Terbaru di SleekFlow: Sistem ticketing untuk sales support yang lebih terorganisir
Apakah tim sales Anda mengelola ratusan percakapan sekaligus di WhatsApp, Facebook Messenger, dan Instagram menggunakan inbox yang sama? Jika ya, kemungkinan Anda sudah merasakan betapa terbatas inbox omnichannel konvensional.
Inbox tersebut memperlakukan semua percakapan secara setara sehingga mustahil untuk membedakan request berprioritas tinggi dari chat rutin, melacak metrik kinerja tim, atau mengukur waktu penyelesaian request secara spesifik.
Manajer pun terjebak dalam ketidakpastian ketika mengelola distribusi beban kerja dan kualitas layanan tanpa adanya sistem yang tepat. Akibatnya? Ada peluang yang terlewat dan inefisiensi tugas yang dapat merugikan bisnis Anda.
Tantangan-tantangan inilah yang mendorong kami mengembangkan sistem ticketing baru di SleekFlow – sebuah alat yang dirancang untuk memudahkan operasional sales support Anda.
Mengapa mengelola percakapan sales di era modern semakin sulit
Mari kita lihat praktiknya: Seorang sales representative tiba-tiba membicarakan masalah garansi ponsel ketika pelanggan menunjukkan minat pada aksesori gadget baru. Tanpa manajemen ticketing yang tepat, peluang penjualan ini berisiko terkubur dalam sesuatu yang tampak seperti percakapan sales support biasa.
Skenario ini terjadi puluhan kali setiap hari di seluruh percakapan tim Anda. Ini bukan hanya tentang volume pesan – ini tentang sifat beruntai percakapan. Ketika permintaan layanan, peluang penjualan, dan pertukaran obrolan biasa mengalir bersama, bagaimana Anda:
Melacak beberapa permintaan dalam satu percakapan?
Memprioritaskan peluang penjualan dari pertanyaan biasa?
Memastikan tugas tertentu telah ditangani?
Mengukur kinerja tim secara akurat?
Tantangan-tantangan ini menyoroti pentingnya sistem ticketing pintar yang mampu mengubah percakapan yang berbelit-belit menjadi tiket-tiket yang terorganisir dengan jelas dan siap ditindaklanjuti. Setiap support request, peluang penjualan, dan tindak lanjut memiliki tiket pelacakannya sendiri – memastikan tidak ada peluang yang terlewatkan, percakapan dapat diprioritaskan, dan insight yang dapat ditindaklanjuti selalu ada di ujung jari Anda.
5 Contoh Nyata Sistem Ticketing dengan SleekFlow
1. Layanan kesehatan: Mengelola janji temu dan pertanyaan pasien secara efisien
Di layanan kesehatan, bantuan pre-sales seringkali meliputi penanganan atas pertanyaan pasien, penjadwalan janji temu, dan penyediaan rincian harga atau perawatan.
Katakanlah, seorang pasien menanyakan tentang checkup rutin, tetapi juga menanyakan tentang paket kesehatan untuk keluarganya. Dengan membuat tiket terpisah untuk setiap pertanyaan, SleekFlow memastikan tim sales dapat memprioritaskan peluang upselling, sementara tim support menangani penjadwalan janji temu. Ini adalah salah satu dari banyak contoh sistem ticketing, ketika pemisahan tugas dapat meningkatkan efisiensi.
Manfaat:
Waktu respon yang lebih cepat untuk pertanyaan pasien.
Mempermudah penjadwalan janji temu dan tindak lanjut.
Meningkatkan sistem pelacakan minat pasien terhadap layanan tertentu.
2. E-commerce: Mengelola pesanan custom dan dalam jumlah besar dengan mudah
Dalam online sales, seringkali terdapat pertanyaan tentang pembelian dalam jumlah besar, pesanan custom, atau harga khusus untuk pelanggan tetap. Sistem ticketing customer service memastikan leads-leads bernilai tinggi ini ditangani secara efisien.
Misalnya, ketika pelanggan mengirim permintaan pesanan dalam jumlah besar atau kustomisasi produk, sebuah tiket akan dibuat dan ditugaskan kepada tim sales. Sistem ini melacak progres permintaan, memastikan akurasi harga, ketersediaan stok, dan tindak lanjut yang tepat waktu.
Manfaat:
Penanganan pesanan bernilai tinggi menjadi lebih efisien.
Waktu respon yang lebih cepat untuk permintaan pesanan custom.
Peningkatan pelacakan peluang B2B sales dan komunikasi klien.
