WhatsApp 预约排程系统 轻松管理顾客预约
WhatsApp 作为销售、营销、客户关系管理系统等已经获大家广泛使用，但 WhatsApp 亦可应用于管理预约预订或活动排程，让消费者能够在日常使用的社交平台上轻松预约服务。
那么商家如何能在顾客日常使用的社交平台上即时互动，同时自动处理预约查询、发送提醒通知和更新预约信息，从而简化预约流程呢？
本文将讨论如何利用 WhatsApp Business 进行预约和排程，让您的业务更上一层楼！
为什么选择 WhatsApp Business 作为网上预约系统？
答案很简单：因为它高效、便捷并且广受大众欢迎。
WhatsApp 是全球拥有超过20 亿用户的即时通讯平台，不论是日常对话还是商业沟通，皆是广受青睐的选择。
现代生活节奏快速，无论是订位、预约医疗服务，还是报名参加课程，越来越多消费者希望能够通过网络完成预约。
Meta 早前新推出 WhatsApp Flows 功能，让企业能够在 WhatsApp 内为顾客提供更全面的互动体验。透过 WhatsApp，顾客不仅能够与企业互动、请求支援、进行购物和付款，还可以在对话内直接预约和预订。
WhatsApp 预约系统的主要功能
WhatsApp 预约系统的主要功能取决于企业使用的是 WhatsApp Business App 还是 WhatsApp Business API。
若商家使用免费的 WhatsApp Business App，仍须手动处理每一个顾客预约——回复查询、预约确认，甚至发送提醒信息都需要专人负责，过程耗时费力，还容易遗漏出错，难以应对高预约量的需求。
相比之下，使用 WhatsApp Business API，企业可自动化预约流程：从顾客查询预约时间、选择合适时段、到确认预约及发送提醒，皆可轻松规模化处理。
即时预约查询与确认：顾客只需发送信息到 WhatsApp 预约系统，即可透过聊天机械人，自助完成预约/预订，并自动确认预约细节，毋需等待企业安排专人回复。
自动发送预约提醒：为了确保顾客不会忘记预约，可以自动发送提醒信息，减少因顾客忘记预约而造成的损失。
简化预约修改与取消流程：若顾客需要更改或取消预约，他们也可以通过 WhatsApp 进行快捷操作，顾客享有良好的服务体验同时，商家亦可及时重新安排时间。
不清楚 Cloud API 及 Business API 的分别？立即阅读文章，一文掌握 WhatsApp Business API (商业帐号) 申请全攻略。
WhatsApp Business 预约系统有什么好处？
1. 提高预约效率降低人力成本
传统预约方式依赖于前台人员手动记录，容易出错并且费时费力。通过 WhatsApp 预约系统，所有查询、确认、提醒、修改等操作都能自动完成，减少人工操作、提升预约的准确度。
2. 简化预约流程提升顾客体验
WhatsApp 预约系统让顾客能够在熟悉的对话界面中快速完成预约或预订，毋需拨打电话、填写冗长的网上表格或下载额外的手机应用程式。不仅能够缩短顾客等待时间，同时即时互动亦让他们感到被重视，从而提升他们对企业的满意度。
3. 自动化运营提高业务灵活性
WhatsApp 预约系统可以二十四小时运行。顾客任何时间都可以透过 WhatsApp 查询或预约公司服务。 WhatsApp 预约系统随时灵活应对顾客的需求，可避免因工作时间限制而流失潜在顾客。
4. 减少预约漏失提升出席率
企业可以设立自动化预约确认及提醒信息，提前通知顾客即将到来的预约时间，提高出席率，从而让企业服务资源能得到最佳利用，避免因顾客忘记预约时间而爽约，造成时间及资源浪费。
如何设立 WhatsApp 预约预订系统？
1. 申请并设置 WhatsApp Business API
商家需要设立WhatsApp API 才能使用更多进阶 WhatsApp 功能，比如 WhatsApp Flow、WhatsApp 聊天机械人等。除此之外，WhatsApp API 支援多用户同时登录、批量发送信息等，适合多个不同的行业。
企业可以透过 WhatsApp Cloud API 商业解决方案供应商（例如 SleekFlow），轻松搭建一个专属的预订系统，让预约流程更加智能、灵活及高效。
2. 设立 WhatsApp 聊天机械人，自动回复查询
透过 WhatsApp Chatbot，企业可以24/7 自动处理客户的各类问题，包括服务项目、可用时段、价格等查询，减少对人工客服的依赖。如此一来，就算查询众多，亦能确保每个顾客都能获得即时回应，毋需花费长时间等待人工回复，进一步促进预约成功。
