WhatsApp untuk Bisnis F&B: Cara Restoran, Kafe, dan Katering Mengelola Reservasi, Pesanan, dan Pertanyaan Halal dari Satu Nomor

Pukul 16.30 di hari ketiga Ramadan, admin kantor ingin booking di restoran untuk bukber 25 orang di hari Jumat.

Chat admin kantor tersebut masuk ke nomor restoran cabang Kemang, yang ternyata sudah penuh. Admin restoran baru membalas setelah jam buka puasa dan menyarankan cabang lain. 

Sayangnya, saat itu pelanggan sudah DP di restoran sebelah.

Lewat WhatsApp untuk bisnis F&B, reservasi, pesanan, dan pertanyaan halal bisa ditangani dari satu nomor, dan artikel ini akan membahas caranya.

Apa itu WhatsApp untuk bisnis F&B?

WhatsApp untuk bisnis F&B adalah penggunaan WhatsApp Business API oleh restoran, kafe, katering, dan brand makanan untuk menerima reservasi dan pesanan, menagih DP, menjawab pertanyaan menu, dan mengirim promo ke pelanggan yang setuju, dari satu nomor untuk semua cabang.

Ini menggantikan cara lama: satu nomor WhatsApp per cabang, HP kasir yang merangkap CS, dan grup WhatsApp staf tempat pesanan diteruskan manual. Hasilnya, chat tidak lagi tersebar di HP staf tertentu.

Lewat cara ini, bisnis F&B bisa:

• Menerima reservasi dan pesanan langsung di chat

• Menjawab pertanyaan seputar menu

• Mengirim promo ke pelanggan yang sudah setuju (opt-in)

• Melayani semua cabang dari satu nomor

Bisnis F&B yang bisa menggunakan cara ini pun beragam, mulai dari restoran, kafe, kedai kopi, katering atau jasa boga, bakery, cloud kitchen, sampai jaringan multi-cabang dan kemitraan.

Skalanya juga besar. BPS mencatat ada 4,85 juta usaha penyediaan makanan dan minuman pada tahun 2023, dengan 24,75% restoran dan rumah makan serta 3,48% katering. 

Penggunaan WhatsApp untuk bisnis F&B ini lebih optimal dengan WhatsApp Business API yang didapat lewat Business Solution Provider (BSP) resmi, dan SleekFlow adalah BSP resmi WhatsApp Business API yang bisa Anda pakai.

Cara menangani chat saat jam makan dan menjelang buka puasa tanpa ada yang terlewat

Chat paling ramai biasanya masuk saat jam makan dan menjelang buka, tepat ketika staf sedang sibuk melayani tamu. Untuk menanganinya, Anda perlu mengatur alur chat yang jelas sejak detik pertama.

Pesan sambutan otomatis mengarahkan pelanggan ke jalur yang tepat

Begitu chat masuk, pelanggan langsung menerima pesan sambutan dengan empat pilihan: cabang, menu, reservasi, atau bicara dengan admin.

Pola ini dipakai Amanaia, restoran kuliner tradisional Indonesia yang memiliki 6 cabang, lewat Flow Builder sebagai WhatsApp Concierge. Cara ini membantu memastikan pesan di tiap cabang terjawab dan meminimalisir chat terlewat.

AgentFlow menjawab pertanyaan berulang dari knowledge base yang disetujui

Untuk pertanyaan yang sama setiap hari, AgentFlow (AI Agent dari SleekFlow) bisa menjawab dari knowledge base yang sudah disetujui tim Anda. Isinya bisa mencakup:

• Jam buka, termasuk saat Ramadan

• Lokasi dan parkir

• Mushola dan area merokok

• Private room dan minimal order

• Menu dan harga

Jawaban tentang status halal dan alergi hanya berasal dari teks yang disetujui

Dua topik ini terlalu sensitif untuk dijawab bebas, jadi AI hanya boleh mengutip teks yang sudah disetujui pemilik bisnis atau staf. Kalau pertanyaannya belum tercakup di teks itu, teruskan ke staf.

Keluhan langsung diteruskan ke staf

Chat yang berisi keluhan tidak dijawab AI, tapi langsung diteruskan ke staf. Dengan AgentFlow, Anda bisa mengatur kapan AI harus langsung menjawab atau menyerahkan percakapan ke staf.

Cara mengatur reservasi dan bukber rombongan lewat WhatsApp

Reservasi rombongan seperti bukber paling sering bermasalah di data yang kurang lengkap dan adanya chat susulan. WhatsApp Flow membantu menjaganya tetap rapi lewat beberapa cara ini.

Kumpulkan data yang sama di setiap chat reservasi

Minta data-data ini sejak awal: cabang, tanggal, jam, jumlah orang, area duduk, dan jenis acara. Anda perlu mengumpulkannya supaya pelanggan mengisinya dalam satu alur, bukan bolak-balik chat.