3. Edukasi: Mengelola pendaftaran dan pertanyaan kemitraan
Lembaga pendidikan seringkali berinteraksi dengan calon siswa, orang tua, dan mitra perusahaan yang mengajukan pertanyaan tentang kursus, program pelatihan, dan kolaborasi.
Sebagai contoh, sebuah universitas atau platform pendidikan online menggunakan sistem ticketing SleekFlow untuk mengelola pertanyaan tentang pendaftaran kursus, opsi beasiswa, dan program pelatihan perusahaan. Setiap pertanyaan dicatat sebagai tiket, dikategorikan berdasarkan jenis permintaan, dan ditugaskan kepada tim yang relevan untuk ditindaklanjuti.
Manfaat:
Respon yang lebih cepat kepada calon siswa dan mitra.
Pelacakan komunikasi dengan leads secara terpusat.
Peningkatan kemampuan untuk mengelola minat terhadap program edukasi tertentu.
Lebih dari sekadar inbox untuk tim Sales yang modern
SleekFlow. Ticketing untuk kerja yang lebih efisien dan peluang yang lebih banyak
4. Travel and hospitality: Memudahkan group booking dan acara
Bisnis travel and hospitality seringkali mendapat permintaan group booking, perjalanan bisnis, dan penyelenggaraan acara. Sistem ticketing SleekFlow membantu tim sales memprioritaskan permintaan bernilai tinggi ini dan memberikan layanan yang personal.
Contohnya, sebuah jaringan hotel menggunakan sistem ini untuk mengelola pertanyaan tentang penyelenggaraan konferensi, acara pernikahan, dan outing perusahaan. Ketika calon klien mengirim persyaratan mereka, tiket akan dibuat dan ditugaskan ke tim sales. Sistem akan melacak progres pertanyaan tersebut, mulai dari kontak awal hingga pengiriman penawaran khusus dan penyelesaian booking.
Manfaat:
Memudahkan pengelolaan group booking yang bernilai tinggi.
Koordinasi yang baik antara tim sales dan event planning.
Pelacakan tindak lanjut dan layanan personal yang lebih baik untuk klien.
5. Otomotif: Mengubah leads penjualan kendaraan menjadi tugas untuk ditangani
Di industri otomotif, sistem ticketing customer service membantu dealer mengelola permintaan pre-sales terkait pembelian kendaraan, opsi leasing, dan rencana pembayaran.
For example, when a potential buyer requests a test drive, financing details, or vehicle availability, SleekFlow creates a ticket with the customer’s preferences. The sales team can track the inquiry, schedule follow-ups, and provide timely updates.
Misalnya, ketika calon pembeli meminta test drive, detail pembiayaan, atau ketersediaan kendaraan, SleekFlow membuat tiket dengan preferensi pelanggan tersebut. Tim sales dapat melacak permintaan, menjadwalkan tindak lanjut, dan memberikan update dengan tepat waktu.
Manfaat:
Peluang penjualan dan tugas tindak lanjut menjadi lebih jelas.
Respon yang lebih cepat untuk leads dengan prioritas tinggi.
Peningkatan customer engagement melalui komunikasi yang terpersonalisasi.
Panduan menggunakan sistem ticketing SleekFlow
1. Kustomisasi kategori tiket untuk memprioritaskan penjualan
Langkah pertama untuk memberi perubahan pada sales support Anda adalah dengan membangun sistem ticketing customer service yang terstruktur dengan baik. Solusi kami hadir dengan field tiket penting yang telah dikonfigurasi sebelumnya, termasuk:
Judul dan deskripsi tiket
Lampiran media
Level prioritas (urgen hingga rendah)
Pelacakan status (perlu dikerjakan, sedang dikerjakan, ditunda, dibuka kembali, selesai)
Tenggat waktu berdasarkan standar layanan Anda
Agen yang ditugaskan
Jenis tiket (tugas, insiden, pertanyaan, masalah)
Anda dapat menyesuaikan jenis tiket agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Baik itu "Sales Inquiry", "Product Support", atau "VIP Sales", buat kategori yang sesuai untuk tim Anda. Bukan hanya tentang memberi label, tetapi tentang menciptakan alur kerja terstruktur agar setiap percakapan mendapat perhatian. Misalnya, sales inquiry mendapat prioritas tertinggi dan pesan VIP sales memerlukan respon dalam waktu 24 jam.
Apa yang membuat kategorisasi tiket sangat berguna? Ketika pelanggan mengirim beberapa permintaan dalam satu pesan, Anda dapat membuat tiket yang berbeda-beda untuk setiap permintaan tanpa mengganggu alur percakapan. Pelacakan dan penanganan setiap permintaan menjadi lebih baik, termasuk level prioritas dan tenggat waktunya.