具体设置方式可能因供应商而异。欲了解详情，可参阅：如何用 WhatsApp Bot 做到「秒回」效果？
3. 客制互动式预约流程，提升客户体验
WhatsApp 预约系统还能根据顾客的不同需求，提供专属服务。透过创建自动化流程分支，顾客可根据需要预约不同服务、选择特定的服务人员，或者提出其他特殊需求，系统会自动引导他们完成预约。此外，企业还可以利用信息变量（例如称呼、订单号码、生日等）产生客制化信息内容，让顾客感受到更贴心的服务。
想要增加互动元素？添加多媒体档案及 WhatsApp 互动按钮，例如快速回复及选单式信息，让顾客只需按一个按钮即可选择服务项目、日期时间等等。
例如，对于一家提供多项服务的医疗诊所，当顾客发送预约请求后，系统可以自动询问顾客所需的服务类型（如普通检查、专科就诊、健康咨询等），并根据顾客的选择进一步引导其选择合适的医生、就诊时间和地点，让顾客感受到专业和贴心的服务。
额外功能：使用 WhatsApp Flow 构建 WhatsApp booking 系统
企业亦可透过以下方式设立 WhatsApp Flow，简化 WhatsApp 预约流程：
Flows API：Flows API 是一种 Graph API，让您能够使用 Flows 流程执行各种操作。这种方式适合熟悉API 整合，并希望进一步控制 Flows 流程建立程序的用户。
使用 WhatsApp Manager：您可以在 WhatsApp Manager 透过两种机制建立Flows 流程。
- Flows 建造工具：这是您可以在程式码编辑工具中编辑Flows 流程JSON 程式码的主要区域。 Flows 建造工具最适合希望亲力亲为、以可自订方式建立Flows 流程的用户。
- WhatsApp 范本信息：透过此功能，毋需编程即可设立WhatsApp 流程，简化预约预订设置，让企业能够更快速地投入使用。详情请参阅 Meta 流程—范本信息设置指南。
但是，无论是哪种方法，商家都必须透过Cloud API 商业解决方案供应商申请和设置WhatsApp 商业帐户(WABA) ，才能使用WhatsApp Flow。
4. 整合排程、CRM 系统
为了确保预约流程顺畅，企业可以将 WhatsApp 预约系统与排程工具（如Google Calendar 或Calendly）以及 CRM 系统整合，自动更新和同步所有的预约信息，然后自动发送确认或提醒信息。同时，整合CRM 系统还能帮助企业更好地管理顾客资料，提升运营效率。
例如，当顾客在 Calendly 预订餐桌时，系统自动捕捉预订详情并在SleekFlow 生成新的预订记录，让您可以在适当时机发送预订确认、提醒通知以及顾客反馈信息。
阅读更多：如何将 Calendly 预约导入 SleekFlow？
💡如果你有多间分店，怕客户走错路，可以设置自动提醒回复。当客户填完表格后，系统自动发送分店位置图和Google Map 连结，让客户能轻松找到预约地点，也能感受到你的服务细心。可参考以下范例。
WhatsApp 预约系统成功案例
日月按摩使用 WhatsApp 预约系统30% 查询转化为预约
日月按摩以人和大自然为本，旨为客户提供喘息空间，目前在香港有三家分店（旺角、尖沙咀和西营盘）。他们使用SleekFlow 整合三个分店的电话号码，并建立WhatsApp 中央预约系统，自动提供服务项目、价格和分店位置等资讯，也会提示客户留下详细资料，方便随后人手跟进预约。
使用SleekFlow 后，日月按摩处理客户预约的效率有明显提升，由每日寥寥几宗预约，到现在平均每日30%的转化率，而这一数字每月持续递增。
SleekFlow 提高我们的客户服务效率和质量，让成功预约率达到30％，节省人力成本，同时确保品牌体验一致。
Suki Tsui
日月按摩创办人
Be@me 利用WhatsApp 管理预约预约量提高6 倍
每天都需要处理数百个查询的国际牙科品牌Be@me与SleekFlow合作，开发全新自动化聊天体验简化预约流程，让客服团队能够减少处理信息的时间，专注于其他重要任务。
