falta de visibilidade entre equipes

• Ferramenta pouco flexível para adaptar fluxos de atendimento

Com clientes frequentemente interagindo com diferentes áreas como fiscal, contábil, RH e financeiro, a ausência de organização no fluxo de mensagens impactava diretamente a produtividade da equipe.

A escolha da SleekFlow

Ao buscar uma nova solução, a empresa tinha três prioridades claras:

• Utilizar um fornecedor oficial do WhatsApp

• Garantir estabilidade operacional

• Contar com suporte próximo e implementação rápida

“A SleekFlow se destacou justamente por reunir esses três pilares: confiabilidade, rapidez na implantação e um time de suporte estruturado e acessível. Isso nos deu confiança para realizar a migração sem risco para a operação.”

Natalia Morellato Alves

Gerente

Outro fator decisivo foi o modelo de IA ilimitada, que elimina preocupações com consumo de créditos ou tokens.

Isso trouxe duas vantagens importantes:

• Previsibilidade financeira

• Liberdade para escalar automações e atendimentos sem custos inesperados

A solução: atendimento inteligente com IA e colaboração entre equipes

Com a SleekFlow, a São Caetano implementou uma operação de atendimento muito mais estruturada.

Agente de IA para triagem automática

O escritório substituiu seu bot tradicional por um agente de IA conversacional, responsável por:

• Realizar o primeiro atendimento automaticamente

• Coletar informações iniciais do cliente

• Qualificar a demanda

• Direcionar para o departamento correto

O agente, foi  batizado de “Ana”, e é considerada a nova integrante do time. Opera 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo que todos os clientes recebam resposta imediata.

Caixa de entrada compartilhada entre equipes

Outro recurso essencial foi a caixa de entrada colaborativa da SleekFlow, que permite:

• Centralizar todas as conversas em um único lugar

• Organizar atendimentos por equipe ou departamento

• Monitorar conversas em tempo real

• Facilitar a colaboração entre times

Isso trouxe muito mais visibilidade e controle para a gestão da operação.

Implementação rápida e sem complexidade

A implementação do agente de IA foi surpreendentemente simples.

A ativação e configuração inicial levaram apenas alguns minutos, sem necessidade de suporte técnico especializado.

Em 2 a 3 dias, o sistema já estava totalmente ajustado à operação da empresa.

Além disso, toda a equipe foi treinada antes da migração oficial, garantindo uma transição organizada e sem impacto no atendimento.

Superando o receio de perder o “toque humano”

Um dos receios iniciais era que o uso de automação pudesse comprometer a qualidade do atendimento.

A empresa temia que:

• Os clientes não se adaptassem

• A experiência se tornasse impessoal

• A qualidade do suporte diminuísse
  

Também existia certo ceticismo interno em relação à IA, especialmente por experiências anteriores com bots mais limitados e pouco naturais.

No entanto, após poucos dias de uso, ficou claro que aconteceu o oposto.

“Em 2-3 dias, os resultados já eram visíveis: mais agilidade, melhor qualificação e nenhum impacto negativo na percepção dos clientes. Pelo contrário, a experiência ficou mais rápida e organizada, sem perder proximidade.”

Natalia Morellato Alves

Gerente

O agente de IA permitiu respostas mais rápidas e melhor organização das demandas, enquanto o time humano passou a atuar em etapas mais estratégicas do atendimento.

Resultados alcançados

Com a SleekFlow, a São Caetano conseguiu transformar sua operação de atendimento.

Entre os principais resultados estão:

• 50% de aumento na capacidade de atendimento inicial sem necessidade de ampliar a equipe.

• 100% das conversas recebem resposta imediata, inclusive fora do horário comercial.

Além disso, a empresa também observou:

• Melhor distribuição de demandas entre departamentos

• Redução de retrabalho

• Menos transferências internas

• Maior produtividade da equipe

Escolhemos a Sleekflow por ter ser uma plataforma confiável, suporte estruturado, rápido, funcionalidades avançadas e planos extremamente atrativos para o que oferecem.

Natália Morellato Alves

Gerente

Como a equipe se beneficiou

Com o agente de IA realizando a triagem inicial, os colaboradores passaram a receber conversas já qualificadas.

Agora, os atendentes já sabem:

• Qual é o interesse do cliente

• Qual o contexto da conversa

• Qual departamento deve assumir o atendimento

Isso eliminou perguntas repetitivas e reduziu o tempo gasto nas etapas iniciais.

Outro ganho importante foi a possibilidade de diferentes departamentos colaborarem na mesma conversa, oferecendo uma experiência mais integrada para o cliente.

Conclusão

Para a São Caetano Assessoria Contábil, a adoção da SleekFlow representou mais do que a troca de uma ferramenta.

A empresa ganhou:

• Estabilidade operacional

• Automação inteligente com IA

• Organização entre equipes

• Escalabilidade no atendimento

Como resultado, conseguiu aumentar significativamente sua capacidade de atendimento sem expandir a equipe, mantendo a qualidade e a proximidade com os clientes.

Segundo a própria empresa, a SleekFlow pode ser resumida em três palavras:

SleekFlow: Time ágil, plataforma confiável e preço acessível.

Natália Morellato Alves

Gerente