Como distribuir leads WhatsApp entre sua equipe de vendas com o FluxoBot do SleekFlow
Imagine isto: É um dia típico na vida de uma equipe de vendas. Sua caixa de entrada do WhatsApp está transbordando com mensagens de possíveis leads, cada uma delas com uma oportunidade de ouro.
Mas, em meio a esse mar de prospects, surge um grande desafio: como garantir que cada lead seja prontamente e eficazmente gerenciado pelo membro certo da equipe?
Isso não se trata apenas de responder rapidamente; é sobre conectar cada lead com o representante de vendas mais bem preparado para transformar aquele interesse inicial em um negócio bem-sucedido.
Neste post, vamos explorar como o FluxoBot do SleekFlow, um software de distribuição de de leads, transforma a rotina diária de filtrar mensagens e atribuir leads manualmente.
O que é o distribuição de leads WhatsApp?
A distribuição de leads WhatsApp refere-se ao processo estratégico de gerenciamento e distribuição de leads de vendas que chegam através do WhatsApp . Este método representa uma mudança significativa da prática tradicional de usar contas pessoais do WhatsApp por agentes de vendas para uma abordagem mais centralizada e coordenada, utilizando a solução WhatsApp Business API.
A solução WhatsApp Business API fornece uma caixa de entrada compartilhada para a equipe, que suporta múltiplos acessos de agentes e coleta todos os leads recebidos em um único lugar. Consequentemente, torna-se mais fácil atribuir conversas aos representantes de vendas mais apropriados com base em sua experiência, disponibilidade ou territórios de vendas específicos.
Esta abordagem não apenas simplifica a distribuição de leads, mas também aumenta a responsabilidade dentro da equipe de vendas. Ela aborda efetivamente desafios comuns, como leads sendo ignorados ou perdidos. Além disso, a utilização de um software de distribuição de leads WhatsApp garante um canal de comunicação consistente e profissional, reforçando assim uma imagem de marca coesa com os clientes.
3 tipos de técnicas de distribuição de leads WhatsApp
Em ambientes de vendas, especialmente aqueles que utilizam o WhatsApp para comunicação, a eficácia das técnicas de roteamento de leads pode impactar significativamente o engajamento do cliente e o sucesso das vendas.
Vamos explorar três tipos principais de distribuição de leads WhatsApp:
1. Atribuição de leads WhatsApp Round-robin
Este método envolve a distribuição equitativa de leads recebidos entre os representantes de vendas disponíveis de maneira sequencial. Ele se concentra na equidade, garantindo que cada membro da equipe receba uma parcela igual de leads. Embora a atribuição de leads round-robin no WhatsApp seja ótimo para a distribuição equilibrada de carga de trabalho, ele pode não levar sempre em conta as habilidades de vendas únicas ou o conhecimento do produto de cada representante.
2. Atribuição de leads WhatsApp baseado em habilidades
Aqui, as consultas de clientes no WhatsApp são direcionadas aos representantes de vendas com base em seus conjuntos de habilidades específicos, como experiência em uma determinada linha de produtos ou experiência com segmentos de clientes particulares. Esta abordagem visa aumentar as conversões de vendas, aproveitando as forças e especializações de cada membro da equipe. Ela requer um bom entendimento das habilidades de cada representante para ser eficaz.
3. Atribuição de leads WhatsApp Cherry-pick
Neste cenário, os representantes de vendas têm autonomia para selecionar seus próprios leads ou consultas de clientes de um pool compartilhado no WhatsApp. Este método coloca a escolha nas mãos da equipe de vendas, permitindo que eles escolham leads com os quais se sentem mais confiantes para lidar. Embora capacite os representantes, o roteamento cherry-pick requer monitoramento cuidadoso para garantir que todos os leads sejam abordados e distribuídos de maneira uniforme.
Como distribuir conversas usando a atribuição de leads round-robin no FluxoBot do SleekFlow
Para configurar a atribuição de leads WhatsApp round-robin, abra o FluxoBot do SleekFlow e siga os passos abaixo:
Clique em Criar novo fluxo > Começar do zero.
Como gatilho, escolha a opção Mensagens de um novo contato, para garantir que o fluxo seja ativado quando um novo contato iniciar um chat.
Depois, crie uma ação para distribuir as conversas uniformemente entre todos os agentes que estão online. Para isso, clique em + (para abrir um novo bloco) > Ação > Conversa > Atribuir. No descritivo da atribuição, na lateral à direita da tela, selecione a atribuição Por fila para seguir a abordagem round-robin.
Depois, clique novamente em + e adicione um tempo de espera (por exemplo, 5 minutos) para dar ao agente designado algum tempo para responder.
Na próxima ação, você pode atribuir uma etiqueta à conversa (como "Atribuído"), assumindo que o agente responsável responderá dentro do prazo estabelecido.
Fica a dica: Se você deseja que apenas contatos que mencionem palavras-chave específicas sejam inscritos no fluxo de roteamento de chat, ative o Filtro por condição no início do fluxo (presente no painel à direita da tela). No campo Se, selecione Palavra-chave de mensagem acionada, depois a opção Contiver e, em seguida, insira as palavras-chave desejadas.
