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【電商必讀】WhatsApp Business 多人使用終極指南

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【電商必讀】WhatsApp Business 多人使用終極指南

今時今日,幾乎每個人的手機上都安裝了WhatsApp,不少電商更會依賴 WhatsApp 作為和客戶溝通的主要渠道。但對有一定規模的店鋪來說,WhatsApp 綁定一個號碼和裝置的設定實在很不方便。如何才能用 WhatsApp Business 批量處理客戶查詢呢?SleekFlow 馬上教你WhatsApp Business 多人使用的技巧!

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延伸閱讀:9個讓你提高客戶體驗的方法

WhatsApp Business 多裝置登入 VS 多人登入

首先,大家可能想問︰WhatsApp Business 是一個手機應用程式,我可以將其轉移至其他裝置包括平板電腦、手提電腦嗎?在個人電腦網頁使用 WhatsApp Business 和個人 WhatsApp 帳戶一樣,用家也能夠在電腦上使用商業版程式,更便捷地處理大量客戶查詢。

使用方法和個人版相若,開啟手機 WhatsApp 應用程式後,從右上方的選單找到「WhatsApp網頁版」功能。接著以手機掃描網頁上的QR Code,完成後就會自動跳轉到網頁版。

解決了裝置問題,就到了「多人同時登入」的問題,WhatsApp 嚴格規定每個帳號只能綁定一組手機號碼,即使企圖鑽空子,反復交換不同的裝置和手機號碼使用帳號,也有機會被官方限制權限,使許多企業苦不堪言。說到底,就算是再能幹的人,也不可能單憑一己之力處理數以千計的訊息。

如何用多裝置登入 WhatsApp Business?

WhatsApp 目前已經開放「多個裝置同時登入」的功能。用戶可以同時在最多四部已連結裝置使用 WhatsApp,而無需保持與手機連線,但同一時間只能連結一部手機。 

Android 教學

  1. 在手機開啟 WhatsApp。

  2. 點按「更多選項」> 「已連結裝置」。

  3. 點按「連結裝置」。

  4. 解鎖手機:

    • 如您的裝置設有生物辨識驗證功能,請按照螢幕上的指示操作。

    • 如您沒有啟用生物辨識驗證功能,系統會提示您輸入用於解鎖手機的 PIN。

  5. 將手機鏡頭對準要連結裝置的螢幕,以掃描 QR 碼。

iOS 教學

  1. 在您的手機上開啟 WhatsApp。

  2. 前往 WhatsApp「設定」。

  3. 點按「已連結裝置」。

  4. 點按「連結裝置」。

  5. 如果手機使用 iOS 14 或更新版本,請解鎖手機:

    • 使用 Touch ID 或 Face ID 解鎖。

    • 如您沒有啟用生物辨識驗證功能,系統會提示您輸入用於解鎖手機的 PIN。

  6. 將手機鏡頭對準要連結裝置的螢幕,以掃描 QR 碼。

延伸閱讀:【WhatsApp 帳號被封鎖】WhatsApp 商業帳號被停用解鎖及防範教學

如何用多人登入 WhatsApp Business?

WhatsApp Business API 簡介

2018年8月,Facebook 發佈了 WhatsApp Business API,讓企業能夠透過一些平台輕鬆處理來自顧客的海量訊息。

藉由 WhatsApp Business API,企業可以將 WhatsApp 的資料自動整合到自己的客戶關係管理平台,統一管理多個通訊軟件,大幅提高工作效率之餘,還能有效推動團隊之間的合作。

透過客戶關係管理系統管理 WhatsApp,將為企業帶來前所未有的便利。比如說,整個團隊都能同時處理同一個 WhatsApp 號碼收到和發出的訊息。更厲害的是,假如客戶是第一次與你的商業帳戶展開對話,系統能自行將其匯入聯絡人清單,免卻了人手輸入的麻煩。管理員還可以把不同的聊天匣分配給特定操作員,僅負責人才能收到該名客戶的訊息,避免員工被過多通知干擾。

簡單來說,WhatsApp Business API 能夠在極大程度上提高工作服務效率,幫助團隊善用WhatsApp的每一項功能,為顧客提供天衣無縫的網上客戶支援。

你可以通過這個影片進一步了解WhatsApp Business API:

WhatsApp Business跟WhatsApp Business API的分别

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Android 教學

因應不同服務供應商,使用方法或者不同。如果選用 SleekFlow 的服務,你可以前往 Google Play 下載 Android 版本的應用程式。

sleekflow google play

iOS 教學

SleekFlow 同樣有提供 iOS 版本的應用程式。從 App Store 下載和安裝之後即可使用。

sleekflow app store

除了多人登入,WhatsApp Business API 還有甚麼功能?

