【WhatsApp 功能】20 個電商必學的 WhatsApp 秘技2021

WhatsApp 全球用戶已高達20億,每日發送訊息的數量高達1000億。今年 WhatsApp 亦在香港人使用量最多的社交平台中排行第二。而隨着 WhatsApp 商業版出現,不少企業都利用它聯絡客戶,可見無論是私人事務,還是生意來往,大家的日常生活都離不開 WhatsApp。

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不過,人人都用 WhatsApp 不代表人人都懂得善用WhatsApp。客戶群組慘被惡意洗版、一個人要處理過百個客戶查詢、一不小心發錯優惠訊息給不適用的客戶、已讀不回令客戶反感,這些情況是否似曾相識?讓我們教你20個超實用 WhatsApp 隱藏秘技,令你活用 WhatsApp ,成為最強客服!

1. 與不在通訊錄的用戶直接對話

新客戶留下電話號碼,想立刻聯絡對方。

打開電腦或電話的瀏覽器,輸入以下網址:

https://api.whatsapp.com/send?phone=國家區號+電話號碼

然後更改網址的國家區號和電話號碼,如果是香港電話號碼,國家區號就輸入 852,如此類推。完成後瀏覽器會彈出一個視窗,詢問是否在 WhatsApp 開啟網頁,只要按開啟就可以在 WhatsApp 聯絡新客戶!

Open WhatsApp from Website

2. 同時多部流動裝置登入同一帳號

現時 WhatsApp 正在進行多裝置測試,合資格的用戶可以在 4 部裝置中登入同一個 WhatsApp 帳戶 (只能登入一部手機),而無需保持與手機連線。

如果你並非合資格用戶,或者 4 部裝置都不足以應付大量的 WhatsApp 信息,使用 SleekFlow 就可以支援無上限人數登入 WhatsApp。如果你的公司用 WhatsApp 與客戶保持聯絡,使用 SleekFlow 就可以讓客服團隊中的所有成員同時登入同一個 WhatsApp 帳戶,大大縮短回覆客人的時間!

SleekFlow Web

3. 將錄音轉成文字

當你開會時不方便聽客戶錄音,只要下載可以將錄音轉化為文字的 App ,就可以隨時隨地回覆客人的訊息!例如這款 《Whats up for WhatsApp》,就可以將語音轉化為廣東話、國語或英文文字,十分方便。

安裝 App 後,在 App 內選擇要辨識的語言。然後在 WhatsApp 長按要辨識的錄音,按「轉寄」然後按「分享」,最後按「Whats up Transcribe」就可以看到系統跳轉到《Whats up for WhatsApp》並顯示轉化成文字的訊息,廣東話準確度高。

Recording to Words

4. 轉換錄音播放速度

如果客戶傳送將近一分鐘的錄音訊息,想快點聽完錄音並回覆客戶,可以利用 WhatsApp 的新功能,加快錄音播放的速度。

只要點按錄音旁的頭像,錄音就可以以1.5倍或2倍速播放!

Recordings
Recordings

5. 傳送超高清圖片

每次傳送產品或宣傳相片或影片給客人時,圖像大小都會被壓縮,被客人看到朦朧的圖像,公司頓時失去了專業形象!只要轉換發送圖像的方法,就可以傳送沒有被壓縮的圖像。

Android 裝置:

在 WhatsApp 選擇「附件」後揀選「文件」,然後在檔案管理中選取想要傳送的圖像。就可以傳送清晰的圖像。

iOS 裝置:

只要將圖像儲存到 iCloud Drive,然後在 WhatsApp 選擇傳送「文件」,而不是「相片或影片」,再選擇要傳送的圖像,就可以傳送清晰的圖像!

Send high resolution photo

6. 取消自動下載相片等多媒體

在 WhatsApp 收到影片或相片時往往會自動下載,很快手機就沒有足夠的儲存空間!

只要在 WhatsApp的「設定」中選擇「儲存空間及數據」,在「自動下載多媒體」的位置,揀選想取消自動下載的媒體後,揀選「永不」就可以取消自動下載。

取消自動下載相片

7. 為文字加上特效 (刪除線、粗體、斜體、等寬字體)

廣告訊息經過修飾後才更能吸引客戶閱讀,為文字加上特效就可以突顯重要的字眼,令客戶更快獲取重點資訊!

