WhatsApp untuk Bisnis Kesehatan dan Wellness: Cara Klinik dan Studio Mengelola Pendaftaran, Pengingat, dan Follow-up tanpa Melanggar Aturan

Senin pukul 07.10, seorang ibu mengirim chat ke WhatsApp klinik: “Dokter anak praktik jam berapa hari ini? Bisa pakai BPJS?”

Nomor klinik dipegang satu admin yang baru masuk pukul 08.00. Saat chat ibu tersebut dibalas, kuota poli anak pagi sudah penuh, dan ia sudah berangkat ke klinik lain.

Kejadian seperti ini bisa terjadi karena flow chat WhatsApp belum dirancang dengan rapi. Artikel ini akan membahas bagaimana WhatsApp untuk bisnis kesehatan dan wellness bisa mengotomatiskan pendaftaran, pengingat, dan follow-up, sekaligus batasan aturan yang perlu diketahui klinik dan wellness studio.

Apa itu WhatsApp untuk bisnis kesehatan dan wellness?

WhatsApp untuk bisnis kesehatan dan wellness adalah penggunaan WhatsApp Business API oleh klinik, fisioterapi, laboratorium, dan studio kebugaran untuk menerima pendaftaran, mengirim pengingat jadwal, menjawab pertanyaan administratif, dan menindaklanjuti pasien atau member dari satu inbox bersama.

Fasilitas kesehatan (klinik pratama dan utama, klinik gigi, fisioterapi, laboratorium dan MCU) serta bisnis wellness (gym, studio yoga dan pilates) bisa memakai WhatsApp Business API untuk melayani pasien dan member mereka.

Baca juga: WhatsApp untuk Bisnis Kecantikan untuk pembahasan bagaimana WhatsApp Business API membantu bisnis kecantikan mengelola chat klien.

Di balik layar, WhatsApp Business API membantu bisnis kesehatan dan wellness di atas untuk

• Menjawab pertanyaan jadwal praktik, layanan, dan biaya

• Menerima pendaftaran dan booking slot kunjungan atau kelas

• Mengirim konfirmasi dan pengingat jadwal

• Mengatur reschedule dan pembatalan

• Follow-up setelah kunjungan atau kelas, misalnya pengingat kontrol ulang

• Meneruskan pertanyaan medis ke tenaga kesehatan

Survei APJII tahun 2023 menemukan bahwa 96,6% responden mereka memiliki akun WhatsApp. Tandanya, WhatsApp adalah platform yang sangat potensial untuk menjangkau calon pasien dan member studio.

Cara mendaftarkan pasien lewat WhatsApp tanpa bentrok dengan antrean BPJS

Pendaftaran pasien lewat WhatsApp paling aman dibuat kalau urutan pertanyaannya jelas dan batasnya tegas.

Susun pertanyaan di WhatsApp

Saat menerima chat, tanyakan 4 hal ini ke pasien secara berurutan:

1. Jenis pasien (apakah BPJS, umum, atau asuransi swasta dan perusahaan)

2. Poli atau layanan yang dituju di klinik

3. Dokter pilihan

4. Tanggal kunjungan yang diinginkan

Urutan pertanyaan di atas bisa Anda susun di Flow Builder, dan pilihannya tampil sebagai form dalam chat lewat WhatsApp Flow.

Arahkan pasien BPJS ke antrean Mobile JKN

Untuk pasien BPJS di FKTP yang sudah terintegrasi, balasan otomatis mengarahkan mereka mengambil antrean lewat Mobile JKN. WhatsApp tidak menggantikan antrean JKN, jadi perannya hanya sebagai pintu masuk informasi.

Minta data seminimal mungkin di chat WhatsApp

Di chat, Anda cukup bertanya nama, poli, dokter, dan tanggal, sedangkan NIK dan nomor kartu sebaiknya diminta lewat form atau saat registrasi untuk menghindari data sensitif di riwayat percakapan.

Ambil jadwal dokter dari teks yang disetujui

Jawaban terkait jadwal diambil dari teks yang sudah disetujui klinik. Saat dokter cuti, pasien akan diberi tahu lewat template pesan yang sudah disetujui Meta karena biasanya pesan ini dikirim di luar jendela 24 jam.

