Panduan menggunakan WhatsApp Business Multi User
WhatsApp Business multi user adalah solusi tepat jika tim admin Anda harus mengakses WhatsApp secara bersamaan. Terkadang mengakses WhatsApp di satu perangkat saja tidak cukup bagi bisnis yang memiliki banyak admin.
Jika Anda memiliki cabang bisnis yang banyak, Anda perlu menerapkan solusi ini supaya seluruh percakapan dengan pelanggan dapat dikelola dengan baik. Pertanyaan, saran, atau keluhan dari pelanggan pun juga dapat direspon secepatnya.
Sebelum mulai menggunakan, sebaiknya pahami terlebih dahulu apa itu WhatsApp Business multi user, manfaat, dan cara menggunakannya di artikel ini.
Apa itu WhatsApp Business multi user?
WhatsApp Business multi user adalah penggunaan satu akun WhatsApp Business oleh banyak pengguna atau admin.
Dengan kata lain, admin dapat mengakses akun WhatsApp Business tersebut dalam waktu bersamaan di perangkat yang berbeda-beda.
Cara kerja ini memungkinkan mereka untuk merespon pesan pelanggan di cabang bersangkutan secara langsung tanpa harus mengopernya ke sana kemari.
Manfaat WhatsApp Business multi user untuk bisnis
WhatsApp Business multi user memiliki beberapa manfaat untuk bisnis, khususnya perihal layanan pelanggan. Berikut manfaat tersebut:
Kolaborasi tim lebih efisien
Seperti yang telah dipaparkan di atas, WhatsApp Business multi user memungkinkan admin untuk mengelola akun bisnis secara bersamaan. Hal ini membuat kolaborasi tim lebih efisien dan meningkatkan kualitas respon ke pelanggan.
Respon cepat
Dengan banyaknya admin yang mengakses akun bisnis, bisnis Anda dapat memberikan respon yang lebih cepat terhadap pertanyaan, saran, atau keluhan dari pelanggan.
Pengelolaan pesan lebih baik
Dengan akses yang diberikan kepada beberapa pengguna, perusahaan dapat dengan mudah mengelola dan memantau percakapan, menghindari kelebihan beban pada satu individu, dan memastikan setiap pesan direspons dengan baik.
Delegasi tugas lebih jelas
WhatsApp Business multi user memungkinkan Anda menetapkan tugas yang jelas pada admin cabang. Ini mempermudah manajemen tugas dan tanggung jawab dalam bisnis.
Peningkatan layanan pelanggan
Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan karena mampu memberikan tanggapan yang lebih cepat dan efisien, bahkan ketika volume pesan sedang tinggi.
Siap untuk membuat bisnis anda berkembang dan lebih sukses?
Kembangkan bisnis anda lebih baik dan efisien dengan Sleekflow
Cara menggunakan fitur multi user untuk WhatsApp Business
WhatsApp Business dapat diakses di 1 + 4 perangkat tambahan, dan sekarang WhatsApp tidak bergantung pada aplikasi di handphone yang terhubung internet. Dengan sistem ini, otomatis satu akun dapat digunakan oleh 5 pengguna sekaligus.
Berikut cara menggunakan fitur multi user WhatsApp Business di Android:
Buka aplikasi WhatsApp Business di handphone.
Pilih “More options”.
Pilih “Linked devices”.
Pilih “Multi-device beta”.
Pilih “Join beta”.
Sementara itu, berikut cara menggunakan fitur multi user WhatsApp Business di iOS:
Buka pengaturan WhatsApp Business di iPhone.
Pilih “Linked devices”.
Pilih “Multi-device beta”.
Pilih “Join beta”.
Kelemahan multi user dari WhatsApp Business biasa
Meskipun demikian, penggunaan multi user untuk WhatsApp Business biasa memiliki kekurangan. Kekurangan ini bisa saja menghambat workflow bisnis, terutama jika bisnis Anda sudah semakin berkembang. Berikut beberapa kelemahannya:
Pengguna terbatas 5 orang saja
Pengguna WhatsApp Business memang dapat login ke akun mereka di berbagai perangkat sekaligus, baik handphone maupun WhatsApp Web. Namun, ada sedikit keterbatasan. Satu akun hanya dapat diakses di 5 perangkat sehingga akan menyulitkan apabila tim admin Anda berjumlah lebih dari itu, misalnya 6 orang.
Sinkronisasi berulang kali
Di WhatsApp Business biasa, Anda harus melakukan sinkronisasi perangkat berulang kali setiap kali login akun di perangkat berbeda. Apabila ini terus-terusan terjadi, akun WhatsApp Business Anda berisiko diblokir oleh Meta.
Tidak dapat melihat riwayat kerja tim admin secara keseluruhan
Anda tidak dapat menyortir jumlah sales atau leads yang dibuat beberapa admin di WhatsApp Business biasa. Anda juga hanya bisa melihat riwayat chat masing-masing admin saja. Nantinya, Anda akan kesulitan dalam menentukan pemberian bonus kepada mereka.
WhatsApp Business API: solusi untuk multi users yang lebih canggih
Solusi bagi kelemahan multi users untuk WhatsApp Business biasa di atas adalah WhatsApp Business API. Secara sederhana, WhatsApp Business API adalah versi upgrade dari WhatsApp Business biasa. WhatsApp Business API menawarkan berbagai fitur tambahan untuk membantu bisnis Anda meningkatkan penjualan lewat WhatsApp.
Pastikan Anda menggunakan WhatsApp Business API resmi. Dengan WhatsApp Business API resmi Anda dapat lebih fleksibel memanfaatkan fitur yang tidak ada di WhatsApp Business biasa. Contoh fitur yang Anda dapatkan antara lain
Verifikasi profil bisnis.
Akses untuk banyak admin.
Mengirim pesan massal tanpa takut akun diblokir.
Mengelola beberapa nomor dalam satu tampilan.
Integrasi dengan software lain.
Dengan WhatsApp Business API bisnis dapat memaksimalkan kebutuhan marketing, sales, hingga customer support.
Beberapa keunggulan yang didapatkan dengan WhatsApp Business API:
Otomasi pesan sesuai dengan kebutuhan bisnis (kirim reminder, tracking order, dsb).
Broadcast pesan yang tidak terbatas.
Bisa digunakan lebih dari 5 user.
Integrasi dengan sistem perusahaan atau software 3rd party lainnya.
Dan masih banyak lagi manfaat dari WhatsApp Business API, platform seperti SleekFlow juga mendukung konsep omnichannel yang memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan channel komunikasinya di banyak platform ke dalam satu inbox, sehingga memudahkan bisnis untuk terhubung dengan pelanggan atau prospek.
Cara mendapatkan WhatsApp Business API
Pilihlah mitra mitra WhatsApp Business Solution Provider terpercaya, seperti SleekFlow memiliki versi web dan mobile (Android dan iOS) yang ramah pengguna.
Versi Android yang bisa diunduh langsung dari Google Play, sedangkan versi iOS bagi pengguna iPhone bisa diunduh langsung dari App Store.
Untuk memulainya Anda perlu mendaftarkan bisnis Anda atau berkonsultasi terlebih dahulu dengan tim kami, Anda dapat mulai menjadwalkan demo di bawah ini.
Untuk bisa mendapatkan WhatsApp Business API, ada beberapa persyaratan yang perlu Anda penuhi. Berikut penjelasannya:
Bisnis resmi dengan CV, PT, atau Yayasan
Bisnis yang bisa mendapatkan WhatsApp Business API adalah bisnis dengan legalitas yang jelas dan tidak bergerak di sektor industri berikut:
Perjudian
Senjata tajam
Rokok
Alkohol
Obat-obatan
Cryptocurrency
Produk dewasa lainnya
Memiliki akun Facebook Business Manager
Mengingat WhatsApp masih merupakan bagian dari Meta, yang juga menaungi Facebook dan Instagram, maka Anda harus memiliki akun Facebook Manager. Pastikan akun tersebut sudah terverifikasi.
Eksposur brand jelas
Poin ini perlu dipenuhi untuk mendukung kredibilitas brand atau bisnis Anda. Ada beberapa faktor penting dalam poin eksposur ini, yaitu
Memiliki website yang menandakan bisnis Anda adalah bisnis resmi dan legal
Menjalankan brand awareness, termasuk media sosial dan SEO
Sudah memiliki akun WhatsApp Business biasa
Selain itu, perusahaan besar biasanya memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk bisa menggunakan WhatsApp Business API.
Jika sudah memenuhi ketiga poin di atas, ikuti langkah-langkah berikut ini untuk mulai menggunakan WhatsApp Business API:
Daftar WhatsApp Business API
Daftarkan bisnis Anda ke WhatsApp Business Solution Provider SleekFlow. Business Solution Provider akan membantu proses pendaftaran WhatsApp Business biasa menjadi WhatsApp Business API.
Verifikasi Facebook Business Account
Seperti disampaikan di atas, pastikan akun Facebook Anda terverifikasi. Jika belum terverifikasi, Anda bisa mengunjungi business.facebook.com/settings/info. Ikuti langkah-langkah berikut:
Pada business settings, klik “WhatsApp Accounts” > “Settings” > “WhatsApp Manager”.
Klik “Increase limit”.
Verifikasi bisnis Anda.
Isi informasi tentang bisnis Anda.
Upload dokumen perusahaan yang diperlukan, seperti SIUP, NIB, Akta Pendirian PT, SK Kemenkumham, HKO, invoice pihak ketiga yang menagihkan biaya ke perusahaan Anda.
Isi detail untuk metode kontak perusahaan Anda.
Tunggu approval dari Facebook.
Mendapatkan centang hijau setelah verifikasi (opsional)
Setelah akun Facebook Business Account Anda terverifikasi, Anda bisa mendaftarkan WhatsApp Anda supaya mendapat ikon centang hijau (verified). Meskipun bersifat opsional, fitur ini adalah salah satu keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan WhatsApp Business API.
Setelah melewati semua tahap, kini Anda bisa mulai menggunakan berbagai fitur yang ditawarkan WhatsApp Business API, termasuk akses untuk banyak admin, mengirim pesan broadcast, dan banyak lagi.
Kesimpulan
WhatsApp Business multi user adalah penggunaan satu akun WhatsApp Business oleh banyak pengguna atau admin. Ini memungkinkan mereka untuk merespon pesan pelanggan secara langsung dengan cepat.
Eksplor kelebihan WhatsApp dengan Sleekflow!
Kembangkan potensial bisnis anda dengan WhatsApp Business API. Jalin komunikasi lebih baik
Bagikan Artikel
