企业须知 7 大 GDPR 条例原则及实务指南
在资讯高速流通的时代，企业运营愈加依赖对客户资料的收集、分析与应用。惟资料一旦成为商业资产，企业亦须承担相应的保障责任。随着个人数据安全威胁日益严峻，资料处理的透明度与合规性备受关注。若处理不当，数据外泄、滥用或违规使用的风险，不仅可能损害客户信任，更可能招致高额罚款，对企业商誉造成长远冲击。
本文将深入解析 GDPR 的核心理念，并逐一拆解其七大原则，助企业掌握实务应对策略，全方位保障客户数据安全，建立稳固的信任基础。
什么是 GDPR？
欧盟《通用数据保障条例》（General Data Protection Regulation, GDPR）自 2018 年起实施，被喻为「史上最严资料保护令」。这套法规为全球企业订下更严格的个人资料保护准则，旨在保护欧盟居民的个人资料安全及私隐，适用于所有处理欧盟用户数据的企业，包括香港企业。
如何确保商务符合 GDPR 规范？ GDPR 7 大核心原则
根据 GDPR 条例，处理个资的商业机构，必须全面理解并遵守 GDPR 核心原则，以确保资料使用合法、透明，并维持对当事人权益的尊重与保障。
合法、公平、透明：企业在收集数据时，必须保证用户明确知情且同意数据的收集和使用。
目的限制：向用户明确说明数据的正当使用目的，并且不得改变用途。
仅收集必要数据：应只收集必要及相关的用户数据，避免过度收集敏感信息。
资料准确性：确保资料准确并定期更新，及时纠正错误或过时信息。
储存限制：明确界定资料储存期限，过期或不再需要的数据应该被安全销毁或匿名化处理。
完整性及保密性：采取适当的技术和组织措施来保障个资安全，防止数据丢失、毁损或未经授权的访问。
问责制：必须能够证明其遵守 GDPR 的所有原则，并且应主动向监管机构提供合规证据，如详尽记录资料处理流程。
满足 GDPR 规范的关键措施
确保企业符合 GDPR 是保障个人数据并避免法律风险的关键。以下是几个实用的步骤，帮助企业确保遵守 GDPR：
1. 获取明确同意
GDPR 强调收集个人数据必须是用户自愿、知情，并且需明确告知用户数据的用途。企业应该提供清晰的同意选项，避免使用预先勾选的勾选框。另外企业须清楚记录每个用户的同意，并且让用户可以随时撤回同意。
2. 进行数据保护影响评估（DPIA）
当数据处理活动对当事人权利和自由造成较大影响时，需要进行数据保护影响评估，以识别和缓解潜在的数据保护风险。
3. 公开数据处理政策
企业应清楚、简明告知用户他们的数据将如何被收集、使用、存储及分享，并且提供数据访问权，即用户有权查询自己被收集的数据，并要求修改或删除。
4. 实施数据保护措施
数据传输时，企业应对敏感数据进行加密，并使用安全传输途径，如SSL及VPN加密，以防止未经授权的访问。此外，企业应定期检查其系统安全，防止数据外泄，并设立内部处理个人数据规范及确保所有员工了解数据保护的基础知识，并定期接受培训。
5. 设立应急预案，及时应对数据泄露
GDPR 要求，若发生数据外泄时，必须在 72 小时内通知监管机构及受影响的用户。企业需要有应急预案，并确保能够迅速修复系统漏洞。
6. 遵守跨境数据传输规定
当数据需跨境传输至欧盟外部的国家时，企业必须确保接收国拥有足够的数据保护法规，或采取如标准合同条款等保障措施。
7. 尊重用户意向，保障用户权利
GDPR 赋予用户多项权利，包括：
访问权：用户有权查询并获得有关其数据的详细信息。
修正权：用户可以要求更正不准确的数据。
删除权：在某些情况下，用户有权要求删除其个人数据。
8. 任命数据保护负责人（DPO）
对于涉及大量数据处理或高风险活动的企业，GDPR 建议设立数据保护负责人（DPO），负责监控和推动企业的数据保护措施。
9. 定期检查与审查
企业应定期审查其数据保护措施，确保所有数据处理活动仍然符合 GDPR 的要求。
SleekFlow 如何协助企业符合 GDPR规范，确保客户数据安全？
SleekFlow 提供多种管理数据的工具和功能，协助企业遵守 GDPR 规范，保护敏感信息并防止数据外泄。
用户组别权限管理（RBAC）：通过预设或自订角色，企业可以轻松管理团队成员的数据存取权限。
数据掩码： 提供自动化数据掩码功能，用于保护敏感资讯（如身份证号码、信用卡资料等个人识别资讯）。未经授权的用户将只能看到匿名化数据，确保不会影响系统运作。
IP 允许清单设置：仅允许来自可信 IP 地址的用户访问平台，防止来自未经授权位置的登录尝试，减少外部安全威胁。
双重身份验证（2FA）：登入时，SleekFlow 要求用户不仅输入密码，还需要提供一次性验证码，从而增强帐号安全性。
SleekFlow 安全认证与 GDPR 合规保障
作为一个 AI 全渠道通讯及 CRM 平台，SleekFlow 深知数据安全的重要性，并致力于遵守国际标准来保护您的数据。
SleekFlow 已获得 ISO/IEC 27001 认证，这是全球公认的资讯安全管理体系（ISMS）标准，确保我们对数据安全的管理符合最高要求。
已获得 SOC 2 Type II 认证，证明我们在数据安全、隐私和可用性方面实施了有效的控制措施，确保我们的数据保护实践始终如一并能有效运作。
SleekFlow 是英国资讯委员会（ICO）注册的数据控制者，因此必须完全遵守 GDPR 标准，并承诺以透明的方式处理个人数据，确保在收集、处理和存储过程中维护客户私隐。
作为 Meta 官方合作伙伴，我们通过了 Meta 的全面安全审查，确保我们的系统达到高标准的安全要求。
数据传输及静态数据均使用高级加密协议（例如 TLS 和 AES）进行保护，即使数据在传输过程中被拦截，内容也会保持加密状态，保证数据安全。
此外，我们的 AI 解决方案基于 Azure OpenAI 技术，即企业的客户数据不会用于训练或增强 AI 模型。
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