Tantangan Menggunakan CRM dan Hal yang Perlu Diperhatikan

Customer Relationship Management (CRM) adalah strategi dan alat untuk memperkuat hubungan antara perusahaan dan pelanggan. Dengan memanfaatkan teknologi dan sistem, CRM memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data pelanggan guna meningkatkan interaksi dan pengalaman pelanggan.

Namun demikian, penggunaan CRM juga menghadapi tantangan khusus. Tantangan CRM ini dapat menjadi hambatan bagi perusahaan dalam mengelola data pelanggan jika tidak dipahami dengan baik sebelumnya. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas tantangan CRM yang sering dihadapi oleh bisnis dan hal-hal yang perlu diperhatikan agar implementasi CRM Anda berjalan dengan sukses tanpa kendala. Pelajari selengkapnya berikut ini!

Tantangan dalam menggunakan CRM di Indonesia

1. Kustomisasi sistem yang kompleks

Salah satu tantangan utama dalam menggunakan CRM adalah kustomisasi sistem yang kompleks. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan unik dalam mengelola hubungan dengan pelanggan, dan sistem CRM harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Namun, tidak semua sistem CRM mudah untuk dikustomisasi. Di Indonesia, seringkali perusahaan menghadapi kesulitan dalam mengadaptasi sistem CRM yang ada agar sesuai dengan proses bisnis mereka.

2. Integrasi dengan sistem lainnya

Sebagian besar perusahaan memiliki berbagai sistem dan aplikasi yang digunakan untuk berbagai keperluan operasional. Integrasi CRM dengan sistem lainnya, seperti sistem keuangan atau sistem manajemen inventaris, dapat menjadi tantangan CRM yang kompleks. Kurangnya integrasi yang baik antara CRM dan sistem lainnya dapat menghambat aliran data yang lancar dan menyebabkan kerumitan dalam penggunaan CRM.

3. Kendala waktu dan biaya implementasi CRM

Implementasi CRM membutuhkan waktu dan biaya yang signifikan. Proses implementasi yang rumit dan memakan waktu seringkali menjadi kendala dalam adopsi CRM. Selain itu, biaya untuk mengadopsi sistem CRM, termasuk biaya lisensi, pelatihan, dan pengembangan, juga harus dipertimbangkan secara matang. Banyak perusahaan di Indonesia menghadapi tantangan dalam mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk mengimplementasikan CRM secara efektif.

4. Sistem CRM yang tidak sesuai kebutuhan

Terkadang, perusahaan mengalami kekecewaan karena sistem CRM yang mereka gunakan tidak memenuhi harapan mereka. Beberapa alasan mengapa sistem CRM tidak sesuai harapan adalah kurangnya pemahaman tentang fitur-fitur yang tersedia, kesalahan dalam pemilihan solusi CRM yang cocok, atau kurangnya dukungan dari vendor CRM. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan dalam penggunaan CRM dan menghambat pencapaian tujuan bisnis.

5. Adaptasi penggunaan fitur CRM

CRM menyediakan berbagai fitur dan fungsionalitas yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Namun, tantangan CRM yang sering dihadapi adalah kurangnya pemahaman dan adaptasi penggunaan fitur yang ada. Banyak perusahaan hanya menggunakan sebagian kecil fitur yang disediakan, tanpa memaksimalkan potensi penuh CRM. Pemahaman yang baik tentang fitur-fitur CRM yang relevan dengan kebutuhan bisnis sangat penting agar implementasi CRM berhasil.

Pertimbangan dalam menggunakan CRM

Ketika memilih dan mengadopsi CRM, ada beberapa pertimbangan penting yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa faktor yang harus dipertimbangkan untuk memastikan implementasi CRM sukses:

1. Kebutuhan bisnis yang jelas

Sebelum memilih CRM, pahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Identifikasi masalah yang ingin Anda selesaikan atau tujuan yang ingin dicapai dengan menggunakan CRM. Apakah Anda ingin meningkatkan penjualan, meningkatkan kepuasan pelanggan, atau meningkatkan efisiensi operasional? Memahami kebutuhan bisnis yang spesifik akan membantu Anda memilih solusi CRM yang sesuai.

2. Skalabilitas dan fleksibilitas

Pertimbangkan apakah CRM yang dipilih dapat dengan mudah dikembangkan dan disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis Anda. Apakah CRM dapat menangani peningkatan jumlah pelanggan atau tim yang lebih besar? Pastikan bahwa solusi CRM yang dipilih dapat dengan mudah ditingkatkan dan disesuaikan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda di masa depan.

3. Fitur dan fungsionalitas yang relevan

Setiap CRM memiliki fitur dan fungsionalitas yang berbeda. Identifikasi fitur-fitur yang paling penting dan relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Apakah Anda memerlukan manajemen kontak yang kuat, pelacakan penjualan yang rinci, atau kemampuan analisis data yang mendalam? Tinjau dengan seksama fitur-fitur yang ditawarkan oleh solusi CRM dan pastikan bahwa CRM yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan Anda.

4, Integrasi dengan sistem lainnya

Penting untuk mempertimbangkan apakah CRM dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan Anda. Apakah CRM dapat terhubung dengan sistem keuangan, sistem manajemen inventaris, atau sistem pemasaran yang sedang digunakan? Integrasi yang lancar antara CRM dan sistem lain akan memungkinkan pertukaran data yang efisien dan memastikan kelancaran operasional perusahaan.