斜體

在輸入文字內容的前後加上底線就可以轉化為斜體:

_文字_

粗體

在輸入文字內容的前後加上星號就可以轉化為粗體:

*文字*

刪除線

在輸入文字內容的前後加上波浪號就可以為訊息加上刪除線:

~文字~

等寬字體

在輸入文字內容的前後加上三個反引號就可以令訊息以等寬字體呈現:

“`文字“`

覺得要記符號太麻煩,其實有更方便快捷的方法:

  • Android 裝置:

長按您輸入的文字,然後選擇「粗體」、「斜體」或「更多」。在「更多」內可以選擇刪除線或等距字體,就可以修飾文字內容。

  • iPhone 裝置:

長按您輸入的文字,然後揀選 BIU,就可以選擇以粗體、斜體、刪除線或等寬字體修飾文字內容。

8. 傳送7日限時訊息

想避免客戶看到過期的優惠訊息,或者想舉行限時優惠活動,就要學會傳送限時訊息。

只要在對話中按群組或聯絡人的名稱,然後點選「限時信息」並開啟,就可以傳送7日限時信息!7日後訊息就會被刪除,不怕過期優惠會令客戶覺得混亂。

傳送7日限時訊息

9. 發送只能查看一次的圖片或影片

另一個發送限時優惠的方法,就是傳送閱後即刪的圖片或影片。只要選擇要發送的圖片或影片後,點選文字框旁的標誌,就能傳送閱後即刪的圖片或影片。到目前為止,如果對方截取屏幕,發訊息的一方是不會收到通知。

只能查看一次的圖片或影片

10. 群組僅限管理人發言

如果想避免客戶在群組洗版,你可以設定只有群組管理人發言。

只要點按群組名稱,然後進入「群組設定」,再點選「傳送訊息」,在選單中選擇「僅限管理員」,就可以限制發言的人。

群組僅限管理人發言

11. 為重要的聯絡人設定專屬通知聲

為免錯過 VIP 的訊息,你可以為重要客戶設定專屬通知聲。只要在對話中點按聯絡人姓名,然後進入「背景圖片與音效」,最後在自定聆聲中就可以設定客戶的專屬提示音。

為重要的聯絡人設定專屬通知聲

12. 用鏈結邀請聯絡人加入群組

如果想將客戶分類到不同的 WhatsApp 群組,你可以傳送群組連結給客戶。

開設新群組之後,點按群組名稱進入群組資訊,在群組成員名單中可見到「使用連結邀請加入群組」,之後就可以分享連結或者 QR Code 邀請客戶入群。

用鏈結邀請聯絡人加入群組

13. 防止被加入不認識的廣告群組

管理好客戶的 WhatsApp 對話之餘,商店亦要好好保障自己的 WhatsApp 通訊錄,避免版加入不知名的廣告群組。

只要進入「設定」,然後點選「帳戶」,進入「私隱」,在群組中選擇「我的聯絡人」就可以防止不認識的人把你加入到不知名的群組。

防止被加入不認識的廣告群組

14. 私下回覆群組成員訊息

如果客戶在群組內發問,你可以私下回覆他們的訊息,避免在群組內與單一成員對話。

在群組內長按客戶的訊息,然後點選「更多」,再選擇「私下回覆」就可以在一對一對話窗回覆客戶的查詢。

私下回覆群組成員訊息

15. 封鎖聯絡人

為防止惡意騷擾,商戶要知道如何封鎖聯絡人或陌生電話號碼。

只要開啟與該聯絡人的對話,點按他的名字,在選單的底部就有「封鎖聯絡人」或「舉報聯絡人」。

封鎖聯絡人

如果你要解封聯絡人,就要到「設定」中的「帳戶」,點選「私隱」,進入「封鎖名單」選擇你想解封的聯絡人,最後點選「解除封鎖聯絡人」就完成解封。

16. 已讀不回不被發現

有時候閱讀客戶訊息後要費時找資料回覆,萬一被客戶發現自己已讀不回,有機會留下壞印象。

如果不想被發現已讀不回,可以進入「設定」中的「私隱」,關閉「已讀標記」。這樣客戶就不會見到你的「藍剔」,不過同時你也不能看到客戶的已讀標記。

已讀不回不被發現

如果不想關閉已讀標記,可以在收到訊息後,在對話列表長按與客戶的對話,就可以預覽訊息又不會留下已讀標記。

預覽訊息

17. 快速得知對方是否有 WhatsApp 賬戶

獲得客戶電話號碼後,不知道對方是否有 WhatsApp 帳戶,怕用錯平台令客戶沒法收到你的訊息?