2. Automasi pembuatan tiket dan penugasan dengan Flow Builder
Setelah mengatur kategori, biarkan automasi menjalankan tugas utamanya. Flow Builder SleekFlow secara otomatis membuat tiket berdasarkan trigger tertentu, membantu Anda fokus pada interaksi berkualitas sambil mengurangi volume tiket.
Anda dapat memilih antara rule-based automation atau AI chatbot support:
Chatbot menangani pertanyaan umum tentang produk, harga, dan kebijakan.
Untuk pertanyaan kompleks, sistem akan membuat tiket dan menugaskannya ke anggota tim yang sesuai.
Sebelum membuat tiket, chatbot akan mengumpulkan konteks melalui pertanyaan yang tertarget.
Sistem menugaskan tiket berdasarkan kemampuan agen, distribusi round-robin, atau status VIP.
Automasi ini memungkinkan agen Anda untuk fokus ke pertanyaan yang kompleks, sedangkan hal-hal umum akan ditangani automasi secara efisien.
3. Gunakan tampilan daftar tiket untuk mengelola dan memprioritaskan tugas
Bayangkan tampilan daftar tiket sebagai pusat komando tim Anda. Anda tidak lagi tenggelam dalam tumpukan pesan yang tidak terorganisir – alat ini memberikan Anda pandangan menyeluruh atas setiap interaksi penjualan di semua channel.
Filter tiket dengan mudah berdasarkan:
Status
Prioritas
Asal channel
Tenggat waktu respon
Perlu memeriksa pertanyaan urgen dari WhatsApp? Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat melihat apa yang harus segera ditangani. Ingin melihat respon yang tertunda dari 24 jam terakhir? Sistem filtering membantu Anda fokus pada hal yang paling penting.
Tampilan ini juga mencakup fitur praktis untuk produktivitas tim. Anda dapat melakukan tindakan massal pada tiket yang serupa, memperbarui status dengan cepat, dan melihat indikator yang jelas untuk countdown SLA. Aritnya, tim Anda dapat bekerja lebih efisien sambil memastikan tidak ada pelanggan yang menunggu respon terlalu lama.
4. Bekali agen dengan alat canggih agar penyelesaian lebih cepat
Dalam hal menyelesaikan tiket, SleekFlow menyediakan semua yang dibutuhkan tim Anda dalam satu tempat. Inbox dilengkapi dengan AI writing assistant yang menyarankan respon berdasarkan materi yang Anda unggah ke AI knowledge base kami sehingga menghemat waktu agen Anda sambil tetap menjaga konsistensi komunikasi.
SleekFlow juga memiliki profil kontak bawaan di samping inbox yang dapat Anda gunakan sebagai CRM mandiri atau diintegrasikan dengan platform CRM/e-commerce Anda. Sistem ini memberikan agen akses instan ke riwayat pembelian dan preferensi pelanggan, memungkinkan mereka untuk memberikan bantuan personal tanpa perlu berpindah-pindah ke sistem yang berbeda.
Fitur kolaborasi tim memungkinkan agen untuk meninggalkan komentar dan menandai rekan kerja saat diperlukan, memudahkan penanganan permintaan kompleks yang membutuhkan masukan dari berbagai departemen. Kami juga menyimpan log tindakan secara detail untuk tujuan audit.
5. Ukur dan tingkatkan performa dengan analitik dan wawasan kinerja
Anda dapat mengekspor analitik sistem tiket SleekFlow yang menyediakan semua data yang Anda butuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata waktu respon pertama untuk prioritas tiket yang berbeda?
Anggota tim mana yang secara konsisten memberikan respon awal tercepat?
Berapa rata-rata waktu penyelesaian berdasarkan jenis dan prioritas tiket?
Apakah kita memenuhi target SLA untuk waktu respon pertama?
Selain itu, Anda dapat menggunakan Flow Builder untuk mengirimkan survei CSAT setelah tiket diselesaikan untuk mengukur kepuasan dan meningkatkan strategi respon. Jenis tiket kustom yang telah Anda tetapkan juga membantu mengidentifikasi tren kebutuhan pelanggan, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pendekatan sales support dan alokasi sumber daya secara proaktif.
Inbox biasa tidak cukup
Tim sales modern. butuh cara pintar untuk tetap on-track dengan percakapan. Ticketing SleekFlow bantu Anda mengorganisir, membuat prioritas, dan close deals lebih cepat.
Bagikan Artikel