5. Biaya dan ROI (Return on Investment)

Pertimbangkan biaya yang terkait dengan penggunaan CRM, termasuk biaya lisensi, implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan. Bandingkan biaya tersebut dengan manfaat yang diharapkan dan potensi pengembalian investasi (ROI). Tinjau dengan cermat estimasi biaya dan manfaat jangka pendek serta jangka panjang dari penggunaan CRM sebelum membuat keputusan.

6. Kredibilitas vendor dan dukungan

Pastikan bahwa vendor CRM yang Anda pilih memiliki reputasi yang baik dan kredibilitas yang teruji. Tinjau ulasan dan testimoni pelanggan, serta periksa kehandalan dan keandalan vendor dalam menyediakan dukungan pelanggan. Vendor yang dapat memberikan dukungan yang baik akan memastikan bahwa Anda mendapatkan bantuan yang diperlukan selama dan setelah implementasi CRM.

7. Uji coba dan evaluasi

Lakukan uji coba dan evaluasi sebelum mengadopsi CRM secara penuh. Mintalah demonstrasi atau versi percobaan dari vendor dan berikan kesempatan kepada tim Anda untuk menguji fitur-fitur dan antarmuka CRM. Dalam tahap ini, tim dapat memberikan masukan dan umpan balik yang berharga untuk memastikan bahwa CRM yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka.

Praktik terbaik untuk adopsi CRM

Adopsi CRM yang sukses melibatkan lebih dari sekadar mengimplementasikan perangkat lunak. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat membantu Anda dalam mengadopsi CRM dengan efektif:

1. Melibatkan tim yang relevan

Melibatkan tim yang relevan dalam proses pengadopsian CRM sangat penting. Libatkan tim penjualan, tim pemasaran, tim layanan pelanggan, dan tim manajemen untuk memastikan keberhasilan implementasi CRM. Dengan melibatkan semua pihak yang terlibat, Anda dapat memastikan bahwa kebutuhan dan perspektif semua departemen dipertimbangkan dengan baik.

2. Memberikan pelatihan yang memadai

Pelatihan yang memadai bagi pengguna CRM sangat penting untuk meningkatkan adopsi dan pemanfaatan CRM. Pastikan tim Anda memahami betul bagaimana menggunakan fitur-fitur CRM yang relevan dengan pekerjaan mereka. Sediakan pelatihan yang komprehensif dan lanjutan untuk memastikan bahwa pengguna dapat mengoptimalkan penggunaan CRM dalam kegiatan sehari-hari.

3. Memonitor dan mengukur kinerja

Penting untuk memantau dan mengukur kinerja setelah mengadopsi CRM. Tentukan indikator kinerja kunci (KPI) yang relevan dan gunakan CRM untuk melacak dan menganalisis data yang diperlukan. Dengan memantau kinerja, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengambil tindakan yang tepat untuk mengoptimalkan hasil.

4. Berfokus pada pemecahan masalah

CRM adalah alat untuk membantu memecahkan masalah bisnis dan meningkatkan proses. Fokuskan penggunaan CRM pada solusi konkret untuk masalah yang ada. Identifikasi area di mana CRM dapat memberikan manfaat terbesar, seperti mengelola prospek penjualan, meningkatkan retensi pelanggan, atau mengoptimalkan siklus penjualan. Dengan memfokuskan upaya pada pemecahan masalah, Anda dapat meraih manfaat maksimal dari penggunaan CRM.

5. Mendorong kolaborasi tim

CRM memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Mendorong kolaborasi antara tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan dapat membantu dalam memperkuat hubungan dengan pelanggan dan memaksimalkan peluang penjualan. Manfaatkan fitur-fitur kolaborasi dalam CRM, seperti berbagi informasi, catatan kolaboratif, atau tanggapan cepat, untuk meningkatkan sinergi tim.

6. Mengukur kepuasan pelanggan

CRM dapat membantu dalam mengumpulkan data dan umpan balik dari pelanggan. Manfaatkan fitur-fitur CRM untuk mengukur kepuasan pelanggan, seperti survei atau ulasan pelanggan. Dengan memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih baik.

7. Rutin melakukan evaluasi dan perbaikan

Evaluasi secara rutin adalah praktik yang penting untuk mengoptimalkan penggunaan CRM. Tinjau proses, kebijakan, dan metode kerja yang terkait dengan penggunaan CRM secara berkala. Identifikasi area yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan, dan ambil langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan CRM.

SleekFlow Sebagai Alternatif CRM Anda

Butuh solusi alternatif CRM yang lebih murah dan mendukung bisnis Anda yang tengah berkembang?

Sama seperti CRM papan atas; Salesforce dan HubSpot, SleekFlow memiliki berbagai fitur dan keunggulannya, seperti: 

• Antarmuka mudah dipahami dan diadaptasi. 

• Multi-user, bisa untuk sales, marketing, dan CS/Admin. 

• Menyimpan dan mengelola data pelanggan.

• Membuat otomasi percakapan.

• Kirim pesan broadcast melalui aplikasi pesan instan.

• Tautan pembayaran untuk transaksi yang lebih mudah. 

Jika penjualan Anda banyak dilakukan melalui media sosial seperti Facebook dan Instagram atau aplikasi chat seperti WhatsApp, SleekFlow adalah opsi yang tepat untuk Anda, kami sangat mendukung bisnis berbasis c-commerce atau Social Commerce.

Kesimpulan

Dengan memahami tantangan CRM ini dan menerapkan praktik terbaik, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan CRM dan mencapai hasil yang diinginkan.