只要你在新增對話的視窗,點選「新增聯絡人」,輸入電話號碼,就可以得知對方是否有WhatsApp帳戶。

新增聯絡人

使用 SleekFlow 就能一次過管理你的社交通訊軟件,不怕錯過任何一個訊息!

18. 一鍵刪除多媒體檔案

如果你經常發送圖片或影片給客人,很快手機就會不夠儲存空間,導致接收文字訊息都困難!學會一鍵刪除多媒體檔案就可以快速騰出更多儲存空間。

只要進入「設定」中的「儲存空間及數據」,點選「管理儲存空間」會見到聯絡人依佔據空間大小排序,十分易明。點選聯絡人就可以見到與該聯絡人之間發送過的多媒體檔案,點選「選取」,然後「全選」就可以一次過刪除所有多媒體檔案。

一鍵刪除多媒體檔案

19. 群組視像通話

最近大多數公司都正進行遙距工作,但有時仍然需要面對面進行討論,而 WhatsApp 亦支援一對一或多人視像通話。

除了在群組內撥打視像通話,你亦可以先撥打一位聯絡人,然後在通話中再「新增成員」,就可以在無群組的情況下加入其他聯絡人。但要注意,目前 WhatsApp 視像通話只支援至八人。

群組視像通話

20. 刪除已發送訊息

如果不慎傳送錯誤的訊息給客戶,你可以刪除訊息,這樣就能避免客戶被錯誤訊息誤導。

只要長按你想刪除的訊息,選擇「刪除」,揀選想刪除的訊息,然後點選左下角的垃圾桶標記,點選「為所有人刪除」就可以刪除已發送訊息,而客戶亦不會看到該則訊息。

刪除已發送訊息

用 SleekFlow 解鎖更多 WhatsApp 實用功能

如果覺得 WhatsApp 自帶的功能並未足夠你更易管理 WhatsApp,你可以使用 WhatsApp 商業版 API 獲得更多實用功能!而 SleekFlow 就是其中一個支援 WhatsApp 商業版 API 的軟件,它亦同時支援其他通訊平台。WhatsApp 商業版 API 有甚麼實用功能呢?

1. 多人登入

雖然上文提到部份 WhatsApp 客戶可以同時登入4部裝置,但如果你的公司每日都要處理大量 WhatsApp 查詢,四部裝置遠遠不足以應付。使用 WhatsApp 商業版 API 就能解決這個問題,它支援無上限人數登入並管理同一個 WhatsApp 帳號,團隊之間可以分配對話給相應的同事處理,令團隊更有效處理客戶的查詢。

多人登入

2. 自動聊天機器人

大多數電商的客戶在 WhatsApp 查詢的問題都相似,例如是訂單到貨查詢、售後服務查詢等等。而自動聊天機械人就能幫助你應付每日重複的常見問題,令客人更快得到回覆並不會因為漫長的等待而產生壞印象。 

WhatsApp Autoreply

3. 客戶分流

如果你的客戶群很多,但又不方便將客戶加入個別群組,你可以使用 WhatsApp 商業版 API 的創建名單功能將客戶分類,之後只要揀選特定名單就能一次過發送特定訊息給特定客戶群。

客戶分流

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4. 一次過發送大量個人化訊息

想個別傳送優惠訊息給客戶,但是覺得複雜粘貼的過程太煩複,又怕被客戶覺得沒有誠意,你可以使用 WhatsApp 商業版 API 的群發或廣播訊息功能。只要在 WhatsApp 商業版 API 中輸入你想傳送的訊息並加入參數,就可以一次過發送大量個人化訊息,快捷方便。

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