Bening's Clinic Tingkatkan Reservasi hingga 5x Lipat dengan SleekFlow

Di industri estetika dan kecantikan yang berkembang pesat, kecepatan merespons pelanggan adalah kunci utama dalam mengubah ketertarikan (inquiry) menjadi kedatangan (booking). Bening’s Clinic, salah satu klinik kecantikan terkemuka di Indonesia, menghadapi tantangan besar ketika pertumbuhan cabang dan volume pesan digital mereka melonjak tajam.

Melalui kolaborasi dengan SleekFlow, Bening's Clinic berhasil mengotomatisasi sistem komunikasi pelanggan, mengoptimalkan ratusan ribu leads, dan mendongkrak angka reservasi secara signifikan. Bagaimana transformasi ini terjadi? Simak kisah lengkapnya di bawah ini.

Tentang Bening's Clinic

Bening’s Clinic adalah klinik kecantikan modern di Indonesia yang menyediakan berbagai layanan aesthetic dan perawatan kulit profesional menggunakan teknologi medis mutakhir. Memiliki komitmen untuk menghadirkan layanan kecantikan yang aman, terpercaya, dan mudah dijangkau, Bening's Clinic telah berkembang pesat dengan jaringan cabang yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia.

Dalam operasional digitalnya, Bening's Clinic aktif memanfaatkan berbagai kanal media sosial seperti WhatsApp, Instagram, TikTok, iklan digital (ads), hingga kerja sama dengan KOL/Influencer untuk menjaring pasien baru.

Tantangan Sebelum Menggunakan SleekFlow

Sebelum mengintegrasikan SleekFlow ke dalam sistem operasional mereka, Bening's Clinic mengelola seluruh komunikasi pelanggan secara manual. Seiring dengan bertambahnya jumlah cabang dan masifnya kampanye pemasaran, tim Admin Online mulai kewalahan menghadapi lonjakan pesan.

Beberapa tantangan utama yang dihadapi antara lain:

• Ketiadaan Ownership Leads yang Jelas: Sulitnya membagi dan memantau distribusi pesan masuk dari berbagai channel digital secara manual ke admin cabang yang tepat.

• Respons yang Terhambat (Response Time): Tanpa adanya sistem monitoring terpusat, manajemen kesulitan melacak seberapa cepat admin merespons chat, yang berpotensi menurunkan kepuasan pasien.

• Risiko Chat Terlewat: Volume pesan yang sangat besar di WhatsApp meningkatkan risiko adanya pertanyaan pasien atau konsultasi yang tidak terbalas.

• Sistem Pelaporan Manual: Rekap data leads, pelacakan konversi (conversion rate) dari iklan ke reservasi, serta evaluasi performa admin masih dilakukan manual sehingga tidak efisien.

• Kurangnya Segmentasi: Tim belum mampu mengelompokkan pelanggan secara terstruktur (seperti warm leads atau hot leads) demi menentukan prioritas tindak lanjut (follow-up).

Sesudah Menggunakan SleekFlow

Perubahan signifikan dirasakan oleh Bening's Clinic setelah mengadopsi platform omnichannel CRM SleekFlow:

• Satu Dasbor Terpusat: Seluruh percakapan dan pertanyaan pasien dari WhatsApp, Instagram, dan TikTok kini masuk ke dalam satu sistem CRM yang terintegrasi.

• Distribusi Otomatis Antar Cabang: Menggunakan fitur Flow Builder, sistem secara otomatis mengalihkan dan menugaskan leads ke admin cabang yang sesuai begitu pasien memilih nomor urut cabang tujuan mereka.

• Visibilitas Penuh untuk Head Office (HQ): Pemimpin tim dan koordinator di kantor pusat dapat memantau riwayat obrolan, melacak assignment, serta mengevaluasi response time admin secara real-time.

• Otomatisasi Follow-Up Berjadwal: Sistem secara otomatis mengirimkan pesan pengingat dan edukasi pada interval H+3 jam, H+7 jam, hingga H+1 hari setelah interaksi pertama jika pasien belum melakukan booking.

• Digitalisasi Aktivitas Offline via QR Code: Pengunjung acara offline cukup memindai QR Code pada voucher untuk langsung terhubung ke WhatsApp CRM , membuat data mereka langsung terekam otomatis di sistem

• Optimalisasi iklan Click-to-WhatsApp (CTWA): Bening's Clinic kini mampu mengelola sekitar 15.000 hingga 20.000 leads dalam periode campaign tertentu, dan sukses mengonversi 1.500 hingga 2.000 pasien untuk melakukan booking reservasi treatment di klinik.
  

Fitur SleekFlow yang Digunakan Bening's Clinic

Keberhasilan transformasi digital Bening's Clinic didukung oleh pemanfaatan fitur-fitur unggulan SleekFlow berikut ini:

1. Flow Builder Automation (Otomatisasi Alur Chat)

Bening's Clinic membuat menu navigasi otomatis yang menampilkan nomor urut cabang. Saat pasien memilih nomor cabang tujuan atau mengonfirmasi domisili mereka, sistem otomatis mengalihkan dan menugaskan (assign) leads tersebut ke admin cabang yang bersangkutan. Fitur ini juga digunakan untuk mengirimkan pesan pengingat (reminder) otomatis H+3 jam, H+7 jam, hingga H+1 hari kepada calon pasien yang belum menyelesaikan pemesanan.

2. Omnichannel CRM & Sistem Labeling

Fitur ini mempermudah tim untuk melakukan screening kebutuhan pasien (keluhan jerawat, flek, kulit kusam, dll.) lalu menyematkan label seperti Warm Leads atau Hot Leads. Labeling tanpa batas ini membantu admin menentukan prioritas komunikasi serta mempermudah strategi remarketing.

3. Broadcast Tersegmentasi 

Bening's Clinic memanfaatkan fitur broadcast untuk mengaktifkan kembali cold leads (pelanggan yang sudah lama tidak aktif). Dengan pesan yang dipersonalisasi sesuai riwayat perawatan atau jenis masalah kulit pasien, tingkat keterlibatan (engagement) meningkat drastis dibandingkan metode sebar pesan massal biasa.

4. Integrasi QR Code untuk Aktivasi Offline

Saat mengadakan acara offline atau program partnership, Bening's Clinic menyertakan QR Code khusus pada voucher perawatan. Ketika pengunjung melakukan pemindaian (scan) QR Code, mereka langsung diarahkan ke WhatsApp yang memicu pesan otomatis berisi informasi promo, memudahkan proses capture data ke dalam CRM tanpa input manual yang melelahkan.

Kesimpulan

Implementasi SleekFlow membawa dampak fundamental yang membantu akselerasi bisnis Bening's Clinic di era digital. Sebagai penutup, manajemen Bening's Clinic merangkum pengalaman berharga mereka dalam testimoni berikut.

Sleekflow membantu mengubah proses customer handling yang sebelumnya manual menjadi lebih terstruktur, terukur, dan terintegrasi, sehingga pengelolaan leads, follow up, segmentasi customer, hingga conversion reservasi dapat berjalan lebih cepat, efisien, dan optimal di seluruh cabang.

Evi Hardiani

Customer Support Supervisor