为了吸引新客户，Be@me 除了在其 Facebook 页面及网站上添加了 WhatsApp 按钮，更于社交媒体设立 click to WhatsApp 广告，让潜在顾客一键跳转至WhatsApp。顾客可以与 Chatbot 互动找到常见问题的答案、兑换促销活动优惠、预约牙科服务或安排线上咨询等。系统亦会自动发送预约确认信息、提醒顾客即将到来的预约、提供诊所的交通路线图等，全面提升顾客服务体验。
其他 WhatsApp 网上预约系统行业应用
餐饮行业：餐厅可使用WhatsApp 预约系统处理查询并完成预订。客人可透过系统还可提出特殊饮食需求或活动预定，系统会自动发送确认和提醒信息。
医疗门诊：医疗诊所使用WhatsApp 预约系统安排病人就诊时间，自动发送就诊提醒和资料准备通知，避免诊室空置，提高资源使用效率。
房屋地产：地产经纪可通过WhatsApp 处理睇楼预约，用系统自动提供相关物业资讯及交通指引，简化预约流程。
汽车服务：车主可通过WhatsApp 预约车辆维修或保养，系统自动安排合适时间并提醒取车。
旅游与酒店业：酒店可以利用WhatsApp 让顾客预订房间或套房，根据不同的需求自动提供可用房型和优惠选项，并在入住前发送确认和抵达指引，提升入住体验。
教育与培训机构：学校和培训机构让学生可通过WhatsApp 预订课程或个人辅导时间，并自动提供不同老师的课程时间选项。系统还能发送课程开始前的提醒，确保学生准时参加。
如何提升预约转化及效率？
1. 引导目标客户 WhatsApp 查询预约
您可以为不同分店生成专属的 WhatsApp 连结，让顾客毋需储存电话号码，直接开始对话。您也可以将连结转换为 QR code 二维码，并将其展示于活动海报、横幅、收据和包装上，让顾客轻松通过 WhatsApp 联络你。
若您的目标客群活跃于社交媒体，您可以在 Facebook 或 Instagram 投放 click to WhatsApp 广告。用户点击广告后，即可直接进入 WhatsApp 与您对话互动，大大提升预约转化。
提示：当顾客透过点击至 WhatsApp 广告开始对话时，该对话在72 小时内是免费的。这段时间内，企业应积极与顾客互动，了解他们的需求，并引导他们完成预约。
2. 自动化工作流程，简化预约预订流程
透过 SleekFlow 的 Flow Builder，企业可以设置自动化对话流程，即时回复顾客的查询，并将顾客分配给专业人员处理。比如，在餐饮业的繁忙时段，当顾客发送预约信息时，系统可以根据预设回应，自动回复顾客，缩短等待时间。
3. 对话内分享产品目录及一键付款功能。
企业可在WhatsApp 对话中直接分享产品目录，顾客可以即时查看并选择服务或产品，并通过WhatsApp 进行一键付款，简化了预订和购买流程，提升顾客满意度。
4. 社交CRM 细分客户，精准二次对话式营销
透过社交 CRM 系统，企业可以接合 WhatsApp、Facebook、Instagram 等社交平台与其他CRM 系统（如 Shopify、Salesforce），集中管理顾客的预约资讯，并自动发送预约确认、提醒及个性化信息。社交 CRM 让企业能更好地整理及细分来来自不同渠道的顾客，根据顾客的兴趣和预约纪录来进行精准的二次营销。
SleekFlow 帮助你高效管理大量预约
WhatsApp 预约系统对于任何需要处理大量预订的企业来说，都是一个不可或缺的工具。它能够简化预约流程、减少人为错误，并自动发送提醒，提升预约转化率。无论是餐饮业、医疗行业还是健身与美容业，WhatsApp 预约系统都是提升顾客服务和业务效率的关键。
SleekFlow 是 Meta 官方 WhatsApp 商业解决方案供应商（BSP），专精于WhatsApp Business API 方案，为不同类型的企业提供WhatsApp Business 功能，打造超凡顾客体验。
作为WhatsApp 预约及排程管理系统， SleekFlow 的优势包括：
SleekFlow AI 打造企业专属 AI 客服，智能生成回复，准确回应客户查询。
全渠道收件箱，可跨多个平台管理所有对话；
毋需编程连结 Salesforce，HubSpot 等第三方CRM 软件，展开全通路商务互动；
创建自订资料，灵活自由管理数据，告别杂乱的联络人档案
无缝连接网店，例如 Shopify 及官网，包办由网店到社交信息发布的客户资料整合；
智能标签分类客户及自动分派对话给员工；
向目标客户群发信息，保持紧密关系；
手机应用程式，随时随地回应客户查询。
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