Tambahkan konfirmasi khusus untuk bukber

Konfirmasi jam kedatangan, karena waktu berbuka berbeda di tiap kota dan bergeser setiap hari. Lanjutkan dengan pilihan paket menu dan DP untuk rombongan.

Tawarkan cabang lain di chat yang sama saat cabang penuh

Kalau cabang pilihan penuh, langsung tawarkan cabang lain di chat yang sama supaya pelanggan tidak perlu menunggu. 

Tantangan ini dialami Amanaia sebelum memakai satu nomor: staf harus berkoordinasi manual saat satu cabang penuh, dan itu rawan miskomunikasi di peak season.

Sinkronkan reservasi ke platform reservasi lewat webhook atau API

Teruskan data reservasi dari chat ke platform reservasi milik restoran lewat webhook atau API, seperti yang dilakukan oleh Cutt & Grill, steakhouse yang menawarkan pengalaman kontemporer. 

Sinkronisasi ini diperlukan supaya reservasi lewat chat tercatat di sistem yang sama. Dengan begitu, tim cabang tidak perlu menyalin data secara manual.

Kirim pesan dengan urutan yang konsisten

Urutannya: 

1. Konfirmasi setelah reservasi masuk

2. Pengingat H-1

3. Konfirmasi ulang di hari H dengan permintaan balasan untuk menahan meja. 

Contoh: Konfirmasi dikirim langsung, pengingat H-1 pukul 10.00, dan konfirmasi ulang di hari H pukul 10.00, tentunya disesuaikan dengan jam operasional Anda.

Di luar jendela 24 jam sejak pesan terakhir pelanggan, pesan keluar wajib memakai template yang disetujui Meta.

Cara menerima pesanan langsung, PO hampers, dan katering tanpa cek bukti transfer satu per satu

Saat menerima pesanan langsung, PO hampers, dan katering, staf harus mencocokkan foto bukti transfer satu per satu. Cara berikut bisa membantu meringankannya:

Posisikan WhatsApp sebagai pelengkap aplikasi pesan antar

Pesan langsung lewat WhatsApp melengkapi aplikasi pesan antar, bukan menggantikannya. Keuntungannya, kontak pelanggan tersimpan di database Anda sendiri, bukan hanya di aplikasi pihak ketiga.

Ganti foto bukti transfer dengan payment link

Kirim payment link langsung di chat, jadi pelanggan membayar lewat halaman pembayaran dan tidak perlu lagi mengirim foto bukti transfer.

Anda bisa membuat payment link dengan SleekFlow untuk mengirimnya lewat chat.

Tulis jelas apakah harga sudah termasuk pajak dan service charge

Cantumkan di menu atau katalog apakah harga sudah termasuk pajak restoran (PBJT) dan service charge supaya total di payment link sama dengan ekspektasi pelanggan. 

Tarif PBJT ditetapkan per daerah, jadi cek Perda setempat dan jangan memakai angka dari daerah lain.

Tabel di bawah ini bisa menjadi panduan Anda.

Cara menjawab “halal nggak, kak?” di chat

Pertanyaan ini hampir pasti muncul di chat WhatsApp restoran, kafe, atau katering, dan jawabannya tidak boleh asal karena bisa merugikan pelanggan dan bisnis Anda.

Mengacu pada aturan dasarnya, usaha menengah dan besar wajib bersertifikasi halal sejak 17 Oktober 2024. Sementara menurut PP No. 42 Tahun 2024, masa penahapan untuk usaha mikro dan kecil berakhir pada 17 Oktober 2026. 

Aturan ini juga mencakup usaha yang menyajikan menu tidak halal. BPJPH menjelaskan bahwa produk berbahan non-halal dikecualikan dari kewajiban sertifikasi halal dan tetap boleh dijual, asalkan diberi keterangan yang jelas bahwa produk mengandung unsur non-halal. 

BPJPH juga menegaskan produk yang tidak halal tidak otomatis ilegal. Yang diwajibkan adalah kejelasan informasinya.

Untuk chatbot bisnis F&B, chatbot harus menjawab dari data yang disetujui, yaitu status dan nomor sertifikat per brand atau outlet, serta memberi keterangan menu yang mengandung bahan tidak halal atau alkohol.

Admin dan AI chatbot tidak boleh menebak-nebak. Mereka hanya boleh menjawab dari satu sumber data yang disetujui pemilik bisnis. Jangan biarkan chatbot menyimpulkan sendiri bahwa suatu menu “pasti halal” karena bahan utamanya tampak aman.

Ada dua hal yang perlu dipastikan sebelum data dipakai:

1. Cakupan sertifikat — cek apakah sertifikat halal berlaku per outlet atau per brand

2. Status sertifikat — cocokkan nomor sertifikat dengan data resmi. BPJPH menyediakan layanan Cek Produk Halal di situs resmi bpjph.halal.go.id. 