Sinkronisasi ke sistem klinik

Khusus untuk data janji temu, lakukan sinkronisasi ke sistem klinik lewat API atau webhook supaya bisa terkirim secara otomatis ke sana.

Pesan apa yang boleh dijawab otomatis, dan mana yang harus ditangani tenaga kesehatan?

Tidak semua chat dari pasien atau member harus dijawab secara otomatis lewat WhatsApp Business API.

Tabel di atas bukan nasihat hukum. Sebaiknya tetap konfirmasi dengan konsultan regulasi Anda.

Cara mengurangi pasien yang tidak datang ke jadwal kontrol dan terapi

Pasien yang tidak datang di jadwal kontrol terkadang lupa atau bingung cara mengubah jadwal. Anda bisa mengatur pengingat otomatis untuk mengatasinya.

Kirim pengingat dalam tiga tahap

1. Konfirmasi – Dikirim segera setelah janji temu dibuat

2. H-1 – Menyertakan tombol konfirmasi atau reschedule

3. Pagi hari H — Pengingat singkat jam dan lokasi kontrol

Ajak pasien kembali lewat pesan recall

Selain janji yang sudah dibuat, pesan recall mengajak pasien menjadwalkan kunjungan berikutnya. Berikut pesan recall yang bisa Anda kirim beserta contoh waktu kirimnya:

• Kontrol setelah tindakan – Kirim H-3 jadwal kontrol

• Sesi lanjutan fisioterapi – Kirim H+2 sesi terakhor, kalau belum ada jadwal berikutnya

• MCU tahunan – Kirim 1 bulan sebelum genap 1 tahun darii MCU terakhir

Semua waktu di atas hanya contoh, jadi sesuaikan dengan anjuran dokter.

Buat isi template pesan yang netral

Preview pesan biasanya muncul di lockscreen HP, jadi isinya harus aman saat dibaca. Contoh: “Pengingat jadwal Anda di Klinik X besok pukul 09.00”, tanpa menyebut poli, diagnosis, atau tindakan.

Di luar jendela 24 jam, pesan keluar wajib memakai template yang disetujui Meta.

OT&P Healthcare, jaringan klinik di Hong Kong dengan 7 cabang, menghubungkan sistem pasiennya ke SleekFlow lewat API sehingga mereka bisa mengirim pengingat otomatis. Hasilnya, no-show (ketidakhadiran) pasien turun 11% dan cancellation mereka berkurang 10%.

Cara mengisi kelas gym, yoga, dan pilates tanpa membalas chat satu per satu

Biarkan member booking kelas langsung di chat

Member memilih kelas, instruktur, dan slot yang diinginkan lewat chat, lalu booking tercatat tanpa admin perlu membalas satu per satu.

Siapkan waiting list untuk kelas yang penuh

Saat kelas penuh, member diarahkan ke waiting list dan diberi kabar kalau ada slot kosong.

Dari iklan jadi peserta kelas trial

Calon member yang mengklik iklan Click-to-WhatsApp bisa langsung diarahkan memilih kelas trial. 

Pembayarannya lewat payment link yang dikirim di chat yang sama, dengan metode bayar mengikuti yang diaktifkan di payment gateway.

Kirim pengingat sebelum kelas dan sebelum paket habis

Pengingat sebelum kelas mencegah member lupa hadir ke kelas, sedangkan pengingat sebelum masa berlaku paket atau kredit habis mengajak member untuk memperpanjang membership tepat waktu. 

Tangani cuti dan perpanjangan dengan syarat yang jelas

Jika ada member yang mengajukan cuti membership atau perpanjangan lewat chat, beri penjelasan syarat paket seperti masa berlaku, jumlah kredit, dan aturan cuti di pesan konfirmasi.

Untuk medical retention, label tanggal mulai membership bisa memicu (trigger) pesan berisi jadwal kelas berikutnya.

Bagaimana menjaga data pasien tetap aman di WhatsApp?

Data dan informasi kesehatan pasien masuk termasuk dalam kategori data pribadi spesifik menurut Pasal 4 UU PDP. Jasi penanganannya perlu lebih hati-hati daripada data kontak biasa.