Em seguida, crie outro fluxo para reatribuir conversas se o agente designado no primeiro fluxo não responder dentro do período estabelecido anteriormente (no nosso caso, 5 minutos). No início deste novo fluxo, procure por contatos que atendam aos seguintes critérios:
Tenham a etiqueta "Atribuído" (ou a etiqueta definida no fluxo anterior).
O último contato feito por você (Last contact from you) não estiver dentro do período de resposta predeterminado. (Last contact from you é um campo de contato gerado pelo sistema - ele registra a hora mais recente que qualquer usuário do SleekFlow iniciou o contato.)
Em seguida, configure uma ação para reatribuir as conversas por fila novamente. Isso garante que, se o agente definido inicialmente não tiver respondido dentro do tempo estipulado, a conversa será automaticamente redirecionada para o próximo agente disponível.
Implementar esta configuração de atribuição round-robin no FluxoBot garante uma gestão de leads WhatsApp organizada e eficiente nas interações com clientes em toda a sua equipe.
Como distribuir conversas usando atribuição de leads habilidades no FluxoBot do SleekFlow
Na distribuição de leads WhatsApp baseada em habilidades, o foco é encaminhar as dúvidas dos clientes paras representantes de vendas especializados. Nessa abordagem, o chatbot precisa fazer perguntas iniciais para que os clientes expressem suas necessidades.
Portanto, é importante entender com antecedência quais são as demandas mais comuns dos clientes, de forma a elaborar perguntas que os segmentem em diferentes categorias. Fatores como interesse em produtos específicos, requisitos técnicos e preferências linguísticas podem ser levados em consideração.
Por exemplo, se você é uma imobiliária, pode perguntar: "Você tem interesse em que tipo de propriedade?" e oferecer opções como "Residencial", "Comercial" e "Luxo e alto padrão". Em seguida, é possível atribuir a conversa às respectivas equipes com base nessas categorias.
Primeiro, crie diferentes equipes nas configurações do SleekFlow e defina quais agentes vão atender conversas para cada tipo de propriedade. Após criar as equipes, use o FluxoBot do SleekFlow para configurar o chatbot. Para isso:
1. Crie um novo fluxo acionado por Mensagens de um novo contato.
2. Depois, crie uma ação para enviar uma mensagem com botões interativos (para que você possa categorizar a conversa). Clique em + (para abrir um novo bloco) > Ação > Mensagens > Enviar mensagem.
3. Para adicionar botões interativos, procure a opção Botão no painel à direita. Depois escolha entre Resposta rápida ou Mensagem de lista. Na resposta rápida, o cliente verá no máximo 3 opções como botões. Na mensagem de lista, até dez opções. O FluxoBot do SleekFlow criará diferentes ramificações para cada opção automaticamente.
4. Em seguida, em cada ramificação, atribua as conversas conforme as equipes configuradas anteriormente. Para isso, no descritivo de cada atribuição, na lateral à direita da tela, selecione Equipe específica. Você também pode fazer a atribuição para um funcionário específico. Se for esse o caso, selecione Usuário específico.
No primeiro bloco de ação, no de Enviar mensagem, você pode fazer alguns ajustes para sua empresa interagir melhor com os clientes.
Primeiro, ative a opção Encerrar conversa se não houver resposta em até. Assim, você incentiva os clientes a selecionarem uma opção se não houver nenhuma interação da parte deles após certo período. Esse recurso ajuda a trazer o cliente de volta à conversa e evita desistências.
Além disso, você pode ativar o recurso Salvar resposta e a opção Como campo de contato para armazenar a resposta do cliente para referência e análise de CRM. O nome do campo de contato na lista suspensa vai corresponder ao nome da coluna de contato usado ao importar contatos para o SleekFlow.
Além disso, o Salvar resposta e a opção Como variável do fluxo permite que você salve a resposta do cliente e a utilize como conteúdo em seu próximo bloco de envio de mensagens. Esta variável será válida somente para esse fluxo específico e não será armazenada no banco de dados de contatos do SleekFlow.
Por exemplo, se você perguntou o nome do cliente e quer citar esse nome em uma mensagem subsequente, pode salvar a resposta do nome como uma variável chamada {{nome_cliente}}. Esta variável pode então ser incluída mais tarde no campo da mensagem, clicando em (𝑥).
Por fim, se o seu chatbot fizer várias perguntas aos clientes, é sempre bom incluir um botão de "Voltar ao Menu Principal" em cada bloco de envio de mensagens. Assim, os clientes sempre podem reiniciar a conversa. Para isso, ative o recurso Saltar para e selecione o primeiro bloco, onde você apresentou as primeiras opções.
Como distribuir conversas usando a atribuição de leads cherry-pick no FluxoBot do SleekFlow
Para implementar o atribuição de leads WhatsApp cherry-pick no SleekFlow, crie um novo fluxo e defina como gatilho Mensagens de um novo contato. Em seguida, adicione uma ação para atribuir a conversa a uma equipe específica, mas defina na Lógica de atribuição a opção Nenhuma atribuição. Assim, as conversas serão direcionadas à toda equipe, não a alguém em particular. Elas ficarão disponíveis na Caixa de Entrada compartilhada e poderão ser acessadas por qualquer participante do time.
A equipe deve verificar regularmente a Caixa de Entrada compartilhada do SleekFlow, dando atenção especial à seção de conversas Não atribuídas. Ali, você encontrará todos os leads recebidos que ainda não estão sob responsabilidade de nenhum funcionário.
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