如何在手機及電腦網頁同時登入並操作WhatsApp Business?

客戶關係管理(Customer Relationship Management,簡稱︰CRM)中,「遲覆」訊息是大忌 ── 輕則收到一大段怒氣沖沖的批評,重則被列入永不回頭的黑名單。

幸好,隨著即時通訊軟件的廣泛應用,品牌能夠在更短時間內回覆客人疑難,大大提高訂單的成交率。在2020年,每天都有超過1.17億的WhatsApp用戶向商業帳戶查詢產品或服務詳情,而不少企業都開始視之為一個經營顧客關係的新戰場。不過,只要你深入瞭解到WhatsApp Business的營運規則,就會發現有些令人不禁卻步的難纏限制。

其中一個最大的難題就是,WhatsApp商業帳戶在同一時間只允許一位用戶登入,這對於有多名客服人員的公司而言,可以說是極為不便。終於,他們在2018年等到了一個新轉機。如果你每日收到的客戶訊息已超出一人能承受的的工作量,又或者是厭倦了幾個人輪流使用一部手機或電腦的話,就快來跟Sleekflow學幾招小技巧吧!

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延伸閱讀: 9個讓你提高客戶體驗的方法

在手機下載WhatsApp Business後可轉換至網頁版嗎?

首先,大家可能想問︰WhatsApp Business 是一個手機App,我可以將其轉移至其他裝置包括平板電腦、手提電腦嗎?在個人電腦網頁使用WhatsApp Business

和個人WhatsApp帳戶一樣,用家也能夠在電腦上使用商業版程式,更便捷地處理大量客戶查詢。

使用方法和個人版相若,開啟手機WhatsApp應用程式後,從右上方的選單找到「WhatsApp網頁版」功能。接著以手機掃描網頁上的QR Code,完成後就會自動跳轉到網頁版。

WhatsApp Business 的限制

解決了裝置問題,就到了「多人同時登入」的問題,WhatsApp嚴格規定每個帳號只能綁定一組手機號碼,即使企圖鑽空子,反復交換不同的裝置和手機號碼使用帳號,也有機會被官方限制權限,使許多企業苦不堪言。說到底,就算是再能幹的人,也不可能單憑一己之力處理數以千計的訊息。

如何同時於多部手機登入WhatsApp商業帳戶?

以下是幾個實測有效的解決方法,尤其適合沒有太多預算的客服團隊。

最直接的方法就是一部手機輪流交換使用,但這很顯然忽略了工作效率和私隱。

第二個可行的辦法就是先在手機上打開WhatsApp商業版的應用程式,然後再從另一部電腦的瀏覽器登入WhatsApp網頁版。WhatsApp網頁版和桌面版的使用方法一樣,兩者皆能夠自動同步手機上和電腦上所傳送和接收的訊息。

雖然這些應對措施都不是上策,但起碼現在能有多一個人分擔回覆訊息的工作。特別當你是一間正值成長期的小型企業,如此符合成本效益的做法必然是你的首選。 

WhatsApp擬加入多部手機同時登入新功能

據英國《獨立報》報導,WhatsApp正在iOSAndroid裝置上測試「多裝置登入」的新功能,除了能即時同步多部裝置上的聊天記錄外,還會全面使用「端對端」加密,致力保障用戶私隱。

WABetaInfo則發現,有關功能能允許用戶在多達4部裝置同時登入同一個WhatsApp帳號。它們更透露WhatsApp正在研發「離線傳送功能」,即使用戶的手機未有網路連線,桌面電腦仍能如常收發訊息。

WhatsApp linked devices

上圖就是Android裝置上的測試介面,如果你之前曾成功申請加入「多裝置登入」的Beta測試計劃,你就能在官方開放測試後即時啟動相關功能。之後,你便能使用同一個電話號碼登入不同手機設備,而任何文字訊息、多媒體資料或聯絡人都會在多部裝置上自動同步。可惜的是,目前AndroidiOS的測試計劃都已額滿,如果你有興趣的話,記得要密切留意下一次公開徵集的消息。

官方商業帳號 (WhatsApp Business API):即時獲取「多人使用」功能

2018年8月,Facebook發佈了WhatsApp Business API,讓企業能夠透過一些平台輕鬆處理來自顧客的海量訊息。

藉由WhatsApp Business API,企業可以將WhatsApp的資料自動整合到自己的客戶關係管理平台,統一管理多個通訊軟件,大幅提高工作效率之餘,還能有效推動團隊之間的合作。

透過客戶關係管理系統管理WhatsApp,將為企業帶來前所未有的便利。比如說,整個團隊都能同時處理同一個WhatsApp號碼收到和發出的訊息。更厲害的是,假如客戶是第一次與你的商業帳戶展開對話,系統能自行將其匯入聯絡人清單,免卻了人手輸入的麻煩。管理員還可以把不同的聊天匣分配給特定操作員,僅負責人才能收到該名客戶的訊息,避免員工被過多通知干擾。