Sementara itu, Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mewajibkan fasilitas kesehatan atau klinik menerapkan rekam medis elektronik paling lambat 31 Desember 2023, dan rekam medis itu harus terhubung ke aplikasi SATUSEHAT. Karena itu, catatan klinis harus masuk ke rekam medis, bukan hanya tersimpan di chat.

Nomor HP yang diberikan pasien saat mendaftar untuk mendapat layanan bukan persetujuan untuk menerima promo, jadi persetujuan promosi ke pasien sebaiknya diminta terpisah.

Lewat fitur keamanan data SleekFlow, akses bisa dibatasi per peran dan per tim. Misalnya admin poli anak hanya melihat chat poli anak, dan NIK serta nomor kartu pasien bisa disamarkan.

Fitur ini membantu Anda membatasi akses, tapi bukan jaminan kepatuhan sepenuhnya karena kepatuhan tetap bergantung pada cara klinik Anda mengelola data.

Apa yang boleh dikirim dalam promosi klinik dan iklan Click to WhatsApp?

Sebelum menjadwalkan broadcast campaign atau iklan, ada aturan iklan kesehatan, aturan obat, dan kebijakan Meta yang perlu dicek.

Untuk fasilitas kesehatan

Permenkes Nomor 1787/MENKES/PER/XII/2010 melarang adanya testimoni di iklan atau publikasi media massa, perbandingan mutu dengan fasilitas lain, dan janji yang memberi harapan tidak tepat.

Status aturan ini sebaiknya Anda cek ke dinas kesehatan atau konsultan hukum, terutama setelah adanya UU Nomor 17 Tahun 2023 dan PP Nomor 28 Tahun 2024.

Untuk obat

Peraturan BPOM Nomor 8 Tahun 2020 melarang peredaran obat secara daring lewat media sosial, dan obat keras hanya boleh diedarkan berdasarkan resep asli dokter. Karena itu, obat keras tidak boleh masuk katalog atau broadcast.

Untuk wellness studio

Kebijakan iklan Meta untuk wellness studio yang mencantumkan klaim kesehatan dan penurunan berat badan perlu Anda perhatikan, termasuk batas usia 18+ untuk iklan produk dan layanan diet, kesehatan, atau berat badan. 

Untuk iklan

Meta membatasi informasi kesehatan yang dikirim lewat Business Tools. Jadi atur iklan event yang netral seperti mencantumkan “booking dibuat”, bukan nama poli atau tindakan. 

Semua aturan di atas bisa berubah atau diperbarui. Jadi cek versi terbarunya secara berkala sebelum campaign berjalan, dan ingat bahwa tulisan ini bukan nasihat hukum.

Bagaimana SleekFlow membantu klinik dan studio memindahkan pendaftaran dan pengingat dari HP admin ke satu sistem?

OT&P Healthcare dulu mengelola 7 akun WhatsApp secara terpisah untuk 7 kliniknya. Setelah menggunakan SleekFlow, kini semuanya masuk ke satu inbox terpusat. 

Sistem pasien internal mereka juga tersambung lewat integrasi API kustom, sehingga pengingat otomatis dikirim dari sistem itu.

Hasilnya:

• No-show (ketidakhadiran) pasien turun 11% dan cancellation berkurang 10%

• Efisiensi operasional naik karena staf front office tidak perlu sering-sering menangani chat WhatsApp

• Pasien lebih mudah terhubung dengan dokter yang tepat

Jika ingin mulai memakai WhatsApp Business API untuk klinik atau wellness studio Anda, pastikan Anda memantau lima metrik ini:

1. Chat ke pendaftaran

2. No-show per poli atau kelas

3. Response time

4. Tingkat isi kelas

5. Kunjungan kontrol kembali

Analytics SleekFlow bisa membantu Anda melacak metrik chat dan konversi sehingga tim bisa melihat alur pendaftaran dari chat pertama.

Lewat Coexistence, nomor WhatsApp Business yang sudah dipakai di HP pun tetap bisa dipakai sambil tersambung ke SleekFlow, termasuk nomor Indonesia.

Ingin melihat bagaimana alur pendaftaran dan pengingat ini berjalan di klinik atau studio Anda? Jadwalkan demo sekarang.

Siap untuk membuat bisnis anda berkembang dan lebih sukses?

Kembangkan bisnis anda lebih baik dan efisien dengan Sleekflow

Jadwalkan Demo

List Harga