Tips Kelola Event Secara Digital dengan Otomasi

Perkembangan bisnis event, termasuk MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition), di Indonesia akhir-akhir ini semakin pesat. Ditambah lagi, pemerintah menjadikannya produk unggulan karena dapat menambah devisa negara. Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif pun juga mendukung perbaikan standar pelaksanaan manajemen event di Indonesia. 

Salah satu indikator manajemen event yang baik adalah pelayanan yang berkualitas. Artinya, peserta yang hadir dalam event tersebut merasa puas bahkan memberikan feedback positif. Pelaku bisnis event pun dituntut untuk memberikan yang terbaik dengan cara profesional.

Artikel ini akan membahas bagaimana bisnis MICE dapat mengotomasi sejumlah proses dalam pengelolaan event melalui platform Omnichannel CRM dan WhatsApp Business.

Mengapa bisnis event perlu digitalisasi dan otomasi?

Untuk menjaga standar pelayanan dan memastikan seluruh rangkaian acara berjalan lancar, adopsi teknologi digital menjadi salah satu opsi yang bermanfaat. Dengan digitalisasi, pelaku bisnis event dapat memberikan layanan yang lebih cepat dan mengelola interaksi dengan peserta dengan lebih efisien lagi.

Beberapa aspek dalam sebuah event, seperti marketing, sales, dan manajemen, juga bisa berjalan lebih efisien dengan digitalisasi. Selain itu, ada beberapa alasan lain mengapa bisnis event perlu digitalisasi, antara lain

Fleksibilitas dan kemudahan pengelolaan

Sistem digital menyediakan tool untuk mengelola acara dengan lebih mudah. Mulai dari registrasi online, manajemen data peserta, hingga pelacakan leads, semuanya dapat diotomatisasi sehingga menghemat waktu dan tenaga.

Meningkatkan pengalaman dan kepuasan peserta

Sistem digital memudahkan pelaku bisnis untuk berinteraksi dan meningkatkan engagement dengan calon peserta, yaitu dengan menyediakan informasi yang mudah diakses.

Aktivitas marketing lebih efektif

Dengan mengadopsi strategi digital marketing untuk event, Anda dapat menjangkau audiens yang lebih luas dan tepat sasaran. Media sosial, email, dan digital campaign lainnya dapat digunakan untuk mempromosikan acara Anda.

Efisiensi biaya

Dengan mengurangi kebutuhan akan pengeluaran fisik seperti materi promosi cetak atau tiket fisik, digitalisasi dapat membantu mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk acara.

Ketersediaan alat untuk analisis data

Digitalisasi menyediakan tool untuk mengumpulkan dan menganalisis data secara lebih efisien. Dengan data analitik, Anda dapat memahami perilaku peserta, mengevaluasi keberhasilan acara, dan membuat perbaikan untuk acara berikutnya.

Selengkapnya beberapa langkah otomasi yang dapat Anda lakukan dengan platform Omnichannel CRM dan WhatsApp Business ada di bawah ini 👇🏻

Cara membuat registrasi event via broadcast 

Kirim undangan event, seminar maupun webinar bisa Anda lakukan dengan lebih mudah via broadcast pesan.

Salah satu tantangan yang biasanya dialami pelaku bisnis event adalah membuat proses registrasi seefisien mungkin. Proses yang dilakukan secara manual rentan terhadap human error dan keamanan datanya kurang terjaga.

Pertama untuk mengirim broadcast terkait registrasi event, Anda perlu meregistrasikan bisnis Anda terlebih dahulu untuk menjadi WABA. Selanjutnya Anda bisa mengikuti langkah di bawah ini untuk mulai mengirim broadcast.

Perlu diperhatikan bahwa cara ini lebih ditujukan pada prospek yang sudah ada atau existing leads karena memanfaatkan fitur broadcast untuk kontak yang sudah ada.

• Pada dashboard Broadcast, pilih Buat broadcast baru.

• Pilih channel WhatsApp untuk mengirim broadcast dan konfirmasi.

• Pilih audiens yang dikehendaki di daftar kontak.

• Tambahkan kondisi tambahan untuk kontak yang ingin Anda hubungi.

• Pilih template pesan atau buat pesan secara manual. Lampirkan link form registrasi di kolom konten.

• Jika ingin pesan lebih personal, tambahkan variabel seperti nama kontak.

• Sebelum mengirim broadcast, Anda bisa klik tombol “Kirim pesan uji coba” untuk memastikan pesan yang akan Anda kirim sudah tepat.

• Pilih “Kirim sekarang” untuk langsung mengirim pesan atau “Jadwalkan” untuk menjadwalkan pengiriman pesan di waktu tertentu.