Cara mengelola satu nomor untuk banyak cabang atau outlet mitra

Satu nomor untuk banyak cabang bukan berarti satu admin menjawab semua chat. Pembagian tugasnya tetap per cabang, hanya saja semuanya terlihat di satu tempat.

Contohnya, Amanaia dulu punya nomor sendiri di setiap cabang. Sekarang 6 cabang mereka memakai satu nomor, dengan admin per cabang yang mengkoordinasi booking dan manajer yang memantau kualitas balasan chat lewat shared inbox.

Contoh lainnya adalah Cutt & Grill yang punya 5 cabang di Jakarta. Pertanyaan untuk cabang Senopati otomatis diteruskan ke admin cabang tersebut. Broadcast promo mereka pun dikirim terpusat, tanpa perlu dikirim manual dari tiap akun WhatsApp cabang.

Untuk kemitraan atau franchise, Anda bisa mengatur peran pengguna supaya setiap mitra hanya melihat chat outletnya sendiri. Pelajari pengaturan akses di Keamanan Data. 

Pastikan setiap chat langsung masuk ke tim outlet yang tepat lewat routing otomatis karena chat yang belum ditugaskan bisa terlihat oleh staf.

Cara membuat pelanggan pesan lagi: membership, broadcast, dan ulasan

Pelanggan yang pernah reservasi di restoran atau kafe Anda berpeluang datang kembali, dan WhatsApp memudahkan Anda menyapa mereka lagi.

Ajak pelanggan jadi member lewat broadcast, lalu beri label

Kirim undangan membership lewat broadcast ke kontak yang sudah opt-in, lalu beri label khusus pada pelanggan yang mendaftar. Labeling akan memudahkan koordinasi tim serta remarketing.

Kirim broadcast hanya ke kontak yang sudah opt-in

Meta mewajibkan opt-in sebelum bisnis mengirim pesan di WhatsApp, sementara UU PDP mewajibkan pengendali data punya dasar pemrosesan, salah satunya persetujuan yang sah secara eksplisit. 

Jadi Anda wajib meminta persetujuan dengan jelas saat pelanggan reservasi atau memesan, sebutkan nama bisnis Anda, dan simpan buktinya.

Sediakan juga cara berhenti berlangganan di setiap broadcast, dan hormati setiap permintaan pelanggan.

Pilih momen promo yang relevan

Contoh momen promo yang bisa Anda manfaatkan:

• Tanggal gajian

• Ramadan

• Harbolnas 12.12

Kirim pesan promo secukupnya supaya pelanggan tidak memilih berhenti menerima pesan dari nomor Anda.

Minta feedback rating setelah kunjungan

Kirim pesan setelah kunjungan untuk meminta pelanggan memberi rating. Kalau ratingnya rendah, teruskan ke manajer supaya masalahnya bisa ditindaklanjuti secepatnya.

Jangan kirim link ulasan Google hanya ke pelanggan yang puas

Kirim ajakan ulasan Google yang sama ke semua pelanggan, apa pun ratingnya supaya penilaian lebih fair.

Bagaimana SleekFlow membantu restoran menangani reservasi musim ramai dari satu nomor untuk semua cabang?

Amanaia (sebelumnya Talaga Sampireun) adalah restoran kuliner Indonesia dengan 6 cabang yang sempat kewalahan menangani reservasi saat musim liburan dan hari raya. Dulu tiap cabang punya nomor WhatsApp sendiri sehingga koordinasi saat satu cabang penuh harus dilakukan manual.

Setelah memakai SleekFlow, mereka lebih terbantu karena

• Satu nomor bisa dipakai untuk semua cabang

• Ada menu sambutan otomatis untuk memilih cabang, menu, dan reservasi

• Ada inbox terpadu untuk memantau kualitas dan kecepatan balasan

Selain Amanaia, Cutt & Grill juga memakai alur serupa: jika ada pertanyaan untuk cabang tertentu akan diteruskan otomatis ke admin yang tepat.

Supaya hasilnya terukur, Anda bisa memantau 5 metrik ini lewat analitik SleekFlow dan data reservasi serta pembayaran:

1. Chat yang berubah jadi reservasi

2. DP yang terbayar

3. Reservasi yang tidak datang

4. Repeat order

5. Response time per cabang

Kalau sudah memakai WhatsApp Business App, WhatsApp Coexistence memungkinkan nomor yang sama dipakai bersama SleekFlow tanpa harus migrasi.

Ingin menerapkan alur serupa di bisnis F&B Anda? Jadwalkan demo bersama tim SleekFlow.

Siap untuk membuat bisnis anda berkembang dan lebih sukses?

Kembangkan bisnis anda lebih baik dan efisien dengan Sleekflow

Jadwalkan Demo

List Harga