簡單來說,WhatsApp Business API能夠在極大程度上提高工作服務效率,幫助團隊善用WhatsApp的每一項功能,為顧客提供天衣無縫的網上客戶支援。

你可以通過這個視頻進一步了解WhatsApp Business API

利用SleekFlow,輕鬆讓多個員工同時回覆客人

如果你還不肯定是否應該開始使用WhatsApp Business API,以下是一個簡單測試:1) 你有否被未曾間斷的訊息壓得喘不過氣? 2) 你是否不知道該如何妥善分流客戶查詢?

只要任何一題的答案為「是」,你就需要認真考慮引入SleekFlow之類的客戶關係管理系統來將WhatsApp Business的信息自動化了。

SleekFlow是一個全渠道軟件,能夠統一處理WhatsApp、Facebook、WeChat、Line、Live Chat、SMS等對話。

SleekFlow

不論是WhatsApp網站或是手機應用程式,只要使用SleekFlow,企業就可以允許多名員工同時登入一個WhatsApp號碼,並同時回覆客人。當有潛在客戶向你展開對話,它的訊息就會被標籤為「未委派」,但只要有人主動回應了這位顧客,有關對話就會自動分配給他/她,之後的任何訊息提示都僅該名負責人可見。在下圖這個欄目,團隊成員能閱覽自己手上的所有工作。

Customer conversation

這些基本功能都能增加團推回覆客人的速度和協同合作的能力。你還可以開啟「自動分流」功能,將顧客查詢自動分配給特定員工,減省因為團隊內部溝通不善導致的錯誤,加快對話流程,更有效率地轉化銷售。

我覺得 SleekFlow 是一個球隊的中場指揮。它整合不同通訊軟件的客人,集中一齊去處理,再將有不同需要的客人分配給相應的團隊去負責,令工作流程更順暢,從而輕鬆照料到網上顧客的需要。

梁健民

SleekFlow 客戶/CityLink 行政總監

查看 CityLink X SleekFlow 的成功故事

Sleekflow簡易版面管理團隊和用戶

不知道如何在SleekFlow啟動WhatsApp Busines「多人使用」的功能?快來看看詳細使用教學吧!

團隊管理

首先,你可以點選右上角的「設定」,按進「管理團隊」的欄目瀏覽所有團隊、成員和管理人。

Team management

如果你想創建新團隊的話,點選右上方「添加團隊」。

Create team

系統會彈出一張表格。填寫團隊名稱和選定管理人之後,再按「保存」就能完成。

至於想新增成員到特定團隊的話,則需要按一下團隊名稱旁邊白色的「編輯」按鈕,畫面跳轉後,再按右上方「添加成員」即可。

Add members

你還可以點按側旁的「編輯」按鈕,整理團隊資料。

Organize team information

除此之外,你也可以在下拉式清單中選擇相應的成員,並將他們加入團隊當中。

Managing teams

用戶管理

User management

你可以在右上方的「設定」中找到「管理使用者」,在這裏會顯示所有團隊成員的基本資料和角色。

如果想邀請新用戶的話,點選右上方白色的「+ 邀請使用者」,系統其後會彈出一個視窗,只需要選擇用戶角色、設定到期日,並將邀請鏈接複製發送有關團隊給即可。

Inviting users

你也可以點選視窗左下方的按鍵,直接向有關團隊發送邀請電郵。

Sending invitation emails to teams

填好所有欄目之後,按一下右下方的「發送」。

Email sent

完成之後,該名新用戶就會被加到成員列表當中,而其名字旁邊會有一個「等待中」的標籤,示意該名用戶尚未接受邀請和創建SleekFlow帳號。

一個邀請電郵會被發送到該名新成員的郵件箱,只要點選郵件中的藍色「加入」鍵便能完成整個程序。如果未有收到,可以先檢視垃圾和廣告郵件匣。

Viewing new emails

該名新成員其後會被導向到SleekFlow註冊頁面,輸入姓名、密碼、職位等資料後,再點選下方「加入SleekFlow」。建立帳戶之後,該名新成員就會被正式加到企業的用戶列表當中。

如果想編輯用戶的角色和基本資訊,可以點選成員名稱旁邊的「編輯」。

Editing user information

你可以更改該名成員的頭像、基本聯絡資料、手機號碼、時區、所屬團隊和角色權限。

編輯完畢後,按一下右上方的藍色「保存」即可。


如何申請使用WhatsApp官方商業帳號?

由於官方商業帳號必須由指定的WhatsApp Business API供應商才能申請,有興趣的話,可點選下方按鈕,讓SleekFlow免費為你申請!

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