• Pilih tombol “Konfirmasi”.

Cara mengelola data kontak peserta event

Di SleekFlow, Anda dapat mengelola data kontak pendaftar event yang kemudian dapat Anda segmentasikan kembali sesuai dengan kebutuhan bisnis, Anda dapat mengelola informasi tersebut menggunakan fitur:

Labeling

FItur labeling berguna untuk bisnis membuat segmentasi dari kontak. Misal, apabila ada komplain atau pembatalan dari peserta Anda dapat membuat label dari kontak tersebut untuk memastikan kontak mendapatkan penanganan yang tepat.

Anda juga bisa memfilter kontak berdasarkan label yang sudah disematkan dalam suatu kontak, ini berfungsi untuk memudahkan bisnis menyortir untuk membuat layanan pelanggan yang lebih baik lagi, terutama apabila terdapat kasus yang perlu diselesaikan dengan cepat.

List

Selain fitur labeling, Anda juga bisa membuat daftar peserta yang terdaftar dalam satu kolom dengan fitur List.

Fitur List memungkinkan Anda gunakan kembali membuat sejumlah pesan otomasi yang lebih lanjut, seperti mengirim survei pasca event, mengirim pesan pengingat, atau pesan promo lainnya.

Inbox

Fitur labeling dan list dapat membantu Anda untuk mengelola data kontak peserta, sedangkan fitur inbox dapat membantu Anda dan tim dari segi komunikasi langsung dengan peserta.

Semisal ada peserta yang menanyakan pertanyaan lebih lanjut terkait mekanisme event atau hal lainnya dapat Anda kelola dalam fitur inbox.

Fitur inbox memungkinkan tim Anda untuk membalas pesan secara kolaboratif dengan cara mengundang tim yang terlibat ke dalam pesan yang masu dan membalas pesan berdasarkan labeling yang sudah buat

Cara meningkatkan customer satisfaction event

Dalam sebuah bisnis event, customer satisfaction atau kepuasan pelanggan sangatlah penting. Pelanggan yang puas terhadap layanan Anda setelah menggunakannya untuk pertama kali berpotensi menjadi pelanggan setia. 

Mereka dengan senang hati akan kembali dan melakukan transaksi lagi. Selain itu, pelanggan atau peserta event yang puas juga cenderung meninggalkan feedback positif sehingga dapat mengangkat reputasi bisnis Anda. Dalam jangka panjang, hal ini akan menguntungkan perusahaan.

Mengingat pentingnya customer satisfaction, Anda dapat melakukan beberapa upaya agar customer satisfaction bisnis Anda meningkat. Anda bisa meningkatkan customer satisfaction dengan memahami pelanggan Anda dengan lebih baik lagi.

Beberapa hal yang dapat Anda lakukan seperti:

Aktif mencari feedback pasca event

Kumpulkan feedback dari peserta event dan respon feedback tersebut dengan cepat. Dari sini, Anda akan memperoleh informasi berharga untuk perbaikan di masa depan.

Tindakan ini juga menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat mereka. Feedback dari peserta dapat Anda lakukan dengan mengirim broadcast pasca event yang berisikan survei kepuasan peserta. 

Komunikasi teknis event secara berkala

Setelah peserta melalukan pendaftaran pastikan mereka mendapatkan arahan mengenai event dengan jelas dengan:

• Mengirim pesan reminder terkait waktu dan tanggal event

• Informasikan lokasi atau venue dari event

• Informasikan do's and don'ts selama berlangsung event

• Mekanisme penukaran tiket atau login

• Dsb

Semuanya dapat Anda lakukan dengan pendekatan lebih dekat melalui WhatsApp Broadcast, tidak hanya terbatas pada WhatsApp saja, Anda juga dapat mengirim pesan instruksi dan reminder menggunakan channel lainnya seperti Email.

Penanganan komplain dengan cepat

Fitur inbox SleekFlow memungkinkan Anda untuk menangani komplain atau issue yang dialami pelanggan dengan cepat. Akses inbox dapat Anda bagikan ke banyak anggota tim lainnya untuk memastikan pesan yang masuk dapat dilayani dan ditangani oleh tim terkait dengan lebih cepat tanpa perlu mem-forward atau saling tunggu.

Kesimpulan

Digitalisasi dapat membantu pelaku bisnis event untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan pengalaman peserta. Bentuk digitalisasi yang dapat diterapkan bisnis event meliputi registrasi via online, pengelolaan data leads, pengelolaan percakapan dalam satu shared inbox, dan pelacakan leads menggunakan broadcast dan chatbot.