如果你還不肯定是否應該開始使用 WhatsApp Business API,以下是一個簡單測試:1) 你有否被未曾間斷的訊息壓得喘不過氣? 2) 你是否不知道該如何妥善分流客戶查詢?

只要任何一題的答案為「是」,你就需要認真考慮引入 SleekFlow 之類的客戶關係管理系統來將 WhatsApp Business 的信息自動化了。

SleekFlow 是一個全渠道軟件,能夠統一處理 WhatsApp、Facebook、WeChat、Line、Live Chat、SMS 等對話。

查看新加坡頂級教育機構 PSB Academy 如何透過 SleekFlow 利用 WhatsApp Business API 轉化銷售綫索

SleekFlow

不論是 WhatsApp 網站或是手機應用程式,只要使用 SleekFlow,企業就可以允許多名員工同時登入一個 WhatsApp 號碼,並同時回覆客人。當有潛在客戶向你展開對話,它的訊息就會被標籤為「未委派」,但只要有人主動回應了這位顧客,有關對話就會自動分配給他/她,之後的任何訊息提示都僅該名負責人可見。在下圖這個欄目,團隊成員能閱覽自己手上的所有工作。

Customer conversation

這些基本功能都能增加團推回覆客人的速度和協同合作的能力。你還可以開啟「自動分流」功能,將顧客查詢自動分配給特定員工,減省因為團隊內部溝通不善導致的錯誤,加快對話流程,更有效率地轉化銷售。

我覺得 SleekFlow 是一個球隊的中場指揮。它整合不同通訊軟件的客人,集中一齊去處理,再將有不同需要的客人分配給相應的團隊去負責,令工作流程更順暢,從而輕鬆照料到網上顧客的需要。

梁健民

SleekFlow 客戶/CityLink 行政總監

查看 CityLink X SleekFlow 的成功故事

SleekFlow 簡易版面管理團隊和用戶

不知道如何在SleekFlow啟動 WhatsApp Busines「多人使用」的功能?快來看看詳細使用教學吧!

團隊管理

首先,你可以點選右上角的「設定」,按進「管理團隊」的欄目瀏覽所有團隊、成員和管理人。

Team management

如果你想創建新團隊的話,點選右上方「添加團隊」。

Create team

系統會彈出一張表格。填寫團隊名稱和選定管理人之後,再按「保存」就能完成。

至於想新增成員到特定團隊的話,則需要按一下團隊名稱旁邊白色的「編輯」按鈕,畫面跳轉後,再按右上方「添加成員」即可。

Add members

你還可以點按側旁的「編輯」按鈕,整理團隊資料。

Organize team information

除此之外,你也可以在下拉式清單中選擇相應的成員,並將他們加入團隊當中。

Managing teams

用戶管理

User management

你可以在右上方的「設定」中找到「管理使用者」,在這裏會顯示所有團隊成員的基本資料和角色。

如果想邀請新用戶的話,點選右上方白色的「+ 邀請使用者」,系統其後會彈出一個視窗,只需要選擇用戶角色、設定到期日,並將邀請鏈接複製發送有關團隊給即可。

Inviting users

你也可以點選視窗左下方的按鍵,直接向有關團隊發送邀請電郵。

Sending invitation emails to teams

填好所有欄目之後,按一下右下方的「發送」。

Email sent

完成之後,該名新用戶就會被加到成員列表當中,而其名字旁邊會有一個「等待中」的標籤,示意該名用戶尚未接受邀請和創建 SleekFlow 帳號。

一個邀請電郵會被發送到該名新成員的郵件箱,只要點選郵件中的藍色「加入」鍵便能完成整個程序。如果未有收到,可以先檢視垃圾和廣告郵件匣。

Viewing new emails

該名新成員其後會被導向到SleekFlow註冊頁面,輸入姓名、密碼、職位等資料後,再點選下方「加入SleekFlow」。建立帳戶之後,該名新成員就會被正式加到企業的用戶列表當中。

如果想編輯用戶的角色和基本資訊,可以點選成員名稱旁邊的「編輯」。

Editing user information

你可以更改該名成員的頭像、基本聯絡資料、手機號碼、時區、所屬團隊和角色權限。

編輯完畢後,按一下右上方的藍色「保存」即可。

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