Outlook 自動回覆完整設定指南：網頁版、Windows、Mac 與 Out of Office 範本

準備放假或外出開會，卻擔心客戶的電郵石沉大海？只要正確設定 Outlook 自動回覆，系統便會代你通知寄件人你暫時未能回覆，並附上返回日期與緊急聯絡人。

不過，Outlook 現有網頁版、Windows 傳統版、New Outlook 及 Mac 版，每個版本的設定入口都不同，而且並非所有電郵帳戶都支援原生功能。本文逐一拆解各版本的步驟，並提供五個中英文即用範本，以及「收不到自動回覆」的排查方法。

Outlook 自動回覆：三種版本的設定入口

Outlook 主要分為三個環境：網頁版 OWA（登入 outlook.office.com 或 office.com）、Windows 桌面版（再分 Classic Outlook 傳統版與 New Outlook 新版），以及 Mac 版。先確認自己使用的版本，便可直接跳到對應章節。

前提：原生 Automatic Replies 功能需要 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 帳戶。 透過 IMAP 或 POP 加入 Outlook 的電郵帳戶（例如 Gmail、部分公司郵箱），並沒有這項原生功能，請直接跳到下文的規則替代方法。

你可以用以下方法快速判斷帳戶類型：

• Windows 桌面版：點選 File，若 Automatic Replies 按鈕反灰或根本不存在，帳戶多半屬非 Exchange 類型。
• 網頁版：若在設定中找不到自動回覆開關，情況相同。
• 個人 @outlook.com 帳戶：可直接登入 outlook.com 網頁版設定，該處有獨立的自動回覆面板。

[截圖位置：Outlook 帳戶類型檢查——File 選單中 Automatic Replies 可用與反灰的對比]

Outlook 網頁版（OWA / Microsoft 365）自動回覆設定

步驟教學（OWA）

網頁版是最快捷的設定方式，即使不在電腦旁，也可以用任何瀏覽器完成。以下步驟適用於公司 Microsoft 365 帳戶，個人 Outlook.com 帳戶的介面略有差異，但流程相似。

1. 登入：前往 outlook.office.com，使用公司帳戶登入。
2. 開啟設定：點選右上角的齒輪圖示（Settings）。
3. 進入自動回覆：選擇「帳戶（Accounts）」→「自動回覆（Automatic replies）」。
4. 開啟開關：啟用 Turn on automatic replies。
5. 設定時間：建議勾選 Send replies only during a time period，並填寫開始與結束日期時間，到期後系統會自動關閉，毋須手動停用。
6. 撰寫訊息：分別填寫內部與外部回覆（詳見下一節）。
7. 儲存：按 Save 完成。

使用提示：Microsoft 近年調整過網頁版介面，較舊的版本可能顯示為「Settings → Mail → Automatic replies」。如果你的畫面與上述步驟不同，請按舊版路徑尋找。

[截圖位置：OWA 設定 → 帳戶 → 自動回覆面板，顯示開關與日期欄位]

設定「組織內部」與「組織外部」回覆

OWA 提供兩個互相獨立的訊息欄位，這是外部客戶收不到自動回覆的最常見原因：

• 組織內部（Inside my organization）：回覆給同一公司或同一 Microsoft 365 租戶的同事。內容可包含返回日期及緊急聯絡同事的資料，讓內部團隊迅速找到代理人。
• 組織外部（Outside my organization）：回覆給外部客戶、供應商等。需要明確勾選「Send replies outside your organization」才會啟用，預設為關閉。外部訊息應保持簡潔，避免透露公司內部資訊。

⚠️ 最常見錯誤：只填寫了內部欄位，外部客戶從未收到自動回覆。務必確認外部欄位已填寫並勾選啟用。

小技巧：啟用外部回覆後，你可以選擇「只回覆聯絡人」或「回覆所有外部寄件人」。若不想讓陌生寄件人（例如推銷郵件）得知你不在辦公室，可選擇前者。

[截圖位置：OWA 自動回覆，同時顯示內部與外部訊息欄位，並勾選外部選項]

Outlook 桌面版（Windows）自動回覆設定

Classic Outlook（傳統版）設定步驟

傳統版的入口在 File 選單內，設定流程與網頁版相似，但內部與外部訊息以分頁呈現。

1. 開啟選單：啟動 Outlook，點選左上角 File。
2. 進入功能：選擇 Automatic Replies (Out of Office)。
3. 啟用：選擇 Send automatic replies。
4. 設定時間：建議勾選 Only send during this time range，並設定起止日期與時間。
5. 內部訊息：在 Inside My Organization 分頁撰寫給同事的內容。
6. 外部訊息：切換至 Outside My Organization 分頁，勾選 Auto-reply to people outside my organization，再填寫內容。
7. 確認：按 OK 儲存。

使用提示：若 Automatic Replies 選項反灰或找不到，代表該帳戶屬 IMAP 或 POP 類型，請參閱下文「非 Exchange 帳號」章節。

[截圖位置：Classic Outlook 的 File 選單 → Automatic Replies 對話框，顯示 Inside／Outside 分頁]

New Outlook（新版）設定步驟

Microsoft 自 2023 年起逐步推出 New Outlook 重新設計的介面，部分用戶已被自動轉移，部分仍使用傳統版。辨識方法有兩個：右上角有 New Outlook 切換鈕，或整體介面近似網頁版。

New Outlook 的設定流程與網頁版相近：

1. 開啟設定：在「檢視（View）」索引標籤選擇「檢視設定（View settings）」，或點選右上角齒輪圖示。
2. 進入自動回覆：選擇「帳戶（Accounts）」→「自動回覆（Automatic Replies）」。
3. 啟用：開啟 Automatic replies 開關。
4. 設定時間：勾選 Send replies only during a time period，並輸入起止時間。
5. 撰寫並儲存：填寫內部與外部訊息後按 Save。

如果在 New Outlook 找不到自動回覆選項，可透過右上角的切換鈕回到 Classic Outlook，改用 File 選單的路徑。

[截圖位置：New Outlook 設定面板，顯示自動回覆路徑]

Outlook Mac 版自動回覆設定

Mac 版的入口在頂部菜單列的 Tools，而不是 Windows 的 File。

1. 開啟軟件：啟動 Outlook for Mac，並在左側導覽列選擇 Mail。
2. 進入功能：點選菜單列的 Tools（工具）→ Automatic Replies（自動回覆）。
3. 啟用：開啟 Send Automatic Replies 開關。
4. 設定時間：如有需要，勾選並設定時間範圍。
5. 撰寫訊息：同樣分為組織內部與外部兩部分。
6. 確認：按 OK 儲存。

[截圖位置：Outlook Mac 的 Tools 選單 → Automatic Replies 對話框]

非 Exchange 帳號 / IMAP 用戶的替代方法（規則自動回覆）

以下用戶無法使用原生自動回覆：以 IMAP 或 POP 加入 Outlook 的 Gmail 帳戶、公司郵箱並非託管於 Microsoft 365 Exchange，以及其他第三方電郵服務。替代方案是利用 Classic Outlook 的規則功能加上已儲存的回覆範本。

此方法只適用於 Windows 的 Classic Outlook。New Outlook 不支援為第三方帳戶管理郵件規則，Mac 版亦沒有對應做法。

第一步：建立回覆範本

1. 在 Outlook 撰寫新郵件，填寫主旨與自動回覆內容。
2. 選擇 File → Save As。
3. 在「存檔類型」選擇 Outlook Template (*.oft)。
4. 命名後儲存並關閉郵件。

第二步：建立規則

1. 選擇 File → Manage Rules & Alerts → New Rule。
2. 選擇 Apply rule on messages I receive。
3. 條件選擇「sent only to me」。
4. 動作選擇「reply using a specific template」，再選取剛才儲存的 .oft 檔案。
5. 按 Finish 啟用規則。

此方法有三項重要限制，設定前必須了解：

• 必須開啟 Outlook：規則只會在 Outlook 運行、電腦開機時觸發。關機期間不會有任何自動回覆。
• 每封來信都會回覆：與 Exchange 每位寄件人只回覆一次不同，規則會對同一寄件人的每封郵件重複回覆。
• 不會自動停止：沒有時間範圍設定，回到工作崗位後必須手動停用規則。

更簡單的選擇：若你使用個人 outlook.com 帳戶，可直接用瀏覽器登入 outlook.com，透過設定面板開啟自動回覆。此功能比規則方法完整，也不受電腦開關機影響。若你的郵箱是 Gmail，則可在 Gmail 網頁版的「設定 → 查看所有設定 → 一般 → 休假回覆」開啟，詳見 Google 官方說明。

[截圖位置：outlook.com 網頁版設定 → 自動回覆（個人帳戶介面）]

Outlook 自動回覆範本（中英文 Out of Office 即用版）

以下範本可直接複製使用，只需替換方括號內的資料。中英文版本按各自語言習慣撰寫，而非逐字對譯，並已避免使用過時的「敬啟者」與「Dear Sir/Madam」。每個範本均包含返回日期、代理同事及替代聯絡方式。

範本一：年假／長假（Annual Leave）

您好，本人現正放年假，[日期] 返回辦公室。期間如有緊急事宜，請聯絡 [同事姓名]：[電郵 / 電話]。如非緊急，本人返回後將盡快回覆。謝謝。

Hi, I'm on annual leave until [date] and will have limited access to emails during this time. For urgent matters, please contact [colleague name] at [email / phone]. I'll respond to your email upon my return. Thank you.

範本二：公眾假期（Public Holiday）

您好，本人因公眾假期休假，[日期] 恢復辦公。如有緊急查詢，請電郵至 [同事電郵] 或致電 [電話]。假期後本人將盡快回覆，感謝耐心等候。

Thank you for your email. Our office is closed for the public holiday and will reopen on [date]. For urgent enquiries, please contact [colleague name] at [email]. We'll get back to you as soon as possible.

範本三：會議日／短暫不在（Limited Availability）

您好，本人今天（[日期]）全日出席會議，可能未能即時回覆郵件。如有緊急事宜，請直接致電 [電話]。本人將於今天工作時間結束前或翌日盡快回覆。謝謝。

Hi, I'm in back-to-back meetings today ([date]) and may be slow to respond. For anything urgent, please call me at [phone]. I'll do my best to reply before end of day or first thing tomorrow.

範本四：病假（Sick Leave）

您好，本人今天因身體不適請假，預計 [日期] 返回工作。如有緊急事宜，請聯絡 [同事姓名]：[電郵]。感謝理解，本人返回後將盡快處理你的郵件。

Hi, I'm out sick today and hope to be back on [date]. For urgent matters, please reach out to [colleague name] at [email]. I'll follow up with you as soon as I'm back. Thank you.

範本五：業務轉介（Forwarding to a Colleague）

您好，本人已離任 / 調任，本郵箱自 [日期] 起不再監察。如需協助，請聯絡接任同事 [姓名]：[電郵]。感謝多年支持。

Please note that I am no longer monitoring this inbox as of [date]. For assistance, please contact [colleague name] at [email], who will be happy to help. Thank you.

撰寫自動回覆的實用準則：

如果你需要安排農曆新年、復活節等長假前的客戶溝通，也可參考 節日 WhatsApp 推廣攻略 的做法，讓電郵與即時通訊的假期通知保持一致。

常見問題：Outlook 自動回覆無法生效／收不到

如果已完成設定，但自動回覆仍未如預期運作，可按下表逐項排查：

排查時建議先確認帳戶類型，因為多數「找不到選項」的問題，根源都是帳戶並非 Exchange 或 Microsoft 365。

測試小提示：假期前請使用同事或另一個外部帳戶寄出測試郵件，分別確認內部與外部回覆均正常。由於同一寄件人在自動回覆期間只會收到一次回覆，重複用同一帳戶測試時未必再次收到，屬正常情況。

另請留意外部回覆的範圍：若在「組織外部」選擇回覆所有寄件人，通訊電郵、廣告及垃圾郵件的寄件人也會收到你的自動回覆。建議選擇「只回覆聯絡人」，詳見 Microsoft 官方說明。

Outlook 自動回覆之外：客戶溝通也需要自動回覆

Outlook 自動回覆適合處理內部與 B2B 電郵，但客戶越來越常透過 WhatsApp 查詢，而且期望即時得到回應。電郵的 Out of Office 無法涵蓋